Dokumendi registreerimine

Dokumendi registreerimise eelduseks on, et dokument on väljastatud. Dokumendi registreerimiseks otsige see välja ja vajutage selle alaservas nupule Registreeri korraldus (vt joonis).

Kui dokument (kõik korraldused) registreeritakse TÜ dokumendihaldusesüsteemi (DHISi), avaneb ekraanil dokumendi registreerimise vorm (vt joonis).

Vajadusel vajutage enne korralduse registreerimist nupule Lisa DHISi teavituse saaja ning valige sobiv üksus, mille üksuse sekretäride grupile saadetakse automaatne DHISi teavitus selle korralduse registreerimise kohta.
Korralduse registreerimiseks vajutage nupule Registreeri DHISis. Automaatselt saadakse DHISist dokumendile number ning dokument saadetakse PDF-kujul DHISi.

Kui tegemist on korralduse muutmise või tühistamise korraldusega, tuleb enne korralduse registreerimist valida ka sobiv DHISi seeria. Sellest lugege vajadusel täpsemalt peatükist "Korralduse muutmine ja tühistamine ".

DHISis esitatakse dokumendi nimetus kuju: 00064-290109-2-1/HT Tuuli Tudeng. Kui dokumendil on rohkem kui 1 üks isik, siis kujul: 00064-290109-2-1/HT Tuuli Tudeng jt. Alates 01.01.2015 registreeritud dokumentide numbrid esitatakse DHISis kujul sari/struktuuriüksus/number nt 2-1.1/FL/157.

Pärast registreerimist sisestatakse ÕISis dokumendile dokumendinumber ning viit DHISis olevale dokumendile (vt joonis).

Kõiki dokumente ei registreerita DHISi (nt akadeemilised õiendid, tõendid, tunnistused jms). Sellisel juhul registreeritakse dokument kohe pärast nupule Registreeri korraldus vajutamist. Dokument saab endale numbri ning selle olekuks saab Korraldus registreeritud.
Aluskorralduse alusel lisatud dokumendid on võimalik (mitte alati) registreerida korraga. Selleks vajutage väljal Kõik sama korralduse alusel tehtud ... nupule Registreeri (vt joonis).

Diplomi (v.a täiendusõpe) ja lõpetamisel väljastatvate akadeemiliste õiendite registreerimisel avaneb nupule Registreeri korraldus vajutamise järel dokumendi registreerimise vorm (vt joonis).
Sisestage avanenud vormile registreerimisnumber ehk järjekorranumber, mis saadetakse elektrooniliselt õppeosakonnast õiendi koostajale (joonisel p 1) ning vajutage nupule Registreeri (joonisel p 2).

Dokumendi registreerimise järel võivad toimuda teatavad automaatsed toimingud. Näiteks eestikeelse akadeemilise õiendi registreerimisel tekivad õppija lisaandmetesse tema hariduse andmed, eksmatrikuleerimise korralduste registreerimise järel võivad tühistuda õppija registreeringud ainetele, isikule saadetakse automaatne teavitus korralduse vormistamise kohta vms.

Registreeritud dokumenti ei ole enam üldjuhul võimalik muuta. Registreeritud korraldustega tehtud muudatuste tühistamiseks tuleb olenevalt muutmiste põhjustest vormistada korralduse muutmise või tühistamise, immatrikuleerimise tühistamise, täiendusõppija õppekoha tühistamine vms korraldus. Kui muudatuste tegemiseks kasutada korralduse muutmise ja tühistamise korraldust, siis tehakse muudatuse selle alusel käsitsi ÕISi talituse töötaja poolt.

Osade dokumentide puhul (need, mida DHISi ei registreerita) on võimalik tühistada dokumendi registreering ehk dokument viiakse tagasi väljastatud olekusse ning seda on seejärel võimalik muuta. Täpsemalt lugege sellest peatükist "Dokumendi registreeringu tühistamine". Samuti on võimalik osasid registreeritud dokumente tühistada. Täpsemalt lugege sellest peatükist "Registreeritud dokumendi tühistamine".