Dokumendi olek (loomisel, sisekasutuses, registreeritud jne) näitab ära, millises etapis dokumendi vormistamine on.

Kõik õppijate olekutega seotud muudatused ja parandused viiakse ÕISi alles pärast vastavate aluskorralduste registreerimist. Ka teiste dokumendi tüüpidel (diplom või kutsetunnistus, akadeemiline õiend ja teatis) olekud ja nende olekute muutmine on samalaadne kui korraldustel.

  • Olek Esildis loomisel on esildise esimene olek pärast selle lisamist ja salvestamist. Esildist on võimalik muuta ja kustutada. Järgmine toiming esildisega on selle väljastamine.
  • Oleku Esildis väljastatud saab esildis pärast loomisel olekus esildise väljastamist. Väljastamisel saadetakse esildis DHISi ja registreeritakse sarja 7-37/(kood) Õppetööalane kirjavahetus. DHISis saab esildis numbri. DHIS tagastab ÕISile esildise numbri ja viida esildisele DHISis. Väljastatud esildist on võimalik muuta ja tühistada. Tühistamise järel saab dokumendi olekuks Esildis tühistatud. Järgmine toiming on esildise kinnitamine DHISis.
  • Oleku Esildis registreeritud saab esildis pärast selle kinnitamist DHISis. Pärast esildise kinnitamist selle sisulist osa enam muuta ei saa. Registreeritud esildist on võimalik kantselei töötajal tühistada. Registreeritud esildise põhjal on võimalik alustada korralduse loomist.
  • Oleku Korraldus loomisel saab dokument pärast selle lisamist ja salvestamist või registreeritud esildisest korralduse loomist. Loomisel olekus dokument on nähtav ainult selle koostajale ja teistele vastavate eriõigustega kasutajatele. Loomisel olekus dokumenti on võimalik muuta ja kustutada. Järgmine toiming dokumendiga on selle väljastamine.
  • Oleku Korraldus väljastatud saab dokument pärast loomisel olekus dokumendi väljastamist. Väljastatud dokumenti ei saa enam kustutada. Väljastamisel saadetakse korraldus DHISi. DHISis saab korraldus numbri. DHIS tagastab ÕISile korralduse numbri ja viida korraldusele DHISis. Võimalik on dokument tühistada, seejärel saab dokumendi olekuks Korraldus tühistatud. Järgmine toiming dokumendiga on selle kinnitamine DHISis.
  • Oleku Korraldus registreeritud saab dokument pärast selle kinnitamist DHISis. Registreerimise järel kajastuvad korraldusega tehtud muudatused õppija olekuandmetes.
  • Oleku Korraldus tühistatud saab väljastatud ja registreeritud dokument tühistamise järel.

Järgmisel joonisel  on skemaatiliselt kujutatud õppeprodekaani korralduse olekuid ja nende muutmiseks tehtavaid toiminguid.


Järgmisel joonisel on skemaatiliselt kujutatud prodekaani esildise ja selle põhjal loodava prorektori korralduse olekuid ning nende muutmiseks tehtavaid toiminguid.


Dokumentide olekumuutus hõlmab järgmisi teemasid.

SEOTUD TEEMAD

Autoriõigus Tartu Ülikool