Õppijal on võimalik oma EHISesse kantud õpingute kohta alla laadida digitembeldatud fail Haridusportaalist https://haridusportaal.edu.ee

Sisukord

Üldine info dokumendi kohta

Riigiasutused (näiteks Eesti Töötukassa, Sotsiaalkindlustusamet, Haigekassa, Politsei- ja Piirivalveameti) ja pangad kasutavad EHISe andmeid. Nende andmete alusel saavad üliõpilased erinevaid soodustusi, makstakse erinevaid toetusi ning saadakse õppelaenu.

Nendele asutustele palume ÕISist teatisi mitte väljastada!

Juhend kirjeldab järgmist liiki dokumentide vormistamist:

Teatis: Teatis õppimise kohta
Teatis: Teatis õppimise kohta (ingliskeelne)

Dokumendi lisamise alustamine

Teatise lisamiseks määrake üliõpilasolekute mooduli esilehel dokumendi tüübiks teatis ja dokumendi liigiks teatis õppimise kohta või teatis õppimise kohta (ingliskeelne) (joonisel p 1) ning vajutage nupule Lisa dokument (joonisel p 2).

Isikute lisamine dokumendile

Teatis õppimise kohta on personaalne dokument. Korraga on võimalik lisada teatis õppimise kohta ainult ühele isikule. Lugege isikute lisamisest täpsemalt peatükist "Isikute lisamine dokumendile õppijate registrist".

Andmete lisamine ja muutmine dokumendil

Isiku lisamise järel avaneb teatise lisamise vorm (vt joonis).

Teatise saaja

Eestikeelsel teatisel on enamlevinud teatise saaja võimalik valida Väljastatud rippmenüüst. Kui sobivat saajat rippmenüüs ei leidu, lisage saaja väljale Saaja vaba tekstina.
Erinevalt eestikeelsest teatisest puudub ingliskeelsel teatisel Väljastatud (teatise saaja) rippmenüü. Sisestage saaja väljale Saaja vaba tekstina.

Teatise vormistamine on võimalik ka ilma saajat lisamata.
Kui Saaja vaba tekstina ei ole täidetud, siis kuvatakse ingliskeelse teatise väljatrükile TO WHOM IT MAY CONCERN.

Rippmenüüst valitud või sisestatud saaja andmetega täidetakse välja Päis tekst.

Lisatekst

Ingliskeelsele teatisele on võimalik valida spetsiaalne lisatekst. Välisüliõpilastel on sageli vajalik anda oma õpingute kohta erinevatele ametkondadele täiendavat informatsiooni: näiteks rõhutada, et nad on alustanud oma õpinguid või on õpinguid jätkamas. Mõned lisatekstid on välja töötatud aastatega kujunenud praktika põhjal, kus ametkonnad on palunud ülikoolipoolset kinnitust ja rõhuasetus on nende palvel siis mõnel kindlal asjaolul. Lisateksti valimiseks on rippmenüü Lisatekst.

Valik Esimesel aastal alustajad annab lisateksti: /Eesnimi Perekonnanimi/ has started studies at the University of Tartu. The academic year /see õppeaasta/ runs from /sügissemestri algus/ until /kevadsemestri lõpp/.

Näide Tuuli Tudeng has started studies at the University of Tartu. The academic year 2022/2023 runs from 29 August 2022 until 03 September 2023.

Valik Jätkajad annab lisateksti: NIMI continues studies in the same faculty in the academic year /see õppeaasta/. The academic year /see õppeaasta/ runs from /sügissemestri algus/ until /kevadsemestri lõpp/.

Näide Tuuli Tudeng continues studies in the same faculty in the academic year 2022/2023. The academic year 2022/2023 runs from 29 August 2022 until 03 September 2023.

Valik Akadeemilise aasta kestvus annab lisateksti: The academic year /see õppeaasta/ runs from /sügissemestri algus/ until /kevadsemestri lõpp/.

Näide The academic year 2022/2023 runs from 29 August 2022 until 03 September 2023.

Periood

Vajadusel on võimalik määrata, millisel ajavahemikul õppimist tõendatakse. Sisestage Perioodi algus ja Perioodi lõpp.

Muud valikud

Vastavalt sellele, mida tõendatakse, täitke järgmistest märkeruutudest sobiv(ad). Tehtud valikute põhjal täidetakse välja Jalus tekst.

Kontrollida õppetoetuse/stipendiumi määramist

Näide

teatis õppimise kohta:

On määratud õppetoetus perioodil 01.09.2022 - 31.01.2023 (100 eurot kuus).

On määratud õppe- ja teadusstipendium perioodil 01.09.2022 - 31.12.2023 (378 eurot kuus).

On määratud õppe- ja teadusstipendium perioodil 01.09.2022 - 30.09.2023 (378 eurot ühekordselt).

Ei ole määratud õppetoetust perioodil 01.09.2022 - 31.12.2022.

Ei ole määratud õppe- ja teadusstipendiumi perioodil 01.09.2022 - 31.12.2022.

teatis õppimise kohta (ingliskeelne):

Study allowance granted for the period of 1 September 2022 until 31 January 2023 (100 euros per month).

Study and research scholarship granted for the period of 1 September 2022 until 31 December 2022 (378 euros per month).

Study and research scholarship granted for the period of 1 September 2022 until 30 September 2022 (378 euros to be paid once).

No study allowance granted for the period of 1 September 2022 until 31 December 2022.

No study and research scholarship granted for the period of 1 September 2022 until 31 December 2022.

Lisateksti tekkimine eeldab, et väljale Perioodi algus ja Perioodi lõpp on sisestatud kuupäevad, millises vahemikus vastavat olekut (õppetoetusel/riiklikul stipendiumil ja/või õppe ja teadusstipendiumil) kontrollitakse.

Teatisele kuvatav tekst kasutab korralduselt prodekaani korraldus: õppe- ja teadusstipendium väljal Makse tehtud valikut (ühekordne või igakuine). Kui määramise korraldusel on Makse valimata, siis ei ole ka teatisele seda infot (ühekordne või igakuine) võimalik kuvada.

Kontrollida õppetoetuse/stipendiumi maksmist

Näide teatis õppimise kohta: Ei ole makstud õppetoetust perioodil 01.09.2022 - 01.02.2023.; teatis õppimise kohta (ingliskeelne): No study allowance paid for the period of 1 September 2022 until 1 February 2023.

Lisateksti tekkimine eeldab, et väljale Perioodi algus ja Perioodi lõpp on sisestatud kuupäevad, millises vahemikus vastavat olekut (õppetoetusel/riiklikul stipendiumil) kontrollitakse.

Õppe- ja teadustipendiumi maksmise infot ei ole võimalik teatisele automaatselt kuvada, sest ÕISis need andmed puuduvad. Põhjus: nende stipendiumide maksmiseks ei lahendata ÕISi kaudu, andmed on personali- ja rahanduse infosüsteemis (Dynamics/FO).

Kontrollida akadeemilist puhkust

Näide teatis õppimise kohta: Ei viibi akadeemilisel puhkusel perioodil 30.08.2022 - 06.02.2023.; teatis õppimise kohta (ingliskeelne): Has not taken academic leave during the period of 30 August 2022 until 6 February 2023.

Lisateksti tekkimine eeldab, et väljale Perioodi algus ja Perioodi lõpp on sisestatud kuupäevad, millises vahemikus vastavat olekut (akadeemilisel puhkusel) kontrollitakse.

Kontrollida välismaal õppijaks arvamist

Kui üliõpilane on teatisele märgitud ajavahemikul välismaal õppijaks arvatud, tekib teatisele lisatekst kujul: On arvatud välismaal õppijaks (/riik/, /õppeasutuse nimetus/, /lepingu liik/) perioodil /välismaale õppijaks arvamise algus/ - /välismaale õppijaks arvamise lõpp/.

Näide teatis õppimise kohta: On arvatud välismaal õppijaks (Läti, Latvijas Universitate, ülikoolidevaheline koostööleping) perioodil 01.09.2022 - 01.02.2023.; teatis õppimise kohta (ingliskeelne): Is registered for study abroad (Latvia, University of Latvia, Inter-university cooperation agreement) for the period of 1 September 2022 until 1 February 2023.

Lisateksti tekkimine eeldab, et väljale Perioodi algus ja Perioodi lõpp on sisestatud kuupäevad, millises vahemikus vastavat olekut (välismaal õppimas) kontrollitakse.

Kontrollida külalisüliõpilasena õppijaks arvamist

Kui üliõpilane on teatisele märgitud ajavahemikul Eestis külalisena õppijaks arvatud, tekib teatisele lisatekst kujul: On arvatud külalisüliõpilasena õppijaks (/õppeasutus/) perioodil /külalisena õppijaks arvamise algus/ - /külalisena õppijaks arvamise lõpp/.

Näide teatis õppimise kohta: On arvatud külalisüliõpilasena õppijaks (Tallinna Tehnikaülikool) perioodil 29.08.2022 - 03.09.2023.; teatis õppimise kohta (ingliskeelne): Is registered as a visiting student (Tallinn University of Technology) for the period of 29 August 2022 until 03 September 2023.

Lisateksti tekkimine eeldab, et väljale Perioodi algus ja Perioodi lõpp on sisestatud kuupäevad, millises vahemikus vastavat olekut (välismaal õppimas, külalisüliõpilasena õppimas) kontrollitakse.

Kontrollida atesteerimist

Näide teatis õppimise kohta: Üliõpilane on atesteeritud positiivselt 01.02.2022; teatis õppimise kohta (ingliskeelne): An annual assessment of the student's academic progress was completed positively on 1 February 2022.

Kui viimase atesteerimise otsus on Atesteeritud negatiivselt või Atesteerimata, siis lisalauset teatisele ei kuvata.

Lisainfo lisamine dokumendile

Lisainfo lisamiseks vajutage välja Lisainfo järel nupule Muuda. Sisestage tekst ja vajutage nupule Sulge.

Dokumendi jaluse lisamine

Teatise jaluses näidatakse õppija õppekoha andmeid. Lisaks sellele näidatakse jaluse tekstis automaatselt varem teatise sisus tehtud valikuid. Jaluse teksti täiendamiseks (nt sessioonõppes õppija õppesessioonide aegade lisamiseks) vajutage välja Jalus järel nupule Muuda. Sisestage jaluse tekst ja vajutage nupule Sulge.

Ühisõppekaval õppivate üliõpilaste/eksternide eesti- ja ingliskeelse teatise tekstides on ka partnerülikool.

Aluse määramine dokumendile

Määrake Alus rippmenüüst dokumendi alus. Kui sobivat aluse teksti ei ole, siis lisage see vajutades nupule Muuda/lisa. Vajadusel lugege aluste haldamisest täpsemalt peatükist "Dokumendi aluste haldamine".

Dokumendi allakirjutajate ja koostajajate määramine

Määrake Dokumendi allakirjutaja rippmenüüst dokumendi allakirjutaja. Dokumendi koostaja (rippmenüü Dokumendi koostaja) määramine toimub samalaadselt. Kui sobivat allakirjutajat või koostajat ei pakuta, siis lisage see vajutades nupule Muuda/Lisa. Dokumendi allakirjutajate ja koostajate haldamisest lugege täpsemalt peatükist "Dokumendi allakirjutajate ja koostajate haldamine".

Teatise väljatrükile kuvatakse ainult dokumendi allakirjutaja nimi koos administratiivse tiitliga. Dokumendi strukruuriüksuse järgi kuvatakse väljatrükile ka struktuuriüksuse nimetus.

Dokumendi salvestamine, olekud ja nende muutmine

Kui kõik vajalikud dokumendi väljad on täidetud, vajutage selle alaservas nupule Salvesta. Pärast salvestamist tekib Loomisel olekus dokument. Loomisel olekus dokumenti on võimalik muuta või kustutada.
Dokumendi vormistamise järgmine etapp on selle väljastamine. Väljastatud olekus dokumenti ei ole võimalik kustutada, kuid on võimalik tühistada.
Väljastamisele järgneb dokumendi registreerimine. Teatisi õppimise kohta ei registreerita dokumendihalduse infosüsteemis (DHIS), vaid ÕISis. Dokument saab ÕISist endale numbri, mis on kujul 11-15/struktuuriüksuse kood-järjekorra number-O, nt 11-15/SV-1234-O. Kuni 04.04.2017 registreeritud teatiste sarja tähis on 7-2. Registreeritud olekus dokument on võimalik välja trükkida. Registreeritud olekus dokumenti ei ole võimalik muuta.

Kuna ingliskeelsed mõisted ja kuupäeva formaat on võrreldes eestikeelse teatisega pikemad, siis ingliskeelse teatise väljatrükk ei pruugi harjumuspäraselt A5 mõõdus blanketile mahtuda.

SEOTUD TEEMAD