Dokumentide otsimine

Dokumentide puhul tuleb eristada seda, kas need on personaalsed või mitte. Personaalsed dokumendid on näiteks tõendid, tunnistused ja hinnetelehed. Mittepersonaalsed on näiteks õppijaks arvamise korraldused. Personaalsed dokumendid saab küll luua ühekorraga ühe aluskorralduse alusel, kuid pärast loomist tekib kõikidele isikutele oma personaalne dokument ning nende sisu saab muuta ainult ükshaaval. Samuti saab neid ainult ükshaaval tühistada ja kustutada. Nende toimingute tegemiseks on need vaja ka ükshaaval välja otsida. Mittepersonaalsete dokumentide puhul on tegemist ühe dokumendiga olenemata sellest, palju sellel isikuid on.

Dokumentide otsimiseks määrake üliõpilasolekute mooduli ülaservas otsitava dokumendi tüüp ja liik (vt joonis). Määratud peab ka olema üksus, mille dokumente otsida soovite (vaikimisi määratud üksus, mille töötaja te olete).

Otsingut saate piirata veel dokumendi oleku, olekumuutuse kuupäeva järgi ja esildise ja korralduse numbri osa järgi.

Oleku järgi otsinguks määrake Dokumendi olek (vt joonis) rippmenüüst dokumendi olek. Nii on võimalik dokumendi tüübi dekaani ja prorektori korraldus korral otsida korraldusel loomisel, korraldus väljastatud, korraldus registreeritud ja korraldus tühistatud olekus dokumente ning dokumendi tüübi prorektori korraldus dekaani esildisega korral otsida lisaks esildis loomisel, esildis väljastatud ja esildis tühistatud olekus dokumente.

Olekumuutus on igasugune dokumendi oleku muutus. Nt on olekumuutus dokumendi loomine, loomiselt olekust väljastatud olekusse viimine jne. Nii saate nii välja otsida ainult mingil kindlal kuupäeval loodud, väljastatud või registreeritud dokumendid. Olekumuutmise kuupäeva järgi otsimiseks sisestage Dokumendi olekumuutuse kuupäev (vt joonis) kuupäeva väljadele sobivad kuupäevad (vaikimisi otsitakse dokumente, mida on muudetud viimaseks kuu aja jooksul).

Korralduse numbri järgi otsimiseks sisestage korralduse numbri osa väljale Korralduse numbri osa (vt joonis). Nii saate näiteks otsida registreeritud tunnistusi vms.

Kui otsingutingimused määratud, vajutage nupule Otsi. Ekraanile kuvatakse otsingutingimustele vastavate dokumentide nimekiri.

Iga dokumendi kohta esitatakse nimekirjas järgmised andmed:

dokumendi haldaja üksuse kood (veerg Str kood)
dokumendi registreerimise kuupäev (veerg Dok kp)
esildise number (veerg Esildis)
personaalse dokumendi korra isiku nimi, kellele dokument on vormistatud (veerg Nimi)
korralduse number või isiku nimi (kui korraldus pole veel registreeritud (veerg Korralduse nr/ nimi)
dokumendi olek (veerg Olek)
dokumendi liik ja alaliik
korralduse ja esildise registreerimise kuupäevad
dokumendi koostaja nimi

Dokumendi avamiseks vajutage vastavalt dokumendi olekule isiku nime või korralduse numbri lingile.