Õppija õppekoht tekib korralduse registreerimise järel. Täiendusõppe puhul tekib õppekoht prodekaani või struktuuriüksuse juhi või prorektori korralduse määramine täiendusõppeprogrammil õppijaks ja prodekaani või struktuuriüksuse juhi või prorektori korralduse määramine täiendusõppijaks registreerimise järel. Täiendusõppija õppekoha pikkus on fikseeritud nendel dokumentidel.
Eri üksustes võib olla erinev õppijaks arvamise korralduste vormistamise protsess. Mõnes üksuses vormistavad korraldusi täiendusõppega tegelevad töötajad, mõnes üksuses vormistavad korraldusi ainult dekanaadi töötajad.
Korraldused, millega isikud õppijaks vormistatakse (nt määramine täiendusõppeprogrammil õppijaks) on aluskorralduseks teatiste, tõendite, tunnistuste, tunnistuse lisade ja hinnetelehtede vormistamisel. See tähendab, et õppijaks arvamise korraldusele olevatele isikutele saab aluskorralduse alusel ühekorraga luua lõpudokumendid. Loodud dokumendid saab ka kõik ühekorraga väljastada, registreerida ja välja trükkida.
Järgnevas tabelis on esitatud ülevaade kõikidest täiendusõppega seotud dokumentidest.
Täiendusõpet korraldab valdkond, instituut, kolledž või asutus
Täiendusõpet korraldab mitteakadeemiline struktuuriüksus
Õppijaks arvamine (tasemeõppes on analoogne toiming immatrikuleerimine).
Õppijaks arvamise tühistamine Kasutada siis, kui isik on õppijaks arvatud ja selgub, et ta ei alusta õpinguid (tasemeõppes on analoogne toiming immatrikuleerimise tühistamine).
Õpingute katkestamine Kasutada siis, kui isik on õppijaks arvatud, ta on alustanud õpinguid, kuid katkestab need (tasemeõppes on analoogne toiming eksmatrikuleerimine).