Üldised töövoo toimimise põhimõtted

1. Töövoogu alustatakse lähetuskorralduse lisamisega ning töövoog lõpetatakse, kui lähetusaruanne (koosneb tegevus- ja kuluaruandest) kinnitatakse raamatupidamises.
2. Töövoos on kasutusel järgmised rollid: lähetatav, fin. allika käsutaja, lähetuskorralduse andja, sekretär ja raamatupidaja. Vaata täpsemalt ...
3. Vajadusel saab töövoos lähetatava eest toiminguid teha üksuse sekretär, aga elektroonilise kinnituse peab korraldusele ja aruandele andma ka lähetatav ise.
4. Töövoo olek näitab, millises etapis töövoog on ja kes sellega toiminguid teha saab.
5. Kui kasutaja peab töövoos midagi tegema (nt kinnitama lähetuskorralduse), tekib talle ülesanne. Ülesandeid näidatakse lähetuste töövoo esilehel ja siseveebis kasutaja töölaual.
6. Vajalikust infost (nt korraldus on kinnitatud) ja ülesannetest informeerivad kasutajaid automaatsed e-posti aadressile saadetavad teated. Igas teates on link töövoole, mis avab selle sobivas kohas.
7. Töövoo katkestamine toimub korraldust kustutades, tagasi lükates või tühistades.
8. Selleks, et lähetuskorralduse andjate ja fin. allika käsutajate asendajad saaksid lähetuskorraldustele ja -aruannetele kinnitusi anda, tuleb neile anda asendajate õiguste haldamise töövoo vahendusel õigused.
9. Töövoo andmete põhjal tekivad PDF-vormingus korraldus ja aruanne, mis saadetakse automaatselt TÜ dokumendihalduse infosüsteemi (DHISi) töötaja struktuuriüksuse lähetuste kausta liitdokumenti. Vaata täpsemalt ...
10. Lähetusavansi taotlemine ei toimu lähetuste töövoo kaudu. Avaldus tuleb rahandusosakonda saata eraldi vormil (vt lähetusavansi taotlemise avaldus) ning sellele peab olema märgitud lähetuskorralduse number. Lähetatavale makstud avansi märgib raamatupidaja töövoos kuluaruandesse. Vaata täpsemalt ...
11. Lähetusega seotud arvetele, mis edastatakse rahandusosakonda maksmiseks, tuleb märkida lähetuskorralduse number. Nende n-ö ülekandearvete andmed märgitakse samuti raamatupidaja poolt töövoos kuluaruandesse. Vaata täpsemalt ...
12. Pärast lähetust saab paberil kuludokumendid kinnitada lähetusaruandest väljatrükitava kaaskirja külge ja edastada need sisepostiga rahandusosakonda. Vaata täpsemalt ...

13. Töövoos vormistatud lähetused kajastuvad puhkuse ajakava graafilises vaates. Vaata täpsemalt ...

14. Töövoo skeemi on kujutatud järgmisel joonisel. Kehtivad põhimõtted:
    1. Kui isik on korraga mitmes rollis (nt lähetatav ja fin. allika käsutaja; fin. allika käsutaja ja lähetuskorralduse andja), siis annab ta ühekorraga ära mõlema rolli kinnitused.
    2. Kui fin. allika käsutaja  ja lähetuskorralduse andja teevad töövoos muudatusi, siis liigub töövoog lähetatavani, et ta teeks töövoos vajalikud muudatused (eemaldaks tagasilükatud kulud, nõustuks lähetusega antud tingimustel).

Ülevaade korralduse vormistamisest

Korralduse lisamine

• Korralduse saab lisada lähetatav ise, tema eest mõni teine töötaja või üksuse sekretär. Korralduse vormistamisel tuleb sellele märkida lähetuse kestus, sihtkohad ja eesmärgid, hüvitatavad kulud ja vajadusel lisatingimused ning lähetusaegne asendaja.
• Kui lähetusega seoses pole plaanitud ülikoolile kulutusi teha, siis tuleb korraldusele valida kululiigiks Kulud puuduvad ja märkida fin. allika käsutaja, kes peaks kulusid finantseerima juhul, kui lähetuse käigus peaksid kulud tekkima.

Korralduse kinnitusring

1. Pärast korralduse andmete täitmist tuleb see saata kinnitamiseks.
   
   • Lähetatav annab korraldusele enda kinnituses siis, kui ta saadab selle kinnitamiseks. Kui lähetatav on ise fin. allika käsutaja, siis kinnitab ta ühekorraga ära enda poolt finantseeritavad kulud.
   • Korraldus liigub esmalt fin. allika käsutajani ja pärast kulude kinnitamist lähetuskorralduse andjani. Kui fin. allika(te) käsutaja(d) või lähetuskorralduse andja teevad korraldusel muudatusi, liigub töövoog tagasi lähetatavani, kes peab tegema vajadusel töövoos muudatusi ja andma nõusoleku nimetatud tingimustel lähetusse minemiseks.
   • Kui korralduse lisaja on sekretär, siis peab lähetatav andma nõusoleku lähetusse minna päras fin. allika(te) käsutaja(te) ja lähetuskorralduse andja kinnitusi. Kui fin. allika(te) käsutaja(d) enne finantseeringu kinnitamist kulusid kommenteerivad või tagasi lükkavad, siis liigub töövoog esmalt lähetatavale ja pärast seda, kui korraldusele on jäänud ainult kinnitatud kulud, lähetuskorralduse andjani.
   • Senikaua, kuni kulud on kinnitusringil, saab lähetatav (sekretär) muuta kuludega seotud andmeid ja korralduse kustutada.
2. Fin. allikate käsutajad saavad kulusid kommenteerida, määrata endaga seotud kuludele fin. allikad ning kulusid kinnitada ja tagasi lükata.
   
   • Kui fin. allika käsutaja on ühtlasi lähetuskorralduse andja, siis saab ta ühekorraga kinnitada kulud ja korralduse.
   • Kui fin. allika käsutaja kommenteerib enne kulu kinnitamist kulu, peab lähetatav kinnitama lähetuse nendel tingimustel.
   • Kui fin. allika käsutaja kulu tagasi lükkab, peab lähetatav (sekretär) selle korralduselt eemaldama.
3. Lähetuskorralduse andja saab enne korralduse kinnitamist lisada lähetava asendaja ja lisatingimused ning vajadusel lähetuse tagasi lükata.
   

   • Kui lähetuskorralduse andja lisab lisatingimused, siis peab lähetatav kinnitama, et on nõus nendel tingimustel lähetusse minema.

Toimingud kinnitatud korraldusega

• Kui korraldus on saanud kõikide osapoolte kinnituse, tekib dokument, mis saab endale automaatselt numbri ja mis saadetakse DHISi.
• Kinnitatud korraldust on võimalik töövoos tühistada. Tühistamisel tühistub korraldus automaatselt ka DHISis.
• Kinnitatud korralduse külge tekib töövoos lähetusaruanne, mida lähetatav (sekretär) saab vajadusel juba täitma hakata, aga mis on kohustuslik täita pärast lähetust. Kuluaruande osale saavad raamatupidajad märkida lähetavale makstud avansi ja ülekandearvete andmed.

Ülevaade aruande vormistamisest

Lähetuse kestuse muutmine

Aruande üldandmetes on vajadusel võimalik muuta lähetuse kestust.

Tegevusaruande täitmine

Tegevusaruanne on vaikimisi täidetud korraldusele valitud sihtkoha ja eesmärkidega. Neid saab vajadusel täiendada. Vaata täpsemalt ...

Kuluaruande täitmine

Kulude märkimisel on olulised järgmised asjaolud.

1. Kõik lähetuskorraldusel kinnitatud kulud kantakse kuluaruandesse automaatselt üle ning neid saab aruandes muuta ja eemaldada. Samuti saab kuluaruandesse juurde lisada täiendavaid kuluridu. Vaata täpsemalt ...
2. Kui selgub, et ühtegi korraldusele märgitud kulu ei tekkinud, siis tuleb kululiikide loetelus valida valik Kulud puuduvad. Kulude puudumisele vaatamata tuleb aruanne kinnitada ja saata see kinnitusringile. Pärast lähetuskorralduse andja antud kinnitusi lõpetatakse töövoog, st raamatupidaja seda enam kinnitama ei pea. Vaata täpsemalt ...
3. Saadud avanss on raamatupidaja poolt märgitud kuluaruandesse vastava kululiigi juurde. Kulu kohta tuleb teha täpsustused ja vastavalt sellele tehakse avansiga tasaarveldus. Vaata täpsemalt ...
4. Kui mingi kulu tasutakse ülekandearvega, siis vajutage selle juures lingile tasutakse ülekandearvega. Vaata täpsemalt ...
5. Kui kulu on tehtud mingis välisvaluutas, siis tuleb märkida summa selles valuutas ning automaatselt leitavate valuutakursside põhjal arvutatakse välja kulude summa eurodes. Vt: Vaata täpsemalt ....

Aruande kinnitusring

1. Kui aruande andmed on täidetud, peab lähetatav saatma selle fin. allika(te) käsutaja(te)le ja lähetuskorralduse andjale kinnituseks. Aruannet kinnitamiseks saates annab lähetatav sellele ära enda kinnituse.
   
   • Lähetatav ei saa aruannet saata kinnitamiseks enne, kui kõikide korralduselt kaasa tulnud kulude kohta on andmed täidetud või vastavad kuluread aruandest eemaldatud.
   • Lähetatav ei sa aruannet kinnitada siis, kui tema lähetuse toimumisajaga kattub puhkus. Aruande kinnitamiseks tuleb lähetusega kattuv puhkus katkestada.
   • Senikaua, kuni kulud on kinnitusringil, saab lähetatav muuta kuludega seotud andmeid.
   • Kui lähetuskuludega kaasnes kuludokumente, saab pärast aruande kinnitamiseks saatmist töövoost välja trükkida kaaskirja ja kinnitada need selle külge. Kaaskiri koos kuludokumentidega tuleb edastada rahandusosakonda.
2. Fin. allikate käsutajad saavad kulusid kommenteerida, määrata endaga seotud kuludele fin. allikad ning kulusid kinnitada ja tagasi lükata. Kui fin. allika käsutaja kulu tagasi lükkab, peab lähetatav (sekretär) selle aruandelt eemaldama.

3. Lähetuskorralduse andja peab kinnituse andma tervele aruandele ja aruannet tagasi lükata ei saa. Vaata täpsemalt ...

Aruande kinnitamine raamatupidamises

1. Raamatupidaja võtab üldjuhul rahandusosakonnas aruande menetlusse siis, kui kaaskiri koos kuludokumentidega on sinna jõudnud ja aruanne on kinnitatud fin. allika(te) käsutaja(te) ja lähetuskorralduse andja poolt. Kui kuludokumente ei ole rahandusosakonda saata, siis tuvastavad raamatupidajad kinnitust vajavad aruanded oma töölaualt. Raamatupidaja kontrollib kuludokumentide vastavust, vajadusel täiendab, sh korrigeerib kuluaruannet, kinnitab aruande, lõpetab sellega töövoo ning hüvitatavad kulud lähevad lähetatavale välja maksmiseks. Kuluaruande andmed saadetakse Axaptasse ja aruande PDF-vormingus aruanne dokumendihalduse infosüsteemi (DHISi) korraldusega samasse liitdokumenti.
2. Raamatupidajatel on võimalik aruanne lähetatavale ka tagasi saata. Seda tehes tühistatakse aruandele antud kinnitused, aruandes tuleb teha parandused ja saata see uuesti fin. allika käsutaja(te)le ja lähetuskorralduse andjale kinnitamiseks.