Õppijate andmed ÕISis
Kui koolitusele tulijad ei ole ise ÕISi kaudu koolitusele registreerunud, siis tuleb programmijuhil sisestada õppijate andmed. Õppijate andmed peavad olema sisestatud korrektselt, st õppijate kontaktandmed peavad olema tõesed ja isiklikud (erandkorras võib nt postiaadress olla ka töökoha oma). Õppijate isiklike e-mailide muutmisel tuleb meeles pidada, et mitmed neist võivad samaaegselt olla ka üliõpilased ja vale e-posti aadressi sisestamine võib jätta nad ilma ÕISi kaudu edastatavast õppeinfost. Kui õppijate andmete sisestamisel tekib probleeme postiindeksiga (nt süsteem annab veateate, et indeksit ei ole registris), tuleb andmete kontrollimiseks pöörduda personaliosakonda.
Leping
Kui õppija tasub õppetasu mitmes osas, on mõistlik sõlmida osalejaga või koolituse rahastajaga õppe läbiviimise leping, millega sätestatakse maksmise tingimused. Ülikoolis kehtivad lepinguvormid:
Tellijaks kolmas isik, kui õppeteenustasu ei tasu õppija
Tellijaks õppija, kui õppeteenustasu tasub õppija ise.
Korraldus õppijaks arvamiseks
Täiendusõppes osalejad arvatakse dekaani või kolledži direktori korraldusega, mitteakadeemiliste struktuuriüksuste korraldatud koolituste korral õppeprorektori korraldusega täiendusõppeprogrammil õppijateks. Tasemeõppe aine õppijad arvatakse dekaani/kolledži direktori korraldusega täiendusõppe õppijaks. Nad ei ole seotud ühegi õppekavaga. Korraldused on aluseks tunnistuste, hinnetelehtede ja tõendite vormistamiseks.
Kui täiendusõppes osaleja on juba õppijaks arvatud, kuid ta mingil põhjusel koolitusel ei osale, siis tuleb ta õppekoht tühistada.
Allkirjaleht
Inimese allkiri allkirjalehel tõendab tema osalemist koolitusel. Allkirjaleht on soovitav vormistada eeltäidetuna (st koolitusel osalejate nimed on ette trükitud), kui koolituse rahastaja ei ole esitanud erinõudeid (nt et osalejad peavad omakäeliselt nime kirja panema). Kui on tegemist mitmepäevase koolitusega, on soovitatav vormistada allkirjaleht igaks päevaks eraldi.
Protokoll
Protokollist selgub, kes on koolituse läbinud ja saab sellekohase tunnistuse koos hinnetelehega. Kui tunnistuse saab väljastada ka õppijale, kes on osalenud ainult auditoorses õppetöös, siis fikseeritakse protokollis ka maht, millises ulatuses õppija on koolituse läbinud. (Kahes mahus tunnistuse väljastamise võimaldamiseks tuleb programmi andmetes täita lahter "Maht ilma iseseisva tööta".
Protokolle võib ühele toimumisele vormistada mitu. Seetõttu saab koolitusel osalejatele väljastada tunnistusi mitmes osas (st mitte kõigile korraga).
Ainetest koosnevate programmide korral oleneb tunnistusele tulev maht sellest, millises mahus on õppija läbinud sisu kirjeldusse kuuluvaid aineid. Näiteks, kui sisu kirjelduses on programmi mahuks 60 EAP, kuid õppijale on protokollitud aineid 30 EAP eest, kuvatakse tunnistusele läbitud mahuks 30 EAPd.