Dokumentide olekud

Õppijate olekutega seotud muudatused ja parandused viiakse ÕISi vastavate aluskorralduste registreerimise järel. Alusdokumendiks, mis lubab teha õppija olekuandmetes muudatusi, on dekaani korraldus või prorektori korraldus. Prorektori korraldusele võib eelneda dekaani esildis. Korralduste vormistamisega seotud toiminguid on detailselt kirjeldatud peatükis "Korralduste vormistamise etapid".

Ka teistel dokumendi tüüpidel peale korralduste (diplom või kutsetunnistus, akadeemiline õiend ja tõend) olekud ja nende olekute muutmine on samalaadne.

Dokumentide olekud on järgmised.

Olek Esildis loomisel on esildise esimene olek pärast selle lisamist ja salvestamist. Esildist on võimalik kustutada. Järgmine toiming esildisega on selle väljastamine.
Oleku Esildis väljastatud saab esildis pärast loomisel olekus esildise väljastamist. Esildis väljastatakse pärast seda, kui dekaan on esildise allkirjastanud. Väljastamisel sisestatakse dokumendile number ja kuupäev. Pärast esildise väljastamist selle sisulist osa enam muuta ei saa. Väljastatud esildist on võimalik tühistada. Väljastatud esildise põhjal on võimalik alustada korralduse loomist.
Oleku Korraldus loomisel saab dokument pärast selle lisamist ja salvestamist või väljastatud esildisest korralduse loomist. Loomisel olekus dokument on nähtav ainult selle koostajale ja teistele vastavate eri õigustega kasutajatele. Loomisel olekus dokumenti on võimalik muuta ja kustutada. Järgmine toiming dokumendiga on selle väljastamine
Oleku Korraldus väljastatud saab dokument pärast loomisel olekus dokumendi väljastamist. Korraldus prinditakse paberile ja esitatakse allkirjastamiseks. Väljastatud dokumenti ei saa enam viia tagasi loomisel olekusse ega kustutada. Võimalik on dokument tühistada, seejärel saab dokumendi olekuks Korraldus tühistatud. Järgmine toiming dokumendiga on selle registreerimine.
Oleku Korraldus registreeritud saab dokument pärast väljastatud dokumendi registreerimist. Korraldused registreeritakse dokumendihaldussüsteemi (DHISi), selle käigus saab korraldus automaatselt numbri. Registreerimise järel kajastuvad korraldusega tehtud muudatused õppija olekuandmetes.

Registreeritud korraldustega tehtud muudatuste tühistamiseks tuleb olenevalt muutmiste põhjustest vormistada korralduse muutmise või tühistamise, immatrikuleerimise tühistamise, täiendusõppija õppekoha tühistamine vms korraldus. Kui muudatuste tegemiseks kasutada korralduse muutmise ja tühistamise korraldust, siis tehakse muudatused selle alusel käsitsi ÕISi talituse töötaja poolt.

Osade dokumendi liikide puhul on võimalik registreeritud dokument viia tagasi olekusse väljastatud ja registreeritud dokumenti ka tühistada. Nii saavad vastavate eriõigustega kasutajad registreeritud akadeemiliste õiendite registreeringud tühistada ehk viia need tagasi väljastatud olekusse. Samuti saab vastavate eriõiguste olemasolul tühistada dokumendi tüübi diplom või kutsetunnistus kõikide alaliikide ning dokumendi tüübi akadeemiline õiend osade alaliikide (eesti- ja ingliskeelne lõpetamisel väljastatav õiend, eesti- ja ingliskeelne hinneteleht AÜ täiendusõppeprogrammil osalejale, eesti- ja ingliskeelne hinneteleht AÜ õppijale) registreeritud dokumente, st viia need registreeritud olekust tühistatud olekusse.

Oleku Korraldus tühistatud saab väljastatud ja registreeritud dokument tühistamise järel.

Järgmisel joonisel on skemaatiliselt kujutatud dokumendi olekuid ja nende muutmiseks tehtavaid toiminguid.

Järgmisel joonisel on skemaatiliselt kujutatud esildise ja selle põhjal loodava korralduse olekuid ning nende muutmiseks tehtavaid toiminguid.