Allakirjutaja ja koostaja lisamine, kui neid ei ole üldises nimekirjas

Kui allakirjutajaks või koostajaks otsitav isik ei ole vastava tiitliga kunagi ühegi dokumendi allakirjutaja või koostaja olnud, tuleb isik esmalt lisada isikuregistrist üldisesse nimekirja, sisestada talle sobiv tiitel ja siduda seejärel vastava dokumendi liigiga.
Allakirjutajaks ja koostajaks saab isikuregistrist valida ainult neid isikuid, kellel on tööleping.

Esmalt kontrollige, ega isikut pole juba sobiva tiitliga üldises nimekirjas. Selleks:
- vajutage dokumendil väljadel Dokumendi allakirjutaja või Dokumendi koostaja nupule Lisa/muuda
- määrake avanenud koostajate või allakirjutajate vormil Otsi rippmenüüst Kõik koostajad või Kõik allakirjutajad.
- sisestage lahtrisse Nimi otsitava isiku nimi või kasutage isikute otsimiseks Otsi käsklust (klaviatuurilt Ctrl+F või veebilehitseja menüüst Edit – Find)
Kui te sobivat isikut ei leia, vajutage uue isiku lisamiseks nupule Lisa (vt joonis).

Olemasoleva nimekirja lõppu tekib uue allakirjutaja või koostaja lisamise vorm. Isiku otsimiseks isikuregistrist vajutage nupule Otsi isik (vt joonis).

Avaneb isiku otsingu vorm. Sisestage sellele otsitava isiku nime osa(d) ning vajutage nupule Otsi isikud.
Ekraanile ilmub otsingukriteeriumitele vastavate isikute nimekiri. Isiku valimiseks nimekirjast vajutage tema ees- või perekonnanime lingile.
Valitud isiku nimi ilmub seejärel allakirjutajate või koostajate nimekirja vormile (vt joonis).
Sisestage vajadusel isikule sobivad tiitlid (akad./admin. tiitel).

Tartu Ülikooli dokumentide keelekasutus peab vastama eesti kirjakeele normile (keeleseadus § 4 lg 1). St esildised ja korraldused tuleb vormistada eesti keeles, sh tohib esildistel ja korraldustel kasutada ainult eestikeelseid tiitleid.

Selleks et allakirjutajate ja koostajate nimekiri ei sisaldaks üleliigseid valikuid, on topelt sisestused, st sama isik sama tiitliga, keelatud. See tagab, et nimekiri on lühem ja kasutajal on lihtsam valikuid teha.

Akadeemiline tiitel on ainult akadeemilistel töötajatel ning selleks on nt professor, dotsent vms.
Administratiivne tiitel tähistab n-ö administratiivülesannet ning selleks on nt dekaan, prodekaan, osakonnajuhataja, koordinaator vms.
Teaduskraad (PhD, magister jne) ei ole ei akadeemiline ega ka administratiivne tiitel, seda ärge lisage.
Eestikeelsed tiitlid kirjutage väikese algustähega. Õige on õppekorralduse spetsialist, mitte Õppekorralduse spetsialist.
Akadeemilist tiitlit ei lühenda. Õige on professor, mitte prof.
Administratiivse tiitli puhul on pikkade ametinimetuste korral lühendamine loomulik. Nt dekaani kt vms.
Ingliskeelsete nimetuste puhul (erinevalt eestikeelsest) kirjutage tiitel suure tähega. Nt Dean, Acting Dean, Professor vms.

Pärast tiitli lisamist vajutage nupule Salvesta (vt joonis).

Isik ilmub seejärel allakirjutajate või koostajate üldisesse nimekirja, kuid ta pole veel konkreetse dokumendiga seotud, sellele viitab tema nime ees olev tühi märkeruut.
Tema sidumiseks selle konkreetse dokumendi liigiga täitke nime ees olev märkeruut (joonisel p1) ja vajutage nupule Sulge aken (joonisel p 2).