Sisukord

Üldine info korralduse kohta

Prodekaani korraldust Nominaalaja pikendamine välismaal õpingute eest vormistatakse õppijatele, kellel on õigus saada nominaalaja pikendust välismaal õpingute eest. Vt ka ÕKE p 123.

Enne 2013/2014 õppeaastat immatrikuleeritud õppijatele vormistatakse nominaalaja pikendamine juhul, kui õppija vastab pikenduse saamise tingimustele (vt ÕKE p 123) ja välismaal õppimine algab 01.08.2016 või hiljem.

Kui õppija õpib piiriülese ühisõppekava või piiriülese ühisõppekava põhimõtetega sarnaneva kõrgkoolidevahelise koostöölepingu alusel ja üliõpilane immatrikuleeritakse välismaal õppimise perioodiks väliskõrgkooli, siis tema nominaalne õppeaega ei pikendata väliskõrgkoolis viibitud semestrite võrra. Vt ka ÕKE p 122 ja 124.

Nominaalaja pikendamine välismaal õpingute eest vormistatakse välisõpingutele järgneva semestri alguses (pärast ÕISis märgitud välisõpingute perioodi lõppu).

Välismaal õpingute eest nominaalaja pikendamise korralduse kinnitamisel saadetakse korraldusel olevatele isikutele automaatne teavitus nende nominaalaja pikendamise kohta ja nende õppekohtade andmetesse tekib kõrvalolek pikendatud nominaalajal. Nominaalaeg jätkub pärast nominaalaja pikenduse lõppu. Õppe lõpukuupäev lükkub edasi nominaalaja pikenduse võrra. Nominaalaja pikenduse andmed edastab Tartu Ülikool EHISesse.

Seosed teiste dokumentidega

Lisaks pikendatud nominaalajale on välismaal õppinud üliõpilastel õigus lisa aastale (ÕKE p 136) ehk õpingute pikendamisele (õppe lõpukuupäeva edasilükkamine) akadeemilise mahajäämuse likvideerimiseks.

Korralduse vormistamise etapid

Struktuuriüksuse töötaja teeb järgmised toimingud:

loob korralduse (olek Korraldus loomisel)
väljastab korralduse (nupp Väljasta korraldus)
saadab korralduse DHISi (nupp Saada DHISi, olek Korraldus väljastatud), korraldus saadetakse DHISi, DHISist saadetakse ÕISi korralduse number ja ÕISi dokumendi vaatesse tekib viit esildise kandele DHISis

Õppeprodekaan teeb järgmised toimingud:

kinnitab korralduse DHISis (olek Korraldus registreeritud)

Korralduse lisamise alustamine

Korralduse lisamiseks määrake üliõpilasolekute mooduli esilehel dokumendi tüübiks prodekaani või struktuuriüksuse juhi korraldus ja dokumendi liigiks nominaalaja pikendamine välismaal õpingute eest (joonisel p 1) ning vajutage nupule Lisa dokument (joonisel p 2).

Korralduse alaliigi määramine

Dokumendi alaliigiks on vaikimisi määratud Nominaalaja pikendamine välismaal õpingute eest.

Isikute lisamine korraldusele

Korraldusele saate valida mitu isikut. Isikute lisamisest korraldusele lugege täpsemalt õppijate dokumendile lisamise juhendist.

Andmete lisamine ja muutmine korraldusel

Iga isiku korral tuleb täita järgmised väljad:

Aluskorraldus, millega välismaal õppijaks määrati - rippmenüüst teha valik (joonisel p 1); kui välismaal õppimine puudub, siis on kuvatud puudub välismaal õppimine. Rippmenüüsse ei kuvata alaliigiga välismaale õppijaks lubamine/vormistamine ühisõppekava või piiriülese ühisõppekava põhimõtetega sarnaneva koostöölepingu alusel välismaale õppijaks määramise korraldusi. Selle alaliigiga vormistatud korralduste alusel ei pikendata õppija nominaalaega (vt ÕKE p 122 ja 124).
Nominaalaja pikenduse semester - valige rippmenüüst (joonisel p 2), millis(t)el semestri(te)l on nominaalaja pikendus, rippmenüüsse kuvatakse hetkel kehtiv semester ja sellele järgnevad kaks semestrit; üleliigselt valitud semestri eemaldamiseks vajuta semestri järel lingile Eemalda.
Uus õppe lõpukuupäev - kui välismaal õppimine on sobiv nominaalaja pikenduse saamiseks, täidetakse automaatselt väljal nominaalaja pikenduse semester tehtud valikute põhjal.

Pikendatud nominaalaja pikkus sõltub sellest, kui palju ainepunkte välismaal õpimise eest arvestatakse:

välismaal õppimise eest arvestatav ainepunktide maht	pikendatud nominaalaeg	õppe lõpukuupäev lükatakse edasi
vähemalt 15 EAP	1 semester	6 kuud
vähemalt 30 EAP	2 semestrit	12 kuud

Kui uus õppe lõpukuupäev on väiksem nominaalaja pikenduse semestri lõpukuupäevast, siis uueks õppe lõpukuupäevaks on sellisel juhul nominaalaja pikenduse semestri lõpukuupäev.

Näide:

õppe lõpukuupäev 06.02.2023, nominaalaja pikendus vormistatakse 22/23 K (st 06.02.2023-03.09.2023)

06.02.2023 + 6 kuud = 06.08.2023
tekkiva kõrvaloleku "pikendatud nominaalajal" lõppkuupäev = 03.09.2023
uus õppe lõpukuupäev määratakse 03.09.2023.

Nominaalaja pikendus üheks semestriks (vt joonis).

Nominaalaja pikendus kaheks semestriks (vt joonis).

Hoiatused, keelud ja abistav lisainfo

Isiku nime juurde kuvatakse hoiatus, kui:

korraldusele on valitud õppekoht, mille õppija liik ei ole üliõpilane või välisüliõpilane: ei ole üliõpilane või välisüliõpilane.
korraldusele valitud õppekohal on hetkel kehtiv välismaal õppimine, st see ei pruugi olla aluskorralduseks valitud välismaal õppimine, vaid tal on juba uus välismaal õppimine: on hetkel välismaal õppimas 15.09.2022 - 15.01.2023, nominaalaja pikendust hetkel ei vormistata.
korraldusele valitud õppekohal on hetkel või tulevikus akadeemiline puhkus: on akadeemilisel puhkusel: 09.02.2022-08.02.2023, nominaalaja pikendust hetkel ei vormistata.
nominaalaja pikendus on määratud kaheks semestriks ja need semestrid ei järgne teineteisele (nt 2020/2021 kevadsemester ja 2021/2022 kevadsemester): nominaalaja pikendus tuleb määrata teineteisele järgnevatele semestritele.
samale õppekohale on sama aluskorralduse eest juba loodud nominaalaja pikendamise korraldus: on juba nominaalaja pikenduse korraldusel 2-1.14/HV/1234 (20.05.2022) (Korraldus registreeritud).

Mida sellisel juhul teha?

Sellised isikud (sh need, kelle korral kuvatakse aluskorralduse rippmenüü asemele puudub välismaal õppimine) tuleb korralduselt eemaldada, sest õppekoht ei ole sobiv nominaalaja pikenduse saamiseks.

Kui samale õppekohale on sama aluskorralduse eest juba loodud nominaalaja pikendamise korraldus, siis kontrollige, kas aluskorraldus on ekslikult määratud.
Kui aluskorraldus on õige ja teates on viidatud eelnevale korraldusele, mis on registreeritud, siis eemalda isik praeguselt korralduselt. Kui viidatud varem loodud korraldus ei ole registreeritud, siis tuleb otsustada, kas eemaldada isik eelmiselt või praeguselt korralduselt. Oluline, et kõik alustatud korraldused saavad registreeritud või tühistatud.

Kui välismaal õppimine on olemas ja õppekoht on sobiv nominaalaja pikenduse saamiseks, kuvatakse isiku nime juurde lisainfo, mis aitab valikuid teha:

mitu ainepunkti (EAP) on arvestatud aluskorralduseks valitud välismaal õppimise eest (VÕTA otsus peab olema vähemalt sisekasutuses olekus ainepunktide loendamiseks), nt välismaal õppimise (09.02.2022 - 01.06.2023) eest arvestatud 18 EAP.

Kui välismaal õppimine on olemas ja õppekoht on sobiv nominaalaja pikenduse saamiseks, kuvatakse isiku nime juurde hoiatus, kui:

õppekohale on vormistatud õppeaja pikendamine. Korraldusele kuvatakse hoiatus ja DHISi saatmise keeld on pikendatud õppeajal: /pikendatud õppeaja algus - pikendatud õppeaja lõpp/, nominaalaja pikendust ei saa vormistada. Nominaalaja pikendust ei ole võimalik vormistada, eemaldage õppija korralduselt.
valitud aluskorraldusega välismaal õppimise eest on arvestatud alla 15 EAP (VÕTA otsus peab olema vähemalt sisekasutuses olekus ainepunktide loendamiseks): välismaal õppimise eest arvestatud alla 15 EAP.
valitud aluskorraldusega välismaal õppimise eest on arvestatud alla 30 EAP (VÕTA otsus õppeplaani alusel peab olema vähemalt sisekasutuses olekus ainepunktide loendamiseks): välismaal õppimise eest arvestatud alla 30 EAP.

Kui praegune õppe lõpukuupäev on varasem vormistatavast nominaalaja pikenduse alguskuupäevast, siis saab nominaalaja pikenduse vormistada ainult siis, kui nende kuupäevade vahe on kuni viis päeva. Näiteks:

22/23 S (algab 29.08.2022) ja praegune õppe lõpukuupäev jääb vahemikku 24.08.2022-28.08.2022
22/23 K (algab 06.02.2023) ja praegune õppe lõpukuupäev jääb vahemikku 01.02.2023-05.02.2023

- õppe lõpukuupäev 27.08.2022, nominaalaja pikendus vormistatakse 22/23 S (st 29.08.2022-05.02.2023) → saab nominaalaja pikenduse vormistada
- õppe lõpukuupäev 03.02.2023, nominaalaja pikendus vormistatakse 22/23 K (st 06.02.2023-03.09.2023) → saab nominaalaja pikenduse vormistada
- õppe lõpukuupäev 22.08.2022, nominaalaja pikendus vormistatakse 22/23 S (st 29.08.2022-05.02.2023) → ei saa nominaalaja pikendust vormistada
- õppe lõpukuupäev 15.08.2022, nominaalaja pikendus vormistatakse 22/23 S (st 29.08.2022-05.02.2023) → ei saa nominaalaja pikendust vormistada
- õppe lõpukuupäev 30.01.2023, nominaalaja pikendus vormistatakse 22/23 K (st 06.02.2023-03.09.2023) → ei saa nominaalaja pikendust vormistada
- õppe lõpukuupäev 25.01.2023, nominaalaja pikendus vormistatakse 22/23 K (st 06.02.2023-03.09.2023) → ei saa nominaalaja pikendust vormistada

Kui nominaalaja pikendust ei saa vormistada, kuvatakse korraldusele hoiatus ja DHISi saatmisel keeld ei saa nominaalaja pikendust vormistada. Eemaldage õppija korralduselt.

Korralduse vormistajalt tuleb teha otsus nendega, kelle puhul kuvatakse hoiatus välismaal õppimise eest arvestatud alla 15 EAP.

Alla 15 EAP hoiatuse puhul kontrollige

kas isikule on tehtud õppeplaani alusel arvestatud VÕTA otsus).
Kui õppeplaani alusel arvestatud VÕTA otsust ei ole tehtud, siis on nominaalaja pikendamine vaja teha etteulatuvalt ainult juhul, kui õppeplaanis on kokku lepitud vähemalt 15 EAP mahus õppeaineid. Reeglina läheb välisriigist õppetulemuste saamiseks palju aega (ca 6-8 nädalat), seetõttu on nominaalaja pikendus vaja sageli vormistada enne tulemuste laekumist. Pikendatud nominaalajal saab üliõpilane koguda ainepunkte, mis välisõpingutega seoses vastava perioodi mahust tegemata jäid, sh ei viida pikendatud nominaalajal üle järgmise aasta üliõpilaseks.
Kui üliõpilase osas on välismaal sooritatud ainepunktide otsus tehtud ja ülekantavaid õppeaineid on vähem kui 15 EAPd, tuleb isik korralduselt eemaldada.

Lisainfo lisamine korraldusele

Lisainfo lisamiseks vajutage välja Lisainfo järel nupule Muuda. Sisestage tekst ja vajutage nupule Sulge.

Aluse määramine korraldusele

Korralduse aluse tekst – õppekorralduseeskiri – on korraldusele lisatud. Vajadusel lugege aluste haldamisest täpsemalt peatükist "Dokumendi aluste haldamine".

Korralduse allakirjutajate ja koostajate määramine

Määrake Dokumendi allakirjutaja rippmenüüst dokumendi allakirjutaja. Dokumendi koostaja (rippmenüü Dokumendi koostaja) määratakse samalaadselt. Kui sobivat allakirjutajat või koostajat ei pakuta, siis lisage see vajutades nupule Muuda/Lisa. Dokumendi allakirjutajate ja koostajate haldamisest lugege täpsemalt peatükist "Dokumendi allakirjutajate ja koostajate haldamine".

Korralduse jaluse lisamine

Dokumendi jaluse teksti täiendamiseks vajutage välja Jalus järel nupule Muuda. Sisestage jaluse tekst ja vajutage nupule Sulge.

Korralduse salvestamine, olekud ja nende muutmine

Kui kõik vajalikud dokumendi väljad on täidetud, vajutage selle alaservas nupule Salvesta. Pärast salvestamist on tekib Loomisel olekus dokument.
Dokumendi vormistamise järgmine etapp on selle väljastamine ja seejärel DHISis kinnitamine.
Korraldus registreeritakse DHIS sarjaga 2-1.14 Õpingute pikendamisega seonduv korraldus.

Korraldust ei saa väljastada, kui:

aluskorraldus on määramata (saab juhtuda, kui aluskorraldus on määramata või valitud õppekohal pole välismaal õppimist).
uus õppe lõpukuupäev on määramata (saab juhtuda, kui nominaalaja pikenduse semester on määramata, valitud õppekohal on hetkel kehtiv välismaal õppimine, on hetkel või tulevikus akadeemiline puhkus, nominaalaja pikendus on määratud kaheks semestriks ja need semestrid ei järgne teineteisele, nt 21/22 K ja 22/23 K).
sama aluskorraldusega on juba loomisel või väljastatud olekus nominaalaja pikenduse korraldus välismaal õpingute eest
sama aluskorraldusega on juba kõrvalolek pikendatud nominaalajal

Sellistel juhtudel kuvatakse veateade (nt Tuuli Tudeng: aluskorraldus on määramata). Korralduse väljastamiseks tuleb sellised isikud korralduselt eemaldada.

Kui korralduse koostamisel on isiku nime juurde kuvatavad tekstid punased, siis on vähemalt üks tingimus, mis ei võimalda korraldust väljastada, sest sellistel tingimustel ei tohi nominaalaja pikendust määrata.

Korralduse muutmine

Loomisel olekus korraldust on võimalik muuta ja kustutada.
Väljastatud olekus korraldust on võimalik muuta ja tühistada.
Registreeritud olekus korralduse muutmiseks või tühistamiseks vormistage muutmise või tühistamise korraldus.

Seotud korraldused

Välismaal õpingute eest nominaalaja pikendamise korralduse aluskorralduseks on prodekaani korraldus: välismaale õppimaminek.

SEOTUD TEEMAD

Nominaalaja pikendamine