Mis on hüvitamisotsuste ja -arvete moodul ja mida selles teha saab?

Kõikide ülikooli tasemeõppe üliõpilaste kehtivatele õppekohtadele (ca 14 000) kohta tehakse iga semestri esimese kuu jooksul hüvitamisotsus (edaspidi: otsus), mis ütleb, kas vaja on puuduolevate EAP-de või tasulisel õppekohal õppekulusid hüvitada või mitte ning hüvitamise korral tuvastatakse arve väljastamiseks vajalik arve sisu.

Seni õppeosakonnas Exceli vahendusel tehtavat otsuse tegemise protsessi toetab alates 2024/25 õppeaastast ÕIS2-s hüvitamisotsuste- ja arvete moodul, milles otsuse tegemise perioodil igaöiselt:

1. kogutakse kokku otsuste tegemiseks vajalikud õppekohtade ja muud vajalikud andmed;
2. arvutatakse igale õppekohale otsus, mida on võimalik õppekorralduse spetsialistidel kontrollida ja mille põhjal saab vajaduse korral tegeleda otsust mõjutavate andmete täiendamisega (peamiselt erinevate üliõpilaste avalduste ja nendele järgnevate otsusete või korralduste põhjal).

Hüvitamist nõudva otsuse korral on võimalik uues lahenduses (funktsionaalsus lisandub hiljemalt 2024/25 kevadsemestri arvete vormistamise perioodiks) vormistada vastavate õppekohtade kohta (ca 2000 semestris) ülikooli poolt esitatavaks arveks vajalik eeltöö, kus üliõpilase õppekoha ja maksja andmed ning arve sisu (ühik, ühiku hind ja arve summa) on eeltäidetud ning pärast selle kontrollimist ja vajaduse korral täiendamist õppekorralduse spetsialistide poolt on võimalik suunata see raamatupidajatele arve koostamiseks ja väljastamiseks. 

Loodud lahenduse eesmärgiks on vähendada käsitööd otsuste ja nendega seotud arvete  andmete sisestamisel, kogumisel ja kontrollimisel kiirendades nii seotud protsesse kui tagades aja- ja asjakohase info, mis on vajalik üliõpilastele toe pakkumiseks. Samuti on see oluline eeltöö, et tulevikus liikuda kõnealuste protsesside korral veelgi suurema automatiseerituse poole. 

Kes saavad hüvitamisotsuste ja -arvete moodulit kasutada ja kuidas selleks õigused saada?

1. Mooduli peakasutaja: ÕIS2 ÕKS-i roll + kasutajatoe poolt antav superkasutaja õigus valdkonna skoobiga.
2. Õppekorralduse spetsialist (ÕKS):
   1. õppekava nõustajaks olev ÕKS tuvastatakse automaatselt õppekava väljalt "Õppekava õppijaid nõustav õppekorralduse spetsialist);
   2. valdkonna dekanaadi ÕKS (ÕIS2 ÕKS-i roll + kasutajatoe poolt antav kasutaja õigus valdkonna skoobiga).

Kus ma saan hüvitamisotsuste- ja arvete moodulit kasutada?

Mooduli kasutamiseks tuleb logida ÕIS2-te, veenduda, et oled ÕKS-i rollis (rollivalik paremal ülanurgas) ning valida vasakpoolsest menüüst ("ÕKS menüü") "Hüvitamisotsused" (vt joonis).

Mida saab hüvitamisotsuste- ja arvete moodulis teha?

Mooduli hüvitamisotsuste alajaotuses saab:

1. peakasutaja:
   1. otsida ja vaadata kõikide aktiivsete õppekohtade otsuseid;
   2. süsteemi poolt tehtud otsust manuaalselt koos põhjendusega muuta;
2. õppekava ÕKS otsida ja vaadata oma õppekava aktiivsete õppekohtade otsuseid;
3. valdkonna ÕKS otsida ja vaadata oma valdkonna aktiivsete õppekohtade otsuseid. 

Kuidas hüvitamisotsuste tegemise protsess toimib?

Hüvitamisotsuste arvutamise perioodi ja viimase arvutamise aja leiad hüvitamisotsuste vormi päisest (vt joonis).

Kuidas ma saan ÕKS-ina otsustega tutvuda?

Otsuste kiirfiltreerimine

Õppekohtade ja nende otsuse nimekirja kuvamiseks saad kasutada kiirfiltreid (vt joonis). 

Vajutades vastaval valikul (näiteks "Hüvitab EAP eest") filter rakendub ja kuvatakse tingimustele vastav nimekiri, mida saad täpsemaks filtreerida kiirfiltrite all olevas plokis "Otsing ja filtreerimine".

Otsuste täiendav filtreerimine ja otsimine

Kiirfiltrite vahendusel kuvatud nimekirja saad täpsemaks filtreerida plokis "Otsing ja filtreerimine".

Otsuse detailvaate vaatamine

Otsuse detailvaate vaatamiseks vajuta otsuse järel noole-ikoonile (vt joonis). 

Näide detailvaatest otsuse "Hüvitab õppekulusid tasulisel õppekohal" korral (vt joonis).

Näide detailvaatest otsuse "Hüvitamisest vabastatud: pikendatud õppeajal" korral (vt joonis). 

Kuidas toimub otsuse käsitsi muutmine?

Otsuse muutmine toimub selle detailvaates (vt joonis) ja muutmisel tuleb alati kirjutada ka muutmise põhjus. 

Käsitsi märgitud otsusele viitab punane käe-ikoon üliõpilase nime juures (vt joonis).