Sisukord

Aruande täitmise alustamine

Kuluaruande täitmiseks vajutage selle alaservas nupule Muuda aruande andmeid (vt joonis). Seejärel muutuvad aktiivseks kõik väljad, mida on võimalik aruandes täita.

Kulude andmete täitmine, lisamine ja eemaldamine

  • Kõik lähetuskorraldusel hüvitatavate kulude alajaotuses olevad kulud kantakse automaatselt kuluaruandesse üle. Korralduselt kaasa tulnud kulusid on võimalik aruandes eemaldada. Samuti on kuluaruandesse võimalik juurde lisada täiendavaid kuluridu.
  • Enne kuluaruande kinnitamiseks saatmist tuleb täita kuluaruandes kõikide kulude arvestus või üleliigsed kulud aruandest eemaldada.
  • Enamike kulude kohta tuleb märkida kulu tekkimise kuupäev ja summa, kas eurodes või vastavas välisvaluutas. Osade kululiikide korral on vaja täita täiendavad väljad (vt täpsemalt "Kululiikide kaupa kulude märkimine").
  • Kui selgus, et kõiki algselt planeeritud kulusid ei tekkinud, siis saab need kuluread eemaldada samal real oleva punase ristikese abil (vt joonis). Kui selgub, et mitte ühtegi korraldusel märgitud kulu ei tekkinud, siis määrake aruandele valik Kulud puuduvad (vt täpsemalt).

  • Lähetuskorraldusel on märgitud Kulud puuduvad, aga lähetusel siiski tekkisid kulud. Sellisel juhul tuleb eemaldada rida "Kulud puuduvad" (punane ristike rea lõpus) ning siis saab hakata lisama kuluridu.
  • Uusi kuluridu saate lisada nupu Märgi kulu (vt joonis) vahendusel.

Välisvaluutades tehtud kulude märkimine

  • Välisvaluutas tehtud kulutused arvestatakse töölähetuseeskirja järgi eurodesse välisriiki toimunud lähetuselt saabumise päevale järgnenud tööpäeval kehtinud Euroopa Keskpanga päevakursi alusel, täpsusega neli kohta pärast koma. Euroopa Keskpank väljastab vastava tööpäeva kursid iga tööpäeva kella 16.00-ks ja need kantakse automaatselt lähetuste töövoogu samal öösel.

  • Kui aruande kinnitamise ajaks ei ole õige kuupäeva kursse veel töövoos olemas, siis arvutatakse summad eurodes välja vastava valuuta viimase kursi järgi. Ebatäpsed summad ei takista lähetataval ning fin. allika käsutajal aruande kinnitamist ning kohe kui töövoogu õige kuupäeva kursid tekivad, arvutatakse summad eurodes automaatselt ümber. Raamatupidamises ei kinnitata aruannet enne, kui aruanne sisaldab õige kuupäeva kursse.

Kui kulu on tehtud mingis välisvaluutas (st muus valuutas peale euro), siis tuleb märkida summa sobivas välisvaluutas ning valuutakursside põhjal arvutatakse välja kulude summa eurodes. Sobiv välisvaluuta valige kulu juures rippmenüüst (vt joonis). Rippmenüüs näidatakse valuutade tähiseid. Nende pika nimetuse nägemiseks liikuge kursoriga tähisele.

Kui aruanne sisaldab välisvaluutasid, siis näidatakse kuluridade kohal, millise kuupäeva valuutakursse eurodes summade arvutamisel kasutatakse (joonisel p 1). Lähetusele järgnev tööpäev leitakse aruande üldandmetes oleva lähetuse kestuse järgi. Kurssi ja summat eurodes näidatakse järgmisel kujul (joonisel p 2).

Kui õige kuupäeva valuutakursid ei ole veel töövoogu jõudnud, siis kasutatakse eurodes summade leidmiseks viimast vastava valuuta kurssi. Aruande täitjale ja kinnitajatele näidatakse infot: NB! Praegu ei saa veele õigeid kursse näidata, seega on summad umbkaudsed. (joonisel p 1). Ebatäpsed kursid on esitatud kollasel taustal (joonisel p 2).

Kulu, mille eest on saadud avanssi, märkimine

Lähetusavansi taotlemine ei toimu lähetuste töövoo kaudu. Avaldus tuleb rahandusosakonda saata eraldi vormil (vt lähetusavansi taotlemise avaldus) ning saadud avansi märgib raamatupidaja kuluaruandesse vastava kulu juurde.

Saadud avansi on raamatupidaja märkinud kuluaruandesse vastava kululiigi alla (vt joonis). Kulu kohta tuleb märkida selle tegelik suurus ja vastavalt sellele tehakse avansiga tasaarveldus.

Ülekandearvega tasutavate kulude märkimine

Lähetusega seotud ülekandearved tuleb menetleda elektrooniliselt DHISis, kus tuleb arve siduda lähetuskorraldus(-t)ega. Kui arve on tasutud, siis märgib raamatupidaja selle andmed kuluaruandesse. Lähetatav (sekretär) saab kuluaruandes arvega tasutavate kulude juures märkida, et see on tasutud/tasutakse ülekandearvega.

Kui mingi kuluaruandes olev kulu on tasutud või tasutakse ülekandearvega, siis vajutage selle juures lingile tasutakse ülekandearvega (vt joonis).

Kui raamatupidaja ei ole veel ülekandearve andmeid töövoogu sisestanud, siis lisatakse aruandesse tühi ülekandearve rida (vt joonis), mille andmed täidab hiljem raamatupidaja makstud arve andmete põhjal.

Lisatud ülekandearve rida saab eemaldada (nupp Eemalda) kuni esimese aruande salvestamiseni. Pärast seda saab selle vajadusel eemaldada raamatupidaja või kasutajatugi.

Kui raamatupidaja on juba kulu kohta ülekandearve andmed lisanud, siis vajutades lingile tasutakse ülekandearvega kaovad aruandest kulu kohta täidetavad sisestusväljad.

Kulude puudumise märkimine

Kui selgub, et ühtegi korraldusele märgitud kulu ei tekkinud, siis tuleb kululiikide loetelust (avaneb, kui vajutada nupule Märgi kulu, joonisel p 1) valida Kulud puuduvad (joonisel p 2). Valik kaotab automaatselt kõik korralduselt kaasa tulnud kuluread. Valik Kulud puuduvad tekib aruandesse ka siis, kui eemaldada aruandest kõik kulud (punane x kuluridadel) ja seejärel töövoog salvestada.

  • Kulude puudumise märkimine ei ole võimalik, kui aruanne sisaldab avansse, ülekandearveid, korrigeeringuid või Erasmuse stipendiumit (kasutajale öeldakse: Kulude puudumise märkimine ei ole võimalik, kui aruanne sisaldab avansse, ülekandearveid, korrigeeringuid või stipendiume!). Kui kulude puudumise märkimine peaks siiski vajalik olema, saab vastavad read aruandest eemaldada raamatupidaja.
  • Valiku Kulud puuduvad korral ei ole tarvidust eemaldada aruandest kulude hüvitamise alajaotusest oma pangakonto andmeid.
Kulude puudumise korral ei lähe aruanne raamatupidamisse kinnitamisele, see saab kohe pärast lähetuskorralduse andja kinnitust oleku "Aruanne kinnitatud raamatupidamises".

Kulude kokkuarvestus

Kuluaruande alaservas näidatakse kulude kokkuarvestuse tabelit (vt joonis). Selles näidatakse kokkuvõtlikult töötajale makstud avansside (veerg Avanss), töötaja kajastatud kulude (veerg Töötaja kulud) ja ülekandearvete (veerg Ülekandearved) summasid eurodes. Real Töötajale välja maksta või töötajal tagasi maksta (EUR), näidatakse töötajale hüvitatavat summat.

Kuluaruande salvestamine

  • Kui soovite aruande andmed salvestada, aga töövoogu kinnitamiseks veel mitte saata, vajutage Salvesta andmed. Aruande täitmist saate jätkata vajutades nupule Muuda aruande andmeid.
  • Kui soovite aruande kinnitamiseks saata, vajutage nupule Salvesta ja saada kinnitamiseks. NB! Aruannet ei saa kinnitamiseks saata, kui kuluaruandel on kulude kohta täitmata arvestus, lähetataval on lähetusega kattuv puhkus, haigus või töölepingu peatamine või lähetus ei ole veel lõppenud. Vt täpsemalt "Aruande saatmine kinnitamiseks".

Autoriõigus Tartu Ülikool