Isikute lisamine dokumendile

Uue dokumendi loomiseks valige mooduli esilehel dokumendi tüüp ja dokumendi liik (joonisel p 1) ning vajutage nupule Lisa dokument (joonisel p 2).

Kui tegemist on personaalse dokumendiga, avaneb isiku otsimise vorm (vt joonis). Vaikimisi on määratud üksus, mille töötajate te olete. Sisestage isiku perekonnanime osa või matriklinumber. Leitud isiku valimiseks dokumendile vajutage nime lingile. Pärast isiku valimist avaneb dokumendi lisamise vorm (vt joonis).

1. Osade personaalsete dokumentide puhul on võimalik isikud dokumendile lisada aluskorralduse alusel. See tähendab, et isikuid ei pea otsima korraldusele õppija kaupa, vaid nad saab lisada korraldusele mingi kindla aluskorralduse alusel. Aluskorraldus võib olla nt eksmatrikuleerimise korraldus diplomite ja lõpetamisel väljastatavate akadeemiliste õiendite või AÜ täiendusõppeprogrammil õppijaks määramise korraldus AÜ täiendusõppeprogrammi tunnistuste ja hinnetelehtede vormistamisel.
   

Dokumentidel, mille puhul aluskorraldust saab kasutada, on rippmenüü Aluskorraldus (vt joonis). Aluskorralduste kohta kuvatakse selle number ning selle viimane olekumuutuse kuupäev. Näiteks, kui aluskorraldus on olekus Korraldus loomisel, siis näidatakse kuupäeva, mil vastav korraldus loodi.

Valige Aluskorraldus rippmenüüst sobiv korraldus, seejärel lisatakse aluskorraldusel olevad isikud loodavale dokumendile.

Kui tegemist ei ole personaalse dokumendiga, saate dokumendile isikuid otsida isikuregistrist. Selleks vajutage dokumendi lisamise vormil nupule Lisa isikuid (vt joonis).

Ekraanil avaneb isikute otsimise vorm (vt joonis). Vaikimisi on määratud, üksus, mille töötajate te olete. Määrake kitsendavad tingimused (nt õppeaste, õppekava ja õppevorm). Mingi kindla õppija leidmiseks sisestage näiteks tema perekonnanime osa või matriklinumber.

• Veergu Märkused kuvatakse õppijate kõrvalolekute (nt akadeemiline puhkus, õppetoetuse määramine, pikendusaastal viibimine) info.
• Veergu Fin., õppevorm, õppeaste kuvatakse õppevorm ja õppeaste lühendina.
• Külalisüliõpilaste, väliskülalisüliõpilaste ja täienduskoolituse õppijate korral kuvatakse veergu Õppekava õppe algus ja lõpp.
• Täiendusõppeprogrammil õppijate korral kuvatakse veergu Õppekava täiendusõppeprogrammi nimetus ja toimumise aeg.
  

Märkige õppijad, keda soovite korraldusele lisada. Selleks täitke märkeruudud sobivate nimede ees (joonisel p 1). Korraga kõikide märkimiseks täitke märkeruut veeru päises. Seejärel vajutage nupule Lisa valitud õppijad nimekirja (joonisel p 2).

Pärast õppijate lisamist ilmub uue dokumendi lisamise vormile nupp Salvesta. Uue dokumendi salvestamiseks peab dokumendile olema lisatud vähemalt üks õppija.
Järgmisel joonisel (vt joonis) on kujutatud dokument, mille liigiks on lubamine akadeemilisele puhkusele. Järgnevalt on kirjeldatud täpsemalt selle dokumendi koostamisega seotud toiminguid. Teiste dokumendiliikide korral toimub töö analoogselt.

1. Rippmenüüst Dokumendi alaliik valige dokumendi alaliik (vt joonis 15, p 1).
2. Sisestage dokumendile vajalikud kuupäevad (antud juhul Akadeemilise puhkuse algus ja Akadeemilise puhkuse lõpp, vt joonis 15, p 2) või muud vajalikud andmed ning liikuge edasi, kas Enter-klahvi või Tab-klahvi vajutades. Seejärel ilmuvad sisestatud kuupäevad dokumendi päise teksti. Antud dokumendi liigi põhjal täidetakse seejärel automaatselt ka väli Uus õppe lõpukuupäev.
3. Üldjuhul dokumendi päise tekstis (vt joonis 15, p 3) muudatus teha pole vaja, kuid on mõned erandid. Näiteks korralduse muutmise või tühistamise korralduse vormistamisel on päise tekst vaja dokumendi vormistajal endal sisestada. Päise teksti muutmiseks vajutage välja Päis järel nupule Muuda, tehke päise tekstis vajalikud muudatused ning vajutage nupule Sulge.
4. Lisainfo lisamiseks vajutage välja Lisainfo järel nupule Muuda (vt joonis 15, p 4). Sisestage tekst ja vajutage nupule Sulge.
5. Määrake Alus rippmenüüst (vt joonis 15, p 5) dokumendi alus. Kui sobivat aluse teksti ei ole, siis lisage see vajutades nupule Muuda/lisa. Vajadusel lugege aluste haldamisest täpsemalt peatükist 3.6. „Dokumendi aluste haldamine".
6. Määrake Dokumendi allakirjutaja rippmenüüst (vt joonis 15, p 6) dokumendi allakirjutaja. Dokumendi koostaja (rippmenüü Dokumendi koostaja) määramine toimub samalaadselt. Kui sobivat allakirjutajat või koostajat ei pakuta, siis lisage see vajutades nupule Muuda/Lisa. Dokumendi allakirjutajate ja koostajate haldamisest lugege täpsemalt peatükist 3.7. „Dokumendi allakirjutajate ja koostajate haldamine".
7. Dokumendi jaluse teksti lisamiseks vajutage välja Jalus järel nupule Muuda (vt joonis 15, p 7). Sisestage jaluse tekst ja vajutage nupule Sulge.
   

Kui kõik vajalikud dokumendi väljad on täidetud, vajutage selle alaservas nupule Salvesta. Pärast salvestamist on tekib olekus Loomisel dokument. Dokumendiga tehtavatest edasistest toimingutest lugege järgmistest peatükkidest.