Lähetatav

Lähetatav on töötaja, kes käib lähetuses. Lähetatava õigused on vaikimisi kõikidel ülikooli töötajatel. Lähetatava toimingud töövoos:

• Lähetatava ülesanded
  • Kinnita lähetusse minek
  • Nõustu finantseerimistingimustega
  • Vaata lähetuse finantseeringud üle
  • Täida lähetusaruanne
  • Vaata aruande finantseeringud üle
  • Paranda lähetusaruanne
• Toimingud korraldusega
  • Korralduse lisamine ja kinnitamiseks saatmine
    • Lähetatava(te) märkimine
    • Lähetuse kestuse märkimine
    • Lähetuskorralduse andja andmed korraldusel
    • Lähetuse tüübi (sise- või välislähetus) märkimine
    • Lähetusaegse asendaja märkimine
    • Lähetuse sihtkohtade ja eesmärkide märkimine
    • Hüvitatavate kulude märkimine
    • Lisatingimuste märkimine
  • Korralduse lisade lisamine ja eemaldamine
  • Korralduse muutmine
  • Korralduse kustutamine
  • Korralduse finantseeringute üle vaatamine
  • Lähetusse mineku kinnitamine
  • Tagasilükatud kulude haldamine korraldusel
  • Tagasilükatud korralduse vaatamine
  • Korralduse kopeerimine
  • Korralduse tühistamine
• Toimingud aruandega
  • Lähetuse kestus ja selle muutmine
  • Tegevusaruande täitmine
  • Kuluaruande täitmine
  • Kululiikide kaupa kulude märkimine
  • Kuluaruande lisade lisamine ja eemaldamine
  • Aruande saatmine kinnitamiseks
  • Aruande muutmine
  • Tagasilükatud kulude haldamine kuluaruandes
  • Aruande parandamine

Lähetuskorralduse andja

Lähetuskorralduse andja on struktuuriüksuse juht ja struktuuriüksuse juhile tema töö vahetu korraldaja. Lähetuskorraldusele ja -aruandele on vaja tema kinnitust, seepärast käib töövoog selle eri etappides lähetuskorralduse andja käest läbi. Lähetuskorralduse andja toimingud töövoos:

• Lähetuskorralduse andja ülesanded
  • Kinnita korraldus
  • Kinnita aruanne
• Lähetuse kinnitamine ja tagasi lükkamine
• Lähetuskorralduse andja muutmine
• Aruande kinnitamine ja tagasi saatmine
• Volituse andmine

Finantsallika käsutaja

Finantsallika käsutajad käsutavad finantsallikaid.Finantsallikate avamise, kasutamise ja sulgemise korra järgi on finantsallika käsutaja:

• struktuuriüksuse, kuhu finantsallikas kuulub, juht
• rektori, prorektori, dekaani või vastutusala juhi poolt korraldusega või rahastajaga sõlmitud lepinguga määratud ülikooli töötaja
• struktuuriüksuse, kuhu finantsallikas kuulub, juhi poolt finantsjuhile kirjalikult esitatud otsusega määratud ülikooli töötaja
• vastavalt arendusprojektide menetlemise eeskirjale struktuuriüksuse juhi poolt projekti andmete kaardil määratud projekti vastutav täitja

Finantsallika käsutaja toimingud töövoos:

• Finantsallika käsutaja ülesanded
  • Kinnita lähetuse finantseering
  • Kinnita aruande finantseering
  • Masskinnitamine
• Lähetuse finantseeringu kinnitamine ja tagasi lükkamine
• Aruande finantseeringu kinnitamine ja tagasi lükkamine
• Aruande tagasi saatmine
• Vaikimisi finantsallika seadistamine

Sekretär

Vastava õiguse olemasolul saab vormistada enda üksuse töötajate eest lähetuskorraldusi ja -aruandeid (kinnituse neile peab lähetatav ise andma). Õigused mingi üksuse töötajate eest lähetusi vormistada, antakse digilähetuse süsteemi peakasutaja poolt (lahetus@ut.ee või (737) 6133). Sekretäri toimingud töövoos:

• Sekretäri ülesanded
• Korralduse vormistamine
• Aruande vormistamine ja lähetatavale kinnitamiseks saatmine

Raamatupidaja

Raamatupidaja lisab kuluaruandesse saadud avansi ja ülekandearvete andmed, kinnitab selle ning lõpetab sellega lähetuse töövoo. Raamatupidaja õigused antakse digilähetuse süsteemi peakasutaja poolt (lahetus@ut.ee või (737) 6133). Raamatupidaja toimingud töövoos:

• Raamatupidaja töölaud
• Ülesanne: Kinnita raamatupidajana
• Ülesande noppimine
• Avansimakse märkimine
• Ülekandearve märkimine
• Kulu korrigeerimine
• Kulude kokkuarvestus
• Kuluaruande lisade vaatamine raamatupidajana
• Välisvaluutasid sisaldavad lähetusaruanded
  • Valuutakursside sisestamine
  • Valuutad, millele automaatselt kursse ei teki
• Aruande kinnitamine raamatupidamises
• Raamatupidajana aruande lähetatavale tagasi saatmine

Administraator