Sisukord

Üldine info korralduse kohta

Immatrikuleerimine on isiku üliõpilaste nimekirja arvamine. Immatrikuleeritakse õppeprorektori korraldusega. Korralduses näidatakse ära õppeaja algus ja lõpp vastavalt antud õppekava nominaalkestusele.

Immatrikuleerimisel tekib isikule õppekoht. Immatrikuleerimise korraldusega määratakse kõik õppija õppekoha ja põhioleku andmed: struktuuriüksus, tellimusaasta, koormus, finantseerimise liik, õppeaste, õppevorm, õppekava, õppekoha liik, õppeaasta (kursus), immatrikuleerimise kuupäev, õppe lõpukuupäev, õppekoha asukoht (õigusteaduskonna õppijatel).

Immatrikuleerimise korralduse registreerimisel saadetakse korraldusele lisatud isikutele automaatne teavitus nende immatrikuleerimise kohta.

Prorektori korraldust prodekaani/dekaani esildisega immatrikuleerimine kasutatakse vabade õppekohtade täitmiseks:

  • üliõpilase ja välisüliõpilase immatrikuleerimiseks vabanenud kohale
  • eksterni immatrikuleerimiseks vabanenud kohale
  • ületulekuks teisest kõrgkoolist

ning residentuuri avamiseks.


Vajalik eeltöö

  • Immatrikuleeritava isiku andmed on Isikuregistris.
  • Tehke kindlaks, millisele õppekohale isik immatrikuleeritakse.

Esildise ja korralduse vormistamise etapid

Valdkonna töötaja teeb järgmised toimingud:
  1. loob ÕISis esildise (olek Esildis loomisel)
  2. väljastab esildise (nupp Väljasta esildis), määrab DHISi teavituse saaja
  3. saadab esildise DHISi (nupp Saada DHISi, olek Esildis väljastatud), esildis saadetakse DHISi ja registreeritakse sarja 2-23.17 Õppetööga seonduv kiri, DHISist saadetakse ÕISi esildise number ja ÕISi dokumendi vaatesse tekib viit esildise kandele DHISis

Õppeprodekaan teeb järgmised toimingud:

  1. kinnitab DHISis esildise (olek Esildis registreeritud)

Õppeosakonna töötaja teeb järgmised toimingud:

  1. loob esildise põhjal korralduse (olek Korraldus loomisel)
  2. väljastab korralduse (nupp Väljasta korraldus), määrab DHISi teavituse saaja
  3. saadab korralduse DHISi (nupp Saada DHISi, olek Korraldus väljastatud), korraldus saadetakse DHISi, DHISist saadetakse ÕISi korralduse number ja ÕISi dokumendi vaatesse tekib viit esildise kandele DHISis

Õppeprorektor teeb järgmised toimingud:

  1. kinnitab korralduse DHISis (olek Korraldus registreeritud)


Esildise vormistamine

Esildise lisamise alustamine

Esildise lisamiseks määrake üliõpilasolekute mooduli esilehel:

  • dokumendi tüübiks prorektori korraldus prodekaani/dekaani esildisega ja dokumendi liigiks immatrikuleerimine (joonisel p 1). Valdkond on vaikimisi määratud teie õppija- või töötaja suhte järgi.
  • ning vajutage nupule Lisa dokument (joonisel p 2)

Avaneb esildise lisamise vorm (vt joonis).

Alaliigi määramine

Määrake dokumendi alaliik (vt joonis). Vaikimisi valik on: vabanenud kohale tasuta õppesse. Vastavalt valitud alaliigile täidetakse välja Päis sisu.

Isikute lisamine esildisele

 Isiku lisamiseks esildisele, peab isik olema isikuregistris. Täpsemalt lugege juhendites: "Isiku otsing isikuregistrist" ja "Isiku lisamine isikuregistrisse".
  • Isikute lisamiseks määrake Valdkond, Tellimusaasta, Koormus, Finantseerimise liik, Õppeaste, Õppevorm, Õppekava, Õppekoha liik, Õppeaasta (kursus), Immatrikuleerimise kuupäev rippmenüüdest (joonisel p 1) sobivad valikud. Õppe lõpukuupäev määratakse sisestatud immatrikuleerimise kuupäeva ja õppekava nominaalkestuse järgi automaatselt. 
  • Kui õppekaval on mitu õppetöö asukohta (nt õigusteadus, ettevõtlus ja projektijuhtimine), siis tuleb õppetöö asukoht korraldusel määrata. Õppetöö asukoha määramiseks valige sobiv rippmenüüst Õppetöö asukoht. Kui korraldusel on rippmenüü Õppetöö asukoht, siis tuleb sellest kindlasti valik teha. Korralduse registreerimisel tekib õppekoha andmetesse õppetöö asukoha kõrvalolek.
  • Sihtstipendiumi määramine.
    • Esimeses ja teises õppeastmes on võimalik määrata võõrkeelsel õppekaval täiskoormusega tasulisele õppijale sihtstipendiumi. Loe täpsemalt välisveebist.
    • Sihtstipendiumi määramiseks tehke valik Sihtstipendium rippmenüüst (vt joonis).

    • Rippmenüü tekib ainult siis, kui dokumendil on tehtud valikud, millega on täidetud sihtstipendiumi määramiseks vajalikud tingimused:

      • täiskoormus
      • tasuline
      • I ja II õppeaste (st rakenduskõrgharidusõpe, bakalaureuseõpe, magistriõpe, integreeritud bakalaureuse- ja magistriõpe)
      • õppekava, mille õppekeeleks ei ole eesti keel (st võõrkeelne õppekava)
      • üliõpilane või välisüliõpilane

    • Kui sihtstipendiumi valik on tehtud, siis kuvatakse korraldusel väljale Lisainfo järgmine tekst: Määratud Tartu Ülikooli nõukogu 24. aprilli 2017. a määruse nr 2 "Õppekulude hüvitamise tingimused ja kord tasemeõppes" punkti 47 alusel sihtstipendium.
    • Korralduse registreerimisel tekib õppekoha andmetesse sihtstipendiumi kõrvalolek. Kõrvalolek lõpetatakse automaatselt eksmatrikuleerimisel, õppekoha vahetamisel või osakoormusesse langemisel.
  • Õppija nime reale näidatakse koordineeriva instituudi nimetust. Koordineeriv instituut on automaatselt täidetud õppekava koordineeriva haldava instituudiga ja seda ei saa muuta.
  • Väli Koordineeriv instituut on üldjuhul täidetud õppekava haldava koordineeriva instituudi järgi ja seda ei saa muuta.

  • Erandid:

    • Väli jääb tühjaks, kui õppekava koordineeriv haldaja on valdkond. Kuna kogu dokumendi liigile on sama korralduse väljatrüki aruanne, siis korralduse väljatrükil on sellisel juhul siiski veeru pealkiri kuvatud. Nt Arstiteadus (118617) õppekaval.

    • Ettevõtlus ja projektijuhtimine (3255) - instituut määratakse korraldusel valitud õppetöö asukohta järgi. Kui õppetöö asukoht on Pärnu, siis instituut Pärnu kolledž. Kui õppetöö asukoht on Narva, siis Narva kolledž.

  • Seejärel vajutaga nupule Lisa isikud (joonisel p 2).

  • Avaneb isiku otsimise vorm.
  • Määrake otsingutingimused (joonisel p 1) ja vajutage nupule Otsi isikuid (joonisel p 2).
  • Leitud isikute valimiseks esildisele vajutage sobiva isiku ee- või perekonnanime lingile (joonisel p 3).

  • Isik lisatakse esildisele. Vajadusel lisage esildisele veel isikuid.
  • Kui mõni isik on vaja esildiselt eemaldada, siis täitke tema nime järel veerus Eemalda märkeruut. Esildise salvestamisel eemaldatakse see isik esildiselt.


Üliõpilasel on õigus olla immatrikuleeritud korraga ühe õppekava alusel (ÕKE p 2.1). Kui korraldusele valitud isikul on samal kõrgharidusastmel õppekoht, kuvatakse tema nime järele punane hoiatustekst: õpib juba üliõpilase/välisüliõpilase õppekohal, enne immatrikuleerimist tuleb olemasolevalt õppekohalt eksmatrikuleerida.

Paluge valdkonnas algatada eksmatrikuleerimine. Eksmatrikuleerimiseks tuleb kasutada prorektori korraldust prodekaani/dekaani esildisega eksmatrikuleerimine ilma lõpetamiseta ülikooli algatusel, dokumendi alaliik: seoses üliõpilase immatrikuleerimisega teisele õppekavale. Üliõpilase avaldust pole vaja. Vormistage immatrikuleerimise korraldus.

Vajadusel konsulteerige sellel teemal õppeosakonna õppekorraldus- ja kvaliteeditalituse töötajatega.

Lisainfo lisamine esildisele

  • Lisainfo kehtib kõigile üliõpilaskandidaatidele, kes on vastaval korraldusel.
  • Vajaliku lisainfo lisamiseks vajutage väljal Lisainfo nupule Muuda.
  • Sisestage avanenud sisestusvormile tekst ja vajutage nupule Sulge.

Aluse määramine

Määrake Alus rippmenüüst sobiv alus, nt õppekava täitmine. Kui sobivat aluse teksti ei ole, siis lisage see vajutades nupule Muuda/lisa. Vajadusel lugege aluste haldamises (st nende lisamisest ja eemaldamisest) täpsemalt peatükist "Dokumendi aluste haldamine".

Allakirjutajate ja koostajajate määramine

Määrake Dokumendi allakirjutaja rippmenüüst dokumendi allakirjutaja. Dokumendi koostaja (rippmenüü Dokumendi koostaja) määramine toimub samalaadselt. Kui sobivat allakirjutajat või koostajat ei pakuta, siis lisage see vajutades nupule Muuda/Lisa. Dokumendi allakirjutajate ja koostajate haldamisest lugege täpsemalt peatükist "Dokumendi allakirjutajate ja koostajate haldamine".

Jaluse lisamine

Dokumendi jaluse teksti lisamiseks vajutage välja Jalus järel nupule Muuda. Sisestage jaluse tekst ja vajutage nupule Sulge.

Esildise salvestamine ja väljastamine

  • Kui kõik vajalikud dokumendi väljad on täidetud, vajutage selle alaservas nupule Salvesta. Pärast salvestamist tekib Loomisel olekus dokument, mille alaservas on nupud sellega edasiseks toimetamiseks.
  • Loodud esildise saab vajadusel kustutada (nupp Kustuta).
  • Järgmise etapina tuleb esildis väljastada (nupp Väljasta esildis).
  • Väljastatud esildise saab vajadusel tühistada.
  • Järgmiseks sammuks on esildise kinnitamine DHISis. Lugege täpsemalt juhendist "Tegevused esildisega".

Korralduse vormistamine

Esildise põhjal vormistab korralduse õppeosakonna töötaja.

DHISis kinnitatud esildise põhjal saab luua korralduse (nupp Loo korraldus), mis edasi tuleb väljastada (nupp Väljasta korraldus), DHISi saata ja DHISis kinnitada.

SEOTUD TEEMAD

Autoriõigus Tartu Ülikool