Dokumentide olekud

Õppijate olekutega seotud muudatused ja parandused viiakse ÕISi vastavate aluskorralduste registreerimise järel. Ka teiste dokumendi tüüpidel (diplom või kutsetunnistus, akadeemiline õiend ja tõend) olekud ja nende olekute muutmine on samalaadne.

Dokumentide olekud on järgmised.

• Olek Esildis loomisel on esildise esimene olek pärast selle lisamist ja salvestamist. Esildist on võimalik muuta ja kustutada. Järgmine toiming esildisega on selle väljastamine.
• Oleku Esildis väljastatud saab esildis pärast loomisel olekus esildise väljastamist. Esildis väljastatakse pärast seda, kui dekaan on esildise allkirjastanud. Väljastamisel sisestatakse dokumendile number ja kuupäev. Pärast esildise väljastamist selle sisulist osa enam muuta ei saa. Väljastatud esildist on võimalik tühistada. Väljastatud esildise põhjal on võimalik alustada korralduse loomist.
• Oleku Korraldus loomisel saab dokument pärast selle lisamist ja salvestamist või väljastatud esildisest korralduse loomist. Loomisel olekus dokument on nähtav ainult selle koostajale ja teistele vastavate eri õigustega kasutajatele. Loomisel olekus dokumenti on võimalik muuta ja kustutada. Järgmine toiming dokumendiga on selle väljastamine.
• Oleku Korraldus väljastatud saab dokument pärast loomisel olekus dokumendi väljastamist. Korraldus prinditakse paberile ja esitatakse allkirjastamiseks. Väljastatud dokumenti ei saa enam viia tagasi loomisel olekusse ega kustutada. Võimalik on dokument tühistada, seejärel saab dokumendi olekuks Korraldus tühistatud. Järgmine toiming dokumendiga on selle registreerimine.
• Oleku Korraldus registreeritud saab dokument pärast väljastatud dokumendi registreerimist. Korraldused registreeritakse dokumendihaldussüsteemi (DHISi), selle käigus saab korraldus automaatselt numbri. Registreerimise järel kajastuvad korraldusega tehtud muudatused õppija olekuandmetes.
• Oleku Korraldus tühistatud saab väljastatud ja registreeritud dokument tühistamise järel.

Järgmisel joonisel  on skemaatiliselt kujutatud dokumendi olekuid ja nende muutmiseks tehtavaid toiminguid.

Järgmisel joonisel on skemaatiliselt kujutatud esildise ja selle põhjal loodava korralduse olekuid ning nende muutmiseks tehtavaid toiminguid.