Täiendusõppijate andmete ja dokumentide haldamine

Eri üksustes võib olla erinev õppijaks arvamise korralduste vormistamise protsess. Mõnes üksuses vormistavad korraldusi täiendusõppega tegelevad töötajad, mõnes üksuses vormistavad korraldusi ainult dekanaadi töötajad.

Õppija õppekoht on üksus, mis tekib vastavate korralduste registreerimise järel. Täiendusõppe puhul tekib õppekoht dekaani või prorektori korralduse määramine täiendusõppeprogrammil õppijaks ja dekaani korralduse määramine AÜ täiendusõppe õppijaks registreerimise järel. Õppekoha pikkus on fikseeritud nendel dokumentidel.
Õppekoha katkestab dekaani või prorektori korraldus nimekirjast väljaarvamine (täiendusõppe õppija). Õppekoha saab tühistada dekaani korraldusega täiendusõppija õppekoha tühistamine ja prorektori korralduse immatrikuleerimise tühistamine alaliigiga täiendusõppija õppekoha tühistamine.
Vajadusel saab muudatusi õppekoha andmetes teha ka prorektori või dekaani korraldusega korralduse muutmine või tühistamine. Selle korralduse liigi kasutamisel tehakse kõik korralduse olevad muudatused ÕISi talituse töötaja poolt käsitsi.
Täiendusõppega seotud dokumentide puhul on veel oluline teada, et korraldused, millega isikud õppijaks vormistatakse (nt määramine AÜ täiendusõppeprogrammil õppijaks) on aluskorralduseks tõendite, tunnistuste ja hinnetelehtede vormistamisel. See tähendab, et õppijaks arvamise korraldusele olevatele isikutele saab aluskorralduse alusel ühekorraga luua nii tõendid kui ka tunnistused ja hinnetelehed. Loodud dokumendid saab ka kõik ühekorraga väljastada, registreerida ja välja trükkida.

Järgnevas tabelis on esitatud ülevaade kõikidest täiendusõppega seotud dokumentidest.

	Täiendusõpet korraldab teaduskond või kolledž	Täiendusõpet korraldab mitteakadeemiline struktuuriüksus
Õppijaks arvamine (tasemekoolituses on analoogne toiming immatrikuleerimine).	1) Dekaani korraldus: määramine AÜ täiendusõppeprogrammil õppijaks 2) Dekaani korraldus: määramine AÜ täiendusõppe õppijaks	Prorektori korraldus: määramine AÜ täiendusõppeprogrammil õppijaks
Õppijaks arvamise tühistamine Kasutada siis, kui isik on õppijaks arvatud ja selgub, e ta ei alusta õpinguid (tasemeõppes on analoogne toiming immatrikuleerimise tühistamine).	Dekaani korraldus: täiendusõppija õppekoha tühistamine	Prorektori korraldus: immatrikuleerimise tühistamine. Alaliik: täiendusõppija õppekoha tühistamine
Õpingute katkestamine Kasutada siis, kui isik on õppijaks arvatud, ta on alustanud õpinguid, kuid katkestab need (tasemeõppes on analoogne toiming eksmatrikuleerimine) .	Dekaani korraldus: nimekirjast väljaarvamine (täiendusõppe õppija)	Prorektori korraldus: nimekirjast väljaarvamine (täiendusõppe õppija)
Muudatused, mille kohta ei ole eraldi korralduse liiki	Dekaani korraldus: korralduse muutmine või tühistamine. Alaliik: korralduse muutmine või korralduse tühistamine.	Prorektori korraldus: korralduse muutmine või tühistamine. Alaliik: korralduse muutmine või korralduse tühistamine.
Tõend osalemise kohta	Tõend: 1) Tõend täiendusõppes osalejale 2) Tõend täiendusõppes osalejale (ingliskeelne)	Tõend: 1) Tõend täiendusõppes osalejale 2) Tõend täiendusõppes osalejale (ingliskeelne)
Tunnistus	Diplom või kutsetunnistus: 1) Tunnistus AÜ täiendusõppeprogrammil osalejale 2) Tunnistus AÜ koolitusprogrammil osalejale (ingliskeelne) 3) Tunnistus AÜ õppijale 4) Tunnistus AÜ õppijale (ingliskeelne)	Diplom või kutsetunnistus 1) Tunnistus AÜ täiendusõppeprogrammil osalejale 2) Tunnistus AÜ koolitusprogrammil osalejale (ingliskeelne) 3) Tunnistus AÜ õppijale 4) Tunnistus AÜ õppijale (ingliskeelne)
Hinneteleht	Akadeemiline õiend: 1) Hinneteleht AÜ täiendusõppeprogrammil osalejale 2) Hinneteleht AÜ täiendusõppeprogrammil osalejale (ingliskeelne) 3) Hinneteleht AÜ õppijale 4) Hinneteleht AÜ õppijale (ingliskeelne)	Akadeemiline õiend: 1) Hinneteleht AÜ täiendusõppeprogrammil osalejale 2) Hinneteleht AÜ täiendusõppeprogrammil osalejale (ingliskeelne) 3) Hinneteleht AÜ õppijale 4) Hinneteleht AÜ õppijale (ingliskeelne)