- Lähetuse töövoogu alustatakse lähetuskorralduse lisamisega ning töövoog lõpetatakse, kui lähetusaruanne (koosneb tegevus- ja kuluaruandest) kinnitatakse raamatupidamises.
- Töövoos on kasutusel järgmised rollid: lähetatav, fin. allika käsutaja, lähetuskorralduse andja, sekretär ja raamatupidaja. Vaata täpsemalt ...
- Vajadusel saab töövoos lähetatava eest toiminguid teha üksuse sekretär, aga elektroonilise kinnituse peab korraldusele ja aruandele andma ka lähetatav ise.
- Kooskõlastuste andmine töövoos toimub elektroonilise kinnitusega (mitte digiallkirjaga).
- Selleks, et lähetuskorralduse andjate ja fin. allika käsutajate asendajad saaksid töövoos kinnitusi anda, tuleb neile anda asendajate õiguste haldamise töövoo või lähetuskorralduse vahendusel õigused. Kui lähetuskorraldusel või -aruandel märgitud lähetuskorralduse andjal või fin. allika käsutajal on asendaja, siis saadetakse lähetuse töövoog kinnitamiseks mõlemale.
- Töövoog liigub üldjoontes järgmise skeemi järgi (vt joonis). Teatud juhtudel liigub töövoog lähetatavale tagasi, et ta nõustuks seatud tingimustel lähetusse minemisega või eemaldaks töövoost tagasilükatud kulud. Kui isik on töövoos korraga mitmes rollis (lähetatav ja fin. allika käsutaja, fin. allika käsutaja ja lähetuskorralduse andja või lähetatav ja lähetuskorralduse andja), siis annab ta üldjuhul mõlema rolli kinnitused ära ühekorraga.
- Töövoo olek näitab, millises etapis töövoog on, ja kes sellega toiminguid teha saab.
- Kui kasutaja peab töövoos midagi tegema (nt kinnitama lähetuskorralduse), tekib talle ülesanne. Kasutaja ülesanded on näha lähetuste töövoo esilehel.
- Vajalikust infost (nt korraldus on kinnitatud) ja ülesannetest (nt kinnita lähetuse finantseering) informeerivad kasutajaid automaatsed e-postile saadetavad teated. Igas teates on link töövoole, mis avab selle sobivas kohas.
- Töövoogu saab failidena lisada korralduse lisasid ja kuludokumente.
- Töövoo andmete põhjal tekivad PDF-vormingus korraldus ja aruanne, mis saadetakse neile lisatud failidega automaatselt TÜ dokumendihalduse infosüsteemi (DHISi). Vaata täpsemalt ...
- Töövoo kaudu ei ole võimalik lähetusavanssi taotleda. Avaldus tuleb rahandusosakonda saata eraldi vormil (vt lähetusavansi taotlemise avaldus) ning sellele peab olema märgitud lähetuskorralduse number. Lähetatavale makstud avansi märgib raamatupidaja töövoos kuluaruandesse.
- Lähetusega seotud arvetele, mis edastatakse rahandusosakonda maksmiseks, tuleb märkida lähetuskorralduse number. Makstud ülekandearvete andmed märgitakse raamatupidaja poolt töövoos kuluaruandesse.
Lähetusega seotud kuludokumendid saate rahandusosakonda edastada lisades need kuluaruandesse failidena või kinnitada need lähetusaruandest väljatrükitava kaaskirja külge ja panna siseposti. Kuludokumentide esitamiseks tuleb ühe töölähetuse piires valida ainult üks võimalus (elektrooniliselt või paberil)!
- Töövoos vormistatud lähetuste andmed kajastuvad ka puhkuse ajakava graafilises vaates.
Overview
Content Tools