| Teema | Juhised ja nipid |
|---|
| 1 | Kaugtöökontori ruum ja seadmed | |
| 2 | Kaugsuhtlus | - Kaugtöö tingimustes muutub suhtlus paratamatult rohkem kirjalikuks ja asünkroonseks. See annab võimaluse sõnastada oma soove ja sõnumeid hoolikamalt. Samuti saab kokkuleppeid lihtsamini fikseerida. Kirjaliku vormi puudus on emotsionaalse kontakti vähenemine, sh ei pruugita tajuda sõnumite taga olevaid emotsioone. Seda kõike silmas pidades vali sobiv suhtluskanal: telefon, videokõne, kiirvestlus, e-kiri või SMS
- Telefon on kiire sünkroonse arutelu pidamise kanal, mille kaudu edastatakse infot vahetult. Telefoni on sobiv kasutada tööajal. Kõne vältel on emotsioone lihtne tajuda. Kokkuleppeid ja infot on keeruline fikseerida
- Videokõne on kiire sünkroonse arutelu pidamise kanal, mille edastatakse infot vahetult. Videokõnet on sobiv pidada tööajal. Kõne vältel on emotsioone lihtne tajuda. Kokkuleppeid ja infot on keeruline fikseerida
- Kiirvestlus on pigem asünkroonne kanal, mille kaudu edastatakse infot vahetult. Kiirvestlust on sobiv pidada päevasel ajal. Emotsioonide väljendamiseks tasub kasutada emotikone. Kokkulepetest ja infost jääb maha jälg, mis aga võib kaduda suhtlusvoos lihtsasti ajalukku
- E-kiri on asünkroonne kanal, mille kaudu edastatakse infot ajalise nihkega. E-kirja võib kirjutada igal ajal. Selles väljendatavaid emotsioone on keeruline tajuda. Kokkulepped ja info on hästi hallatavad ning otsitavad.
- SMS on asünkroonne kanal, mille kaudu edastatakse infot ajalise nihkega. SMS-i on sobiv saata päevasel ajal. Selles väljendatavaid emotsioone on keeruline tajuda. Kokkulepetest ja infost jääb maha jälg, mis aga võib kaduda suhtlusvoos lihtsasti ajalukku
- Kui asünkroonses suhtluskanalis jääb mõttevahetus mingi küsimuse üle edasi-tagasi käima, siis on aeg teha videokõne
- Püüa kasutada nii vähe kanaleid ja rakendusi kui võimalik, sest hiljem on raske meenutada, millises kanalis ja rakenduses millest juttu oli
- Ülikoolipere eelistatud lahendus kiirvestlusteks ja videokõnedeks on Microsoft Teams. Ülikoolipere rohkem kui 17 000 liiget on selle rakenduse aadressiraamatus ja ühenduse võtmine on väga lihtne. Vt ka Videokonverentsi rakendused Tartu Ülikoolis
|
| 3 | Veebikoosolekud | - Tartu Ülikooli põhiline veebikoosolekute rakendus on Microsoft Teams. Vt ka KKK – Teamsi kasutamine / FAQ - Teams tips
- Veebikoosolekute eelised
- Inimesed ei kaota aega selle peale, et liikuda füüsiliselt koosolekukohta
- Ühise aruteludokumendi, ekraani jagamine ja valge tahvli jagamine on väga lihtne
- Koosolekul kirjalikult esitatud küsimused-vastused ja tehtud märkmed on osalistele ilma järeltegevusteta kohe kättesaadavad
- Koosolekuid on väga lihtne salvestada ja järelvaadata (Stream)
- Inimesi on võimalik spontaanselt juurde kutsuda ja eemaldada
- Veebikoosolekute miinused
- Osaliste emotsioone on keerulisem tajuda
- Tehnilised viperused võivad osalemise nurjata
- Veebikoosolekute nipid
- Lülita mikrofon välja, kui Sa parajasti ei räägi
- Kasuta kõnesoovi ja küsimuste esitamiseks kiirvestluse funktsiooni „Chat“
- Kehva sideühenduse puhul katkesta enda ja/või sissetulev videovoog
- Et hoida kolleege kursis, kas Sul on aega ühisaruteluks, on lihtsaim viis kanda kõik oma äraolekud kalenderisse (Exchange Online ja Teams). Vt ka Videokonverentsi rakendused Tartu Ülikoolis
|
| 4 | Vabas vormis koosolekud | - Sotsiaalse suhtluse üks parimaid vorme on vabas vormis videokoosolekud, nt „Kohvinurk“, klubikoosolek, õhtusöök, sünnipäev jne. Samuti saab veeta ühiselt aega veebimänge mängides. Vt nt https://www.jackboxgames.com/
- Vabas vormis koosolekul on oluline näha kõiki osalejaid. Soovitame kasutada Zoomi tarkvara, mis võimaldab galeriivaates näidata ühel ekraani kuni 49 osaleja videopilti. Olemas on tasuta versioon, millel on ajapiirang 40 minutit
- Vt ka Videokonverentsi rakendused Tartu Ülikoolis
|
| 5 | Veebiseminarid | - Veebiseminari tarkvara peab võimaldama
- lihtsat osalejate kaasamist (viide koosolekule)
- lisaks veebiliidesele soovitavalt arvuti- ja nutiseadme rakenduse olemasolu
- koosoleku juhtimise töövahendeid (osalejate vaigistamine, sõna andmise juhtimine)
- ekraani ja dokumentide jagamist
- võimaluse korral valget tahvlit
- Tartu Ülikool kasutab veebiseminarideks edukalt BigBlueButtoni, Teamsi ja Zoomi. Vt ka Videokonverentsi rakendused Tartu Ülikoolis
- BigBlueButtoni (BBB) eripärad
- Võimaldab jagada reaalajas videot, heli, slaide, arvutiekraani, kasutada jututuba, valget tahvlit, küsitlust ja eraldatud ruume
- Ühendatud e-kursuse tarkvaraga Moodle
- BBB kasutuselevõtt on väga lihtne. Iga ülikoolipere liige saab seda kasutada tasuta kas Moodle'i kaudu või otse aadressilt button.ut.ee. Vt ka https://sisu.ut.ee/juhendid/veebiseminarid
- Veebilehitsejal on piirangud. BBB kasutamiseks sobib kõige paremini Google Chrome, seejärel Firefox ning Opera. Apple'i telefonis kasuta Safarit. Teiste veebilehitsejega võib esineda probleeme helikvaliteedi ja ekraanijagamisega. Internet Exploreriga BBB ja salvestus ei tööta
- Teamsi eripärad
- Võimaldab jagada reaalajas videot, heli, slaide, arvutiekraani, kasutada jututuba, valget tahvlit, küsitlust ja eraldatud ruume.
- Ei ole Moodle'iga ühendatud (arendusprojekt on pooleli)
- Teamsi kasutuselevõtt on keskmise keerukusega
- Ei ole mõeldud otseselt veebiseminaride, vaid pigem koosolekute pidamiseks
- Ülikoolipere rohkem kui 17 000 liikmel on Teamsi kasutuslitsents ja neid saab rakenduse aadressiraamatu kaudu seminarile kaasata
- Iga õppejõud saab ise seminare algatada
- Salvestis jääb pärast seminari lõppu osalejatele automaatselt kättesaadavaks Teamsivahendusel
- Vaatajate ringi laiendamiseks tuleb need teha kättesaadavaks Streami, Panopto või mõne muu TÜ digisisu keskkonna vahendusel
- Vt ka KKK – Teamsi kasutamine / FAQ – Teams tips
- Zoomi eripärad
- Võimaldab jagada reaalajas videot, heli, slaide, arvutiekraani, kasutada jututuba ja eraldatud ruume
- Küsitluste ja valge tahvli funktsionaalsus puudub
- Ei ole Moodle'iga ühendatud
- Zoomi kasutuselevõtt on keskmise keerukusega
- Tarkvara kasutamine on lihtne
- Tarkvara on tasuline. Igale õppejõule ei ole otstarbekas eraldi litsentsi soetada
- Seminari koordineeritakse keskselt, mis vähendab paindlikkust ja operatiivsust seminari planeerimisel.
- Salvestised jõuavad Zoomi pilve või korraldaja arvutisse. Salvestiste järelvaatamiseks tuleb need teha kättesaadavaks Streami, Panopto või mõne muu TÜ digisisu keskkonna vahendusel
- Zoomil on funktsioon „Gallery view“, kus on korraga näha kuni 49 osaleja videopilt
- Vt ka KKK – Zoomi kasutamine
- Suure osalejate arvuga loengute ja konverentside jaoks sobib hästi Teams Live Event
|
| 6 | Nõukogude, senati jm ametlikud koosolekud | - Ametlikel koosolekutel (nõukogud, senat) on vaja tutvustada teemasid, juhtida arutelu ja võtta vastu otsuseid
- Tartu Ülikool on selleks edukalt kasutanud Teamsi ja Zoomi
- Teamsikasutamise nipid
- Et tagatud oleks kogu funktsionaalsus, on tungivalt soovitav tarkvara eelnevalt arvutisse installida, seadistada ja seda testida
- Koosolekud on ülikooliperele tasuta
- Osalisi saab kutsuda ka väljastpoolt ülikooli
- Korraga on näha neli osalist (viimased, kes on rääkinud), suurim osaliste arv on 250
- Avalikult saab hääletada kiirvestluse („Chat“) kaudu või küsimustiku („Polly“) abil
- Salaja saab hääletada küsimustiku abil või keskkonnas valimised.ut.ee
- Kogu töökorraldus ja failide jagamine on võimalik virtuaalselt tagada. Koosolekud sisestatakse kalendrisse ja osalemine on lihtne
- Koosolekut ja kiirvestlust on võimalik salvestada
- Zoomi kasutamise nipid
- Et tagatud oleks kogu funktsionaalsus, on tungivalt soovitav tarkvara eelnevalt arvutisse installida, seadistada ja seda testida
- Tasuta Zoom on piiratud võimalustega
- Zoomi litsentsiga või virtuaaltuba laenutades (lisada ruumikalender, nt ITO Zoom) on tarkvara kasutamine lihtne
- Osalisi saab kutsuda ka väljastpoolt ülikooli
- Funktsiooniga „Gallery view“ on korraga näha 25 osalist, erijuhul 49 (viimased, kes on rääkinud). Suurim osaliste arv on 100.
- Avalikult saab hääletada visuaalselt või kiirvestluses („Chat“).
- Salaja saab hääletada keskkonnas valimised.ut.ee
- Kuna litsentsiga koosolekute arv on piiratud, peab ürituse iga kord vastavalt juhistele registreerima (kas osakonnasiseselt või teiste litsentse kasutades koosolekukalendris) ja edastama lingi osalistele
- Koosolekut on võimalik salvestada
- Vt ka Videokonverentsi rakendused Tartu Ülikoolis
|
| 7 | Isikute valimine esinduskogudesse ja ametikohtadele | |
| 8 | Töötubadega seminarid | - Seminaridel on vaja tutvustada teemasid, juhtida arutelusid ja teha rühmatööd ühiste dokumentide kallal. Tartu Ülikool on selleks edukalt kasutanud Teamsi
- Kogemuslugu digiarengu strateegia mõttetalgutelt, kus toimus ühisseminar koos vahepealsete töötubadega alamtöörühmades
- Loo seminari töörühm Teamsis (vt Meeskonna tööala loomine Teamsis)
- Loo alamtöörühmadele kanalid („Channels“)
- Lisa iga kanali juurde funktsiooni „Files“ alla arutelu ja ühistoimetamise failid (soovitatav on kasutada Powerpointi)
- Jaga seminaril osalejatele kutse üldkanalisse („General“)
- Pea seminari sissejuhatav arutelu Teamsi videokoosolekuna (NB! Tee videosalvestus)
- Jaga seminaril osalejad alamtöörühmadesse ja suuna nad eraldi kanalitesse töötuppa (tee alamtöörühma töötoast videosalvestused). Lepi enne kokku töötoale järgneva ühisseminari aeg
- Sul on võimalik sujuvalt käia pisteliselt alamtöörühmade töötoas
- Vajaduse korral saad minna töötubadesse inimesi ühisseminarile tagasi kutsuma
- Soovitatav on korraldada parajal ajal nn kohvinurk, kus osalejad saavad vabas vormis suhelda
- Seminari dokumendid, kiirvestlused ja videosalvestused on pärast üritust kättesaadavad samas Teamsi rühmas
|
| 9 | Teaduslike tööde kaitsmine | - Vt 2020-05-07 veebiseminar Soovitused lõputööde kaitsmiste läbiviimiseks veebikeskkonnas
- Tartu Ülikool on akadeemiliste tööde kaitsmiseks edukalt kasutanud BigBlueButtoni, Teamsi, Zoomi ja Teams Live Eventi
- BigBlueButtoni kasutamise nipid
- Kaitsmine toimub veebikeskkonnas BigBlueButton
- Kaitsjal on võimalik jagada oma esitlust või arvutiekraani või joonistada valgele tahvlile
- Kaitsmise võib salvestada
- Küsimused esitatakse kiirvestluses („Chat“)
- Arutelu ja suuliste küsimuste haldamisel on vajalik juht, kes lülitab mikrofone sisse ja välja
- Komisjon koguneb hindamise aruteluks eraldi tööruumi („Break-out room“)
- Järelvaatamiseks tuleb salvestus teha kättesaadavaks Streami, Panopto või mõne muu TÜ digisisu keskkonna vahendusel
- Vt BBB kasutamine kaitsmiseks
- Teamsi kasutamise nipid
- Kaitsmine toimub Teamsi koosolekul, kuhu kogunevad kõik osalised
- Kaitsjal on võimalik jagada oma esitlust või arvutiekraani või joonistada valgele tahvlile
- Kaitsmise võib salvestada
- Küsimused esitatakse kiirvestluses („Chat“)
- Arutelu ja suuliste küsimuste haldamisel on vajalik juht, kes lülitab mikrofone sisse ja välja
- Komisjon koguneb hindamise aruteluks eraldi Teamsi koosolekule
- Järelvaatamiseks tuleb salvestis teha kättesaadavaks Streami, Panopto või mõne muu TÜ digisisu keskkonna vahendusel
- Zoomi kasutamise nipid
- Kaitsmine toimub Zoomi konverentsiruumis, kuhu kogunevad kõik osalised
- Kaitsjal on võimalik jagada oma esitlust või arvutiekraani. Valge tahvli funktsioon Zoomis puudub
- Kaitsmise võib salvestada
- Küsimused esitatakse kiirvestluses („Chat“)
- Arutelu ja suuliste küsimuste haldamisel on vajalik juht, kes lülitab mikrofone sisse ja välja
- Komisjon koguneb hindamise aruteluks eraldi tööruumi („Break-out room“)
- Järelvaatamiseks tuleb salvestus teha kättesaadavaks Streami, Panopto või mõne muu TÜ digisisu keskkonna vahendusel
- Teams Live Eventi kasutamise nipid
- Kaitsmine toimub otseülekandena Teams Live Eventi vahendusel
- Kaitsja, retsentsent ja komisjon on esitlejad (presenter), kuulajad osalevad vaatajana.
- Vajalik on üks-kaks produtsenti, kes korraldavad esinemisjärjekorda ja juhivad arutelu
- Kaitsjal on võimalik jagada oma esitlust või arvutiekraani. Selleks on vajalik on koostöö produtsendiga
- Kuulajad esitavad oma küsimused kirjalikult ja need kogutakse kokku funktsiooni „Q&A“ vahendusel. Küsimusi on võimalik enne avaldamist korrigeerida
- Komisjon koguneb hindamise aruteluks eraldi Teamsi videokõnesse
- Kaitsmine salvestatakse automaatselt ja on järelvaadatav samal aadressil
|
| 10 | Kaugõppetöö korraldamine | - Üldised metoodikasoovitused
- Kasuta iseseisva töö haldamiseks e-kursuste tarkvara vahendeid
- Eelsalvesta loengud kuni 18-minutiliste osadena
- Korralda veebiseminar selgituste jagamiseks, aruteludeks ja harjutamiseks
- Tee veebiseminari salvestis üliõpilastele kättesaadavaks
- Kasuta selgituste jagamiseks ja aruteludeks kiirvestluse või videokonverentsi rakendusi
- Kasuta eksamite ja testide tegemiseks e-kursuste või videokonverentsi rakendusi
- Lisa avalikkusele huvi pakkuv digisisu TÜ digivaramusse (digivaramu.ut.ee)
- Põhilised tarkvaraprogrammid
- Loe lisaks
|
| 11 | Eksamite ja testide korraldamine | - Vt. https://sisu.ut.ee/juhendid/soovitusi-hindamise-kohandamiseks-kaug%C3%B5ppe-olukorras
- Kasuta eksamite ja testide tegemiseks e-kursuste või videokonverentsi rakendusi
- Moodle'is on rohkelt võimalusi nii testide kui ka eksamite korraldamiseks. See sobib, kui üliõpilasel on lubatud materjale kasutada. Soovitatav on kasutada ajapiirangut ja keelata vastuste juurde tagasipöördumine
- Kui testi või eksami tegemisel ei ole materjalide kasutamine lubatud, saab kasutada kombinatsiooni e-kursuse, videokonverentsi ja ekraanijuhtimise (salvestuse) tarkvarast
- Suulise eksami jaoks saab kasutada videokonverentsi tarkvara, kus õppejõud ja üliõpilane saavad omavahel suhelda
- Hetkeseisuga (2020. a aprill) analüüsib ülikool sobivat tarkvara
|
| 12 | Lõpuaktuste korraldamine | |
| 13 | Failide ja materjalide hoidmine | - Faile ja töömaterjale saab hoida Sharepointis, mis on seotud Teamsi failide alaga, ja Onedrive'is
- Juurdepääsu failidele saab Teamsis (MS Office 365 rakendustes) jagada töörühma järgi. Juurdepääsu saab anda ka ülikooli kasutajatunnuseta inimestele
- Ühiskeskkonnas saab faile koos toimetada ja samal ajal kiirvestluse aknas vestelda
- Õppematerjalide eelistatud hoidmiskoht Tartu Ülikoolis on Moodle
|
| 14 | | - Eri vormingus dokumente (tekstiredaktor, tabelarvutus, esitlused, vikid) on võimalik ühiselt toimetada. See kiirendab tulemuse saavutamist ja aitab vältida eri versioonide teket
- Ühistoimetatav dokument asub alati ühes õiges kohas ja kõigil osalistel on selge, milline on viimane kehtiv versioon
- Tartu Ülikooli soovitavad lahendused
- Vt lisaks KKK – Teamsi kasutamine / FAQ - Teams tips
|
| 15 | Projektide ja tööde haldamine | - Projektide haldamisel on vaja läbi mõelda,
- kus asub projekti dokumentatsioon ja teave
- kuidas hallatakse projekti tegevuskava ja ülesandeid
- milliseid suhtluskanaleid kasutatakse
- kuidas koordineeritakse arendust
- Soovitused Tartu Ülikooli projektide ja tööde haldamise rakenduste kohta
|
| 16 | Koosolekuteks aegade kokku leppimine | - Koosolekute ja muude kohtumiste jaoks sobivate aegade kokkuleppimiseks on Outlookis laiendus FindTime.
- See laiendus töötab nii Windowsi kui ka Mac OSX arvutites.
- FindTime laiendust on vaja, et saaks uusi küsitlusi luua. Vaatamiseks ja vastamiseks ei pea laiendus olema paigaldatud.
- Küsitlust saab saata ka ülikoolivälistele e-posti aadressitele, aga vastamiseks peab ülikooli kontoga sisse logima.
- Office 365 töölaua tarkvara ja veebimeili puhul on see ülikooli arvutites keskselt paigaldatud.
- Teistele Office'i versioonidele saab selle manuaalselt lisada Outlooki töölaua rakenduses. Vt. FindTime'i paigaldamine
- FindTime laiendusega küsitluse loomise õpetus: FindTime küsitluse loomine
|
| 17 | Huvitavat lugemist kaugtöö kohta | |
