Täiendusõppeprogrammi sisestamine ÕISi

Täiendusõppealaste dokumentide haldamiseks on õppeinfosüsteemis loodud täiendusõppe moodul, kuhu koondub kogu info täiendusõppekursuste, õppijate ja neile väljastatud dokumentide kohta. Samuti toimib ÕIS ka arhiivina.

ÕISi juhendid täiendusõppega seotud andmete haldamiseks.

Täiendusõppeprogrammi üldandmed

• Korraldav struktuuriüksus (valdkond, instituut)
• Struktuuriüksuse kood. Selle genereerib ÕIS automaatselt
• Tegevusloa number. Tegevusluba vajavad ainult eesti keele tasemeeksamiks ettevalmistavad koolitused. 
• Nimetus. Täiendusõppeprogrammi nimetus tuleb sisestada ÕISi nii eesti kui inglise keeles.  Ingliskeelne täiendusõppeprogrammi nimetus kuvatakse ülikooli täiendusõppe ingliskeelsel veebilehel ja õppijale koolituse järel väljastataval tunnistuse lisal. 
• Programmi liik:
  • „ainetest koosnev“, kui tegemist on suuremamahulise programmiga, mis koosneb eraldi ainetest
  • „sisu vaba tekstina“, kui täiendusõppeprogramm koosneb ühest ainest.

• Valdkond. Ülikooli täiendusõppeprogrammid jaotatakse 7 valdkonna vahel: haridusteadused, humanitaarteadused, loodusteadused, meditsiin, sotsiaalteadused, sporditeadused ja täppisteadused.Määrata saab rohkem kui ühe valdkonna ja vastavalt valitud valdkonnale/valdkondadele jaotatakse programmid ka täiendusõppe kodulehel.
• Õppevaldkond, õppesuund, õppekava rühm, õppekavagrupp. Selle liigituse aluseks on Rahvusvaheline ühtne hariduse liigitus ISCED 97. 
• Keeleõpe. Keeleõppe puhul on füüsilisest isikust maksjal õigus tulumaksutagastusele. Keeleõppe märkeruudu lisamise õigus on hetkel HVLC, HVVK, SVNC, P2AV, P2OO, P2TP, K1PR, SVOI, HVEE, HVUS, HVKU, SVHI programmidele.
• EN keeleoskustase
• Eesmärk 
• Koolituse kogumaht tundides ja EAPdes

Täiendusõppes ei ole ühtseid reegleid auditoorse ja iseseisva töö mahu suhtes. Silmas tuleb pidada, et koolituse mahus peab kajastuma kogu antud koolituse raames tehtav õppetöö (nii auditoorne kui iseiseisev). On kursusi, kus iseseisvat tööd kavandatud ei ole, on selliseid, kus iseseisva töö osakaal on vaid 10-20% koolituse kogumahust, ja on ka selliseid, kus iseseisva töö maht on sarnane tasemeõppega (ehk ca 75%). Oluline on, et auditoorse ja iseseisva töö mahu suhe oleks asjakohane ja realistlik. Näiteks kahepäevase auditoorse koolituse, mille raames on iseseisvaks tööks 10 lk teksti läbilugemine esimese koolituspäeva õhtul ja selle arutelu teisel koolituspäeval, mahuks on realistlik määrata 0,75 EAP.

Täiendusõppes on võimalik koolitust läbida kas täies mahus (osaledes nõutud mahus auditoorses õppetöös ja sooritades iseseisva töö, arvestuse vms) või osaliselt (osaledes nt ainult auditoorses õppetöös ilma iseseisvat tööd tegemata). 

• Tulumaksutagastus füüsilises isikust maksjale
• Täiendusõppeprogramm on seotud õppekava või kutsestandardiga
• Kompetentsid, millega programm on seotud

Täiendusõppeprogrammi toimumine

Üldandmete järel vormistatakse toimumine. Toimumisi võib ühel programmil olla mitu.

• Toimumise algus ja toimumise lõpp
  Need andmed lähevad automaatselt nii tunnistusele kui lisalehele. Toimumise aja juures tuleks silmas pidada koolituse mahtu ja selle struktuuri. Kui koolituse läbimiseks on vajalik nii auditoorse kui iseseisva töö sooritamine, ei saa koolituse toimumisajaks olla märgitud ainult koolituse auditoorse töö toimumise aeg. 
• Toimumise ajakava ja lisainfo Siia tuleks märkida koolituse alguse- ja lõpukellaaeg, täielik koolituspäeva ajakava ja/või muu oluline info koolitusel osalejale.
• Toimumiskoht Toimumiskohas tuleb määrata riik (vaikimisi Eesti) ja maakond. Tallinnas või Tartus toimumise korral tuleb toimumispaigaks määrata linn. Kui õpetamisviisiks on määratud täielikult veebipõhine õpe või õpe posti teel, siis toimumiskoha valikut ei teki.
• Toimumiskoha info siia tuleb täpsustav info toimumiskoha osas: aadress, sh õpperuumi number, mingi iseloomustav detail toimumiskoha kohta, mis aitab koolitusele tulijatel õigesse kohta jõuda. 
  
  
• Õppekeskkonna kirjeldus
  
  
• Sihtrühm   mis tuleb sõnastada võimalikult täpselt, et info koolituse kohta jõuaks õige sihtgrupini.
• Grupi minimaalne ja maksimaalne suurus 
  Minimaalse suuruse märkimine on kohustuslik. Kui grupi maksimaalses suuruses märgitud arv õppijaid on kursusele registreerunud, peatab ÕIS kursusele registreerumise võimaluse. 
  
  
• Õppetöö vorm 
  Valida on nelja võimaluse vahel:
• Auditoorne õpe
• Täielikult veebipõhine õpe: kogu kursuse õppeprotsess (sisu edastamine, info levitamine, suhtlemine, õppijate hindamine) toimub veebipõhiselt, auditoorseid kohtumisi ei ole.
• Osaliselt veebipõhine õpe (ehk kombineeritud õpe)- kursuse õppeprotsess toimub veebipõhiselt, kuid kursuse jooksul toimub ka auditoorseid seminare või praktikume.
• Õpe posti teel. Seda õppevormi kasutab teaduskool.
• Mahu struktuur (auditoorne töö, praktika, iseseisev töö (iseseisva töö mahu arvestab süsteem automaatselt) Koolituse mahtu arvestatakse akadeemilistes tundides. Ülikoolis lisandub sinna paralleelselt mahu arvestamine EAP-des. 1 EAP on 26 tundi õppija tööd.
• Õppekeel 
• Õppejõud Kui õppejõul ei ole hetkel tartu Ülikooliga kehtivat suhet, kuid varasemalt on olnud, siis on tema lisamiseks täiendusõppeprogrammi toimumisse vaja hooldusmooduli kaudu luua temaga uus suhe. Kui õppejõul puudub eelnevalt suhe Tartu Ülikooliga, siis on vaja tema andmete sisestamiseks vajalik lisaks nimele teada ka tema isikukoodi.
• Õppejõu kvalifikatsiooni või õpi- või töökogemuse kirjeldus
• Õpingute alustamise tingimused
  
  
• Õpiväljundid Nende sõnastamine toimub analoogselt tasemeõppeainete eesmärkide ja õpiväljunditega.(Õpiväljundite sõnastamise põhimõtteid vt Õppekava arendamise juhendmaterjalist, lk 27-30)
• Õpiväljundite saavutatuse hindamise viis
• Hindamismeetodid
• Hindamiskriteeriumid
  
  
• Sisu Sellesse lahtrisse sisestatud tekst ilmub hinnetelehele. NB! Koolituse sisu lahtrisse info sisestamisel tuleb silmas pidada, et pikema teksti korral ei mahu see kõik ühele hinnetelehele. 

Ainetest koosnevate programmide korral sisu kirjelduse haldamine.

• Õppematerjalid
  
  
• Nõuded lõpetamiseks  määravad ära, mis tingimuste täitmisel on õppijale võimalik väljastada koolituse läbimist tõendav dokument. Nt kui lõpetamise nõuetes on määratud ära auditoorses õppetöös osalemise protsent, siis selle täitmata jätmisel ei saa õppijale väljastada koolituse läbimist tõendavat dokumenti.
• Koolituse läbimisel on võimalik arvestada varasemaid õpinguid ja töökogemust (VÕTA)
• Lõpetajale väljastatav dokument
• Lõpetajale väljastatakse dokumend (digitaalselt või paberil)
  
  
• Hind käibemaksuta Kui tegemist on avatud registreerimisega koolitusega, siis siia lahtrisse lisatakse koolituse hind ühele osalejale, mis kuvatakse kodulehele. Kui tegemist on tellimiskoolitusega, mida kodulehele ei kuvata, saab siia panna ka grupihinna. Kui koolitus on osalejale tasuta, tuleb siia lahtrisse sisestada 0 ja hinnainfo lahtris täpsustada, kelle toel koolitus toimub.
• Lisandub käibemaks
• Hind käibemaksuga
• Käibemaksust vabastamise põhjus
• Hinnainfo   Siia lahtrisse saab lisada infot, mis on õppijatele oluline teada koolituse hinna kohta (soodustused, allahindluse võimalused jms) Kui koolitus on osalejatele tasuta, siis info selle kohta, missugune organisatsiooni finantsilisel toel koolitus toimub. Info finantseerija kohta on mitmetel juhtudel vajalik lisada ka tunnistusele (nt: Koolituse läbiviimist toetab Euroopa Liit Euroopa Sotsiaalfondist).
  
  
• Tellimisel
• Tellija
  
  
• Märkeruudud (ümberõpe, rahvusvaheline suveülikool, suveülikool, talveülikool, väärikate ülikool, õppejõule, õpetajale, EETA, MOOC jt)
  • Tellimisel märkeruutu tuleb täita, kui koolitus toimub tellimisel. Kui märkeruut on täidetud, avaneb järgmine väli "Tellija". Kui see märkeruut on täidetud ja sisestatud on ka toimumise kuupäevad, siis koolitust kodulehele ei kuvata. Nende kursuste puhul, mis toimuvad ainult tellimisel, on soovitav jätta üks toimumine märkeruuduga „tellimisel“ (mida on võimalik kodulehele kuvada kui infot võimaliku tellimuskoolituse kohta). Kui koolitus toimub, siis vormistada uus toimumine konkreetsete aegadega ja infoga toimumiskoha ja tellija kohta.
• Paberil väljastatud MOOCi tunnistuse tasu 
  
  
• Näita ka sisekoolituskalendris
• Registreerimine on lubatud 
  
  
• Programmijuht (nimi, telefon, e-posti aadress)
• Kontaktisik  (nimi, telefon, e-posti aadress)
  •  võivad olla üks ja sama isik. Programmijuht on see, kes koostab programmi ja vastutab programmi sisulise poole eest, kontaktisik vastutab ennekõike koolituse korraldamise, sh õppijatega suhtlemise eest. Kodulehele kuvatakse kontaktisiku andmed ja teated registreerujatest ja nende poolt esitatud küsimused edastatakse kontaktisiku e-posti aadressile. 
    • NB! Nende koolituste puhul, mille sihtgrupiks on välismaalased, tuleb telefoninumbri sisestamisel kindlasti lisada ka riigi kood (+372).
    
    
    
• Registreerujast teade kontaktisiku e-posti aadressileSelle märkeruudu täitmisel tuleb kontaktisikule e-posti teel teavitus uuest registreerujast. Samuti edastatakse kontaktisiku e-posti aadressil küsimus või teade, mille koolitusele registreeruja on sisestanud registreerimise lehel lahtrisse "Täiendav info või küsimused seoses koolitusel osalemisega".
• Registreerumine lubatud alates
• Registreerumise tähtaeg
• Järjekord lubatud
• Registreerumise info
• Registreerunutele saadetava kirja sisuKui see lahter on täidetud, saadetakse registreerujale, kes sisestab oma andmetesse e-posti aadressi, automaatselt selles lahtris olev kiri. Sellesse kirja võiks panna lisaks koolituse üldinfole (pealkiri, toimumisaeg, toimumiskoht) ka info, kuhu pöörduda täiendava info saamiseks, st kontaktisiku nimi ja kontaktid. Lisaks on see kiri kinnituseks registreerujale, et elektroonne registreerumine on olnud edukas. 
  • Näidiskiri: 

    Tere!
    Olete registreerunud Tartu Ülikooli täiendusõppekursusele "(kursuse nimetus)", mis toimub (toimumise aeg) (toimumise koht (aadress, ruumi number)). 
    Kui Te mingil põhjusel ei saa koolitusel osaleda, andke sellest palun koheselt teada.

    Kohtumiseni koolitusel!

    (programmijuhi nimi)
    (struktuuriüksus)
    Tartu Ülikool
    tel:
    e-post:
    www.ut.ee/koolitus

  
  
  
• Struktuuriüksuse juhi kinnitus Koolitusprogramm vajab struktuuriüksuse juhi kinnitust, sest vastavalt ülikoolis kehtivale korrale vastutab just tema nii koolituse sisu kui korralduse kvaliteedi eest. Struktuuriüksuse juhile edastatakse ÕISist automaatne teade, kui tema struktuuriüksuse koodiga on ÕISis kinnitatud uus programm või toimumine. 
• Kinnitamise kuupäev