Esildise ja korralduse vormistamise etapid

Esildise vormistamine

Esildise lisamise alustamine

• Immatrikuleerimise esildise koostamiseks vajutage Vastuvõtumooduli avalehel nupule Märkimine (vt joonis). 

• Seejärel valige rippmenüüst õige teaduskond, õppeaste, õppevorm, õppekava, finantseerimine (vt joonis).
• Vajutage nupule Esildis (vt joonis).

Esildise koostamine

• Esildisele võetakse kandidaadid, kes on oma õppimatulekut kinnitanud, st avalduse olek on SAISis (ja see olek on üle toodud ÕISi) Tuleb õppima. 
   
• Üliõpilaskandidaatide filtreerimiseks esildisele lisamise eesmärgil määrake Koormus, Õppija liik ja Varasemad kõrghariduse õpingud.
• Koormus toimib filtrina ja võib olla kas täiskoormus või osakoormus (joonisel p 1).
  
• Õppija liik toimib filtrina, vaikimisi on määratud õppija liigiks üliõpilane. Valige sobiv õppija liik (joonisel p 2).

• Päise tekstis tuleb ülikooliseadusest viidata erinevatele punktidele, kui tasuline finantseerimise liik on varasemate õpingute tõttu samal õppekaval või varasemate õpingute tõttu tasuta samal õppeastmel. Seetõttu on esildisele isikute valimisel filter Varasemad kõrghariduse õpingud. Vaikimisi on filtri väärtuseks määratud seos puudub, st need, kelle õppekohta ei mõjuta varasemad kõrghariduse õpingud (joonisel p 3).
  

• Sõltuvalt õppeastmest, finantseerimise liigist, õppija liigist ja varasematest kõrghariduse õpingutest määratakse vaikimisi sobiv korralduse alaliik:

• Esildise tekitamiseks vajutage nupule Tekita esildis (joonisel p 4).
  

• Avaneb esildise vorm (vt joonis), mis on eeltäidetud esildise koostamisel tehtud valikute alusel. 

Esildisel andmete täiendamine

Andmete täiendamiseks vajutage nupule Muuda.

Esildise numbri lisamine

• Sisestage Esildise nr sisestusväljale esildise number (või nimi), siis on seda lihtsam leida korralduse vormistamisel.

Immatrikuleerimise kuupäeva ja õppe lõpukuupäeva sisestamine

• Immatrikuleerimise kuupäev ja õppe lõpukuupäev täidetakse automaatselt.

Instituudi määramine doktorantide immatrikuleerimisel

• Filosoofiateaduskonna, loodus- ja tehnoloogiateaduskonna, matemaatika-informaatikateaduskonna ning sotsiaal- ja haridusteaduskonna doktorantide immatrikuleerimisel tuleb igale doktorandile valida ka instituut. Nende teaduskondade doktorantidele toimub doktoranditoetuse maksmine erinevast finantseerimise allikast vastavalt doktorandi instituudile. Kui instituut on määramata, ei ole rahandusosakonnal võimalik aru saada, millisest finantseerimise allikast tuleb doktoranditoetust maksta.
• Kui korraldusele lisatud õppijale on osakond/instituut valimata, kuvatakse õppija nime juurde punane hoiatus Osakond/instituut on määramata ja korraldust ei ole võimalik registreerida.
• Instituudi määramiseks vajutage üliõpilaskandidaadi nime real veerus Osakond/instituut nupule Otsi (vt joonis).

• Avaneval struktuuriüksuse valimise vormil vajutage alamüksuste kuvamiseks üksuse nimetuse ees lingile Ava (joonisel p 1). Üksuse valimiseks vajutage nimetuse lingile (joonisel p 2).

• Valitud instituudi nimetus kuvatakse õppija nime reale (vt joonis).

Lisainfo lisamine esildisele

• Lisainfo kehtib kõigile üliõpilaskandidaatidele, kes on vastaval esildisel.
• Vajaliku lisainfo lisamiseks vajutage väljal Lisainfo nupule Muuda.
• Sisestage avanenud sisestusvormile tekst ja vajutage nupule Sulge.

• Vastuvõetud kandidaatide, kelle õppekohta rahastatakse tegevustoetuse väliselt (doktoriõpe) või kellele määratakse sihtstipendium, esildisele lisainfo väljale tuleb kirjutada selgitus, et tegemist on tegevustoetuse välise rahastusega või sihtstipendiumiga.

• Doktoriõppe tegevustoetuse välisele õppekohale vastu võetute esildisel märkige lisainfosse: "Üliõpilast rahastatakse tegevustoetuse väliselt."

• Võõrkeelsete õppekavade üliõpilaskandidaatide, kellele on määratud sihtstipendium, esildise lisainfosse märkige: Üliõpilastele määratud Tartu Ülikooli nõukogu 25. veebruari 2013. a määruse nr 1 “Õppekulude hüvitamise tingimused ja kord tasemeõppes” punkti 56 alusel sihtstipendium.

Aluse määramine

• Sisestage tekstikasti sobiv aluse tekst. Immatrikuleerimisesildise puhul on sobivaks aluseks Alus: isiku avaldus. Immatrikuleerimisesildise puhul on lubatud ka aluse välja täitmata jätmine.

Allakirjutajate ja koostajajate määramine

• Määrake Dokumendi allakirjutaja rippmenüüst dokumendi allakirjutaja. Dokumendi koostaja (rippmenüü Dokumendi koostaja) määramine toimub samalaadselt.
• Kui sobivat allakirjutajat või koostajat ei pakuta, siis lisage see vajutades nupule Muuda/Lisa. Dokumendi allakirjutajate ja koostajate haldamisest lugege täpsemalt peatükist "Dokumendi allakirjutajate ja koostajate haldamine".

Jaluse lisamine

Dokumendi jaluse teksti täiendamiseks vajutage välja Jalus järel nupule Muuda. Sisestage jaluse tekst ja vajutage nupule Sulge.

Esildise salvestamine ja väljastamine

• Kui kõik vajalikud dokumendi väljad on täidetud, vajutage selle alaservas nupule Salvesta. Pärast salvestamist on tekib Loomisel olekus dokument, mille alaservas on nupud sellega edasiseks toimetamiseks (vt joonis). Üliõpilaskandidaadi avalduse olek vastuvõtumoodulis on nüüd Esildisel.

• Loodud esildise saab vajadusel kustutada (nupp Kustuta).
• Järgmise etapina tuleb esildis väljastada (nupp Väljasta esildis).
• Väljastatud esildise saab vajadusel tühistada (nupp Tühista). Kui mingil põhjusel on vaja immatrikuleerimisesildis või -korraldus tühistada, siis avalduste olek vastuvõtumoodulis muutub endiseks – Tuleb õppima – ning immatrikuleerimise protseduuri peab alustama uuesti, st tuleb esildis uuesti tekitada.
• Väljaprinditud ja allkirjastatud esildis tuleb saata õppeosakonda, kus vormistatakse selle põhjal korraldus.

Korralduse vormistamine

Väljastatud olekus esildise põhjal saab luua korralduse (nupp Loo korraldus), mis edasi tuleb väljastada (nupp Väljasta korraldus) ja seejärel registreerida (nupp Registreeri korraldus). Loomisel ja väljastatud olekus immatrikuleerimise korralduse korral on üliõpilaskandidaadi avalduse olek vastuvõtumoodulis Korraldusel, korralduse registreerimisel olek Immatrikuleeritud.