Esildise ja korralduse vormistamise etapid

Teaduskonna töötaja teeb järgmised toimingud:

1. loob ÕISis esildise (olek Esildis loomisel)
2. väljastab esildise (olek Esildis väljastatud)
3. prindib ÕISist esildise välja
4. dekaan annab allkirja
5. saadab sisepostiga esildise õppeosakonda

Õppeosakonna töötaja teeb järgmised toimingud:

1. loob esildise põhjal korralduse (olek Korraldus loomisel)
2. väljastab korralduse (olek Korraldus väljastatud)
3. prindib korralduse välja
4. annab allkirja (koostaja allkiri)
5. saadab sisepostiga õppeprorektori sekretärile

Õppeprorektori sekretär teeb järgmised toimingud:

1. lööb pitsati ja annab dokumendi õppeprorektorile allkirjastamiseks
2. registreerib ÕISis korralduse DHISi (olek Korraldus registreeritud), dokument saadetakse PDF-kujul DHISi
3. DHIS-ist saab korraldus numbri, kirjutab selle numbri paberkujul korraldusele
4. teeb korraldusest koopia
5. paneb korralduse riiulile kausta
6. saadab sisepostiga koopia õppeosakonda

Õppeosakonna töötaja teeb järgmised toimingud:

1. kui korraldusel on n isikut, siis teeb vastavalt koopiaid juurde
2. lisab korralduse isiku toimikusse

Esildise vormistamine

Esildise lisamise alustamine

• Immatrikuleerimise esildise koostamiseks vajutage Vastuvõtumooduli avalehel nuppu Märkimine (vt joonis). 

• Seejärel valige rippmenüüst õige teaduskond, õppeaste, õppevorm, õppekava, finantseerimine (vt joonis).
• Vajutage nuppu Esildis (vt joonis).

Esildise koostamine

• Esildisele võetakse kandidaadid, kes on oma õppimatulekut kinnitanud, st avalduse olek on SAISis (ja see olek on üle toodud ÕISi) Tuleb õppima. 
   
• Üliõpilaskandidaatide filtreerimiseks esildisele lisamise eesmärgil määrake Koormus, Õppija liik ja Varasemad kõrghariduse õpingud.
• Koormus toimib filtrina ja võib olla kas täiskoormus või osakoormus (joonisel p 1).
  
• Õppija liik toimib filtrina, vaikimisi on määratud õppija liigiks üliõpilane. Valige sobiv õppija liik (joonisel p 2).

• Päise tekstis tuleb ülikooliseadusest viidata erinevatele punktidele, kui tasuline finantseerimise liik on varasemate õpingute tõttu samal õppekaval või varasemate õpingute tõttu tasuta samal õppeastmel. Seetõttu on esildisele isikute valimisel filter Varasemad kõrghariduse õpingud. Vaikimisi on filtri väärtuseks määratud puuduvad, st need, kelle õppekohta ei mõjuta varasemad kõrghariduse õpingud (joonisel p 3).
  

• Sõltuvalt õppeastmest, finantseerimise liigist, õppija liigist ja varasematest kõrghariduse õpingutest määratakse vaikimisi sobiv korralduse alaliik:

• Esildise tekitamiseks vajutage nuppu Tekita esildis (joonisel p 4).
  

• Avaneb esildise vorm (vt joonis), mis on eeltäidetud esildise koostamisel tehtud valikute alusel. 

Esildisel andmete täiendamine

Andmete täiendamiseks vajutage nuppu Muuda.

Esildise numbri lisamine

• Sisestage Esildise nr sisestusväljale esildise number (või nimi), siis on seda lihtsam leida korralduse vormistamisel.

Immatrikuleerimise kuupäeva ja õppe lõpukuupäeva sisestamine

• Immatrikuleerimise kuupäev ja õppe lõpukuupäev täidetakse automaatselt.

Lisainfo lisamine esildisele

• Lisainfo kehtib kõigile üliõpilaskandidaatidele, kes on vastaval esildisel.
• Vajaliku lisainfo lisamiseks vajutage väljal Lisainfo nupule Muuda.
• Sisestage avanenud sisestusvormile tekst ja vajutage nupule Sulge.

• Doktoriõppesse vastuvõetud kandidaatide, kelle õppekohta rahastatakse tegevustoetuse väliselt, esildisele lisainfo väljale tuleb kirjutada selgitus, et tegemist on tegevustoetuse välise rahastusega.

• Võõrkeelsete õppekavade üliõpilaskandidaatide, kellele on määratud sihtstipendium, esildise lisainfosse märkige: Üliõpilastele määratud Tartu Ülikooli nõukogu 25. veebruari 2013. a määruse nr 1 “Õppekulude hüvitamise tingimused ja kord tasemeõppes” punkti 56 alusel sihtstipendium.

Aluse määramine

• Määrake Alus rippmenüüst sobiv alus, nt õppekava täitmine.
• Kui sobivat aluse teksti ei ole, siis lisage see vajutades nupule Muuda/lisa. Vajadusel lugege aluste haldamises (st nende lisamisest ja eemaldamisest) täpsemalt peatükist "Dokumendi aluste haldamine".

Allakirjutajate ja koostajajate määramine

• Määrake Dokumendi allakirjutaja rippmenüüst dokumendi allakirjutaja. Dokumendi koostaja (rippmenüü Dokumendi koostaja) määramine toimub samalaadselt.
• Kui sobivat allakirjutajat või koostajat ei pakuta, siis lisage see vajutades nupule Muuda/Lisa. Dokumendi allakirjutajate ja koostajate haldamisest lugege täpsemalt peatükist "Dokumendi allakirjutajate ja koostajate haldamine".

Jaluse lisamine

Dokumendi jaluse teksti lisamiseks vajutage välja Jalus järel nupule Muuda. Sisestage jaluse tekst ja vajutage nupule Sulge.

Esildise salvestamine ja väljastamine

• Kui kõik vajalikud dokumendi väljad on täidetud, vajutage selle alaservas nupule Salvesta. Pärast salvestamist on tekib Loomisel olekus dokument, mille alaservas on nupud sellega edasiseks toimetamiseks (vt joonis). Üliõpilaskandidaadi avalduse olek vastuvõtumoodulis on nüüd Esildisel.

• Loodud esildise saab vajadusel kustutada (nupp Kustuta).
• Järgmise etapina tuleb esildis väljastada (nupp Väljasta esildis).
• Väljastatud esildise saab vajadusel tühistada (nupp Tühista). Kui mingil põhjusel on vaja immatrikuleerimisesildis või -korraldus tühistada, siis avalduste olek vastuvõtumoodulis muutub endiseks – Tuleb õppima – ning immatrikuleerimise protseduuri peab alustama uuesti, st tuleb esildis uuesti tekitada.
• Väljaprinditud ja allkirjastatud esildis tuleb saata õppeosakonda, kus vormistatakse selle põhjal korraldus.

Korralduse vormistamine

Väljastatud olekus esildise põhjal saab luua korralduse (nupp Loo korraldus), mis edasi tuleb väljastada (nupp Väljasta korraldus) ja seejärel registreerida (nupp Registreeri korraldus). Loomisel ja väljastatud olekus immatrikuleerimise korralduse korral on üliõpilaskandidaadi avalduse olek vastuvõtumoodulis Korraldusel, korralduse registreerimisel olek Immatrikuleeritud.