Korralduse muutmine või tühistamine

Kui õppija õppekoha andmetes on vaja teha selliseid muudatusi, mille jaoks eraldi korralduse liiki ei ole, saab muudatuste sisseviimiseks kasutada dekaani või prorektori korraldust või prorektori korraldust prodekaani/dekaani esildisega liigiga korralduse muutmine või tühistamine. Selle korralduse alusel viib kõik korralduse päisesse sisestatud muudatused ÕISi käsitsi ÕISi talituse töötaja. Vajadusel konsulteerige enne korralduse vormistamist ÕISi kasutajatoega.

Kui muutmine või tühistamine vormistatakse liigiga prorektori korraldust dekaani esildisega, siis saadetakse korralduse registreerimisel korraldusel olevale isikule automaatselt teavitus selle kohta, et tema kohta on korraldus vormistatud.

Korralduse lisamiseks:

määrake üliõpilasolekute mooduli esilehel dokumendi tüübiks olenevalt üksusest ja muudetava dokumendi tüübist prodekaani või struktuuriüksuse juhi korraldus, prorektori korraldus või prorektori korraldus prodekaani/dekaani esildisega

Dokumendi tüübiks valige:

prodekaani või struktuuriüksuse juhi korraldus kui muudate või tühistate prodekaani või struktuuriüksuse juhi korraldust või dekaani korraldust, mis on registreeritud enne 01.01.2016.
prorektori korraldus näiteks siis, kui tühistakse väliskülalisüliõpilaste õppimatulekut või muudetakse nende õppimatuleku perioode (andmeid saadab välisüliõpilastalituse töötaja) või viga on tehtud prorektori korralduse vormistamisel.
prorektori korraldus prodekaani/dekaani esildisega siis, kui viga on tehtud esildise koostamisel. Näiteks esildisele on märgitud vale õppekava versioon ning korraldus on registreeritud.

dokumendi liigiks korralduse muutmine või tühistamine (joonisel p 1)
vajutage nupule Lisa dokument (joonisel p 2)

Avaneb korralduse lisamise vorm (vt joonis). Määrake selle dokumendi alaliik korralduse muutmine või korralduse tühistamine olenevalt sellest, kas soovite korraldust muuta või tühistada. Valige alaliigiks korralduse tühistamine, kui soovite tühistada korralduse kõigi sellel olevate isikute suhtes.

Vajutage nupule Lisa õppijaid (joonisel p 1) ja otsige avanenud õppijate otsingu vormi kaudu välja õppija, kelle õppekoha andmetes soovite muudatusi teha. Isiku valimiseks korraldusele vajutage tema nime lingile.
Päisesse teksti kirjutamiseks vajutage nupule Muuda (joonisel p 2), sisestage päise tekst ja vajutage nupule Sulge.

Korralduse päisesse tuleb kirjutada, millist korraldust (korralduse kuupäev, korralduse number, üksus) muutmise või tühistamise korraldusega muudetakse või tühistatakse ning milles need muudatused seisnevad. Nt: "Muudan loodus- ja tehnoloogiateaduskonna korraldust nr 00220-2-1/LO isiku eksterniks arvamise kuupäeva osas. Lugeda eksternina sooritajaks arvates 08.02.2010."
Kui muudatuste tagajärjel (nt akadeemilise puhkuse tühistamise) järel tuleb muuta ka õppija õppe lõpukuupäeva, tuleb uus õppe lõpukuupäev päisesse kindlasti kirja panna.

Vajadusel saate sisestada korraldusele lisainfo. Selleks vajutage väljal Lisainfo nupule Muuda, sisestage tekst ja vajutage nupule Sulge.
Määrake Alus rippmenüüst dokumendi alus. Kui sobivat aluse teksti ei ole, siis lisage see vajutades nupule Muuda/lisa. Vajadusel lugege aluste haldamisest täpsemalt peatükist "Dokumendi aluste haldamine".
Määrake Dokumendi allakirjutaja rippmenüüst dokumendi allakirjutaja ja Dokumendi koostaja rippmenüüst dokumendi koostaja. Dokumendi allakirjutajate ja koostajate haldamisest lugege täpsemalt peatükist "Dokumendi allakirjutajate ja koostajate haldamine".
Dokumendi jaluse teksti täiendamiseks vajutage väljal Jalus nupule Muuda. Sisestage jaluse tekst ja vajutage nupule Sulge.
Korraldus salvestamiseks vajutage korralduse lisamise vormi alaservas nupule Salvesta. Tekib loomisel olekus korraldus, mida on võimalik muuta (nupp Muuda) ja kustutada (nupp Kustuta).
Edasi tuleb korraldus väljastada (nupp Väljasta korraldus). Väljastatud olekus korraldust on võimalik vajadusel tühistada (nupp Tühista).
Dokumendi väljatrükkimiseks määrake sobiv formaat ja vajutage nupule Trüki.
Kui tegemist on esildisega, siis see tuleb esmalt väljastada ja seejärel saab selle põhjal luua korralduse (nupp Loo korraldus), mis tuleb väljastada ja registreerida.
Edasi tuleb korraldus registreerida (nupp Registreeri). Avaneb korralduse registreerimise vorm. Erinevalt teistest korraldustest on selle korralduse liigi korral DHIS-i sari vaikimisi Määramata. Valige rippmenüüst sobiv DHISi seeria (vt joonis). Korralduse registreerimiseks vajutage sarja valimise järel nupule Registreeri DHISis. Korralduse registreeritakse seejärel dokumendihaldussüsteemi (DHISi).

Korralduse sarja leiate muudetava korralduse numbrist (vähemalt viimastel aastatel registreeritud korraldustel). Nt, kui muudate korraldust 2-1.12/FL/761, siis tuleb muutmise või tühistamise korralduse registreerimisel valida samuti sarjaks 2-1.12.

Prorektori korraldusi registreerib rektoraadi sekretär.

Korralduse registreerimisel saab ÕISi talituse töötaja automaatse e-kirja ja viib korraldusel olevad muudatused käsitsi ÕISi.