Õppijate andmed ÕISis
Kui koolitusele tulijad ei ole ise ÕISi kaudu koolitusele registreerunud, siis tuleb programmijuhil sisestada õppijate andmed. Õppijate andmed peavad olema sisestatud korrektselt, st õppijate kontaktandmed peavad olema tõesed ja isiklikud (erandkorras võib nt postiaadress olla ka töökoha oma). Õppijate isiklike e-mailide muutmisel tuleb meeles pidada, et mitmed neist võivad samaaegselt olla ka üliõpilased ja vale e-posti aadressi sisestamine võib jätta nad ilma ÕISi kaudu edastatavast õppeinfost.
Leping
Täiskasvanute koolituse seadus sätestab, et osaleja või koolituse rahastaja nõudmisel on täienduskoolitusasutus kohustatud sõlmima osalejaga või koolituse rahastajaga õppe läbiviimise lepingu. Ülikoolis kehtivad lepinguvormid (vt lisa …):
Tellijaks kolmas isik, kui õppeteenustasu ei tasu õppija
Tellijaks õppija, kui õppeteenustasu tasub õppija ise.
Korraldus õppijaks arvamiseks
Täiendusõppes osalejad arvatakse dekaani või kolledži direktori korraldusega, mitteakadeemiliste struktuuriüksuste korraldatud koolituste korral õppeprorektori korraldusega täiendusõppeprogrammil õppijateks. Tasemeõppe aine õppijad arvatakse dekaani/kolledži direktori korraldusega täiendusõppe õppijaks. Nad ei ole seotud programmi ega õppekavaga. Korraldused on aluseks tunnistuste, hinnetelehtede ja tõendite vormistamiseks.
Allkirjaleht
Inimese allkiri allkirjalehel tõendab tema osalemist koolitusel. Allkirjaleht on soovitav vormistada eeltäidetuna (st koolitusel osalejate nimed on ette trükitud), kui koolituse rahastaja ei ole esitanud erinõudeid (nt et osalejad peavad omakäeliselt nime kirja panema). Kui on tegemist mitmepäevase koolitusega, on soovitatav vormistada allkirjaleht igaks päevaks eraldi.
Protokoll
Protokollist selgub, kes on koolituse läbinud ja saab sellekohase tunnistuse koos hinnetelehega. Kui tunnistuse saab väljastada ka õppijale, kes on osalenud ainult auditoorses õppetöös, siis fikseeritakse protokollis ka maht, millises ulatuses õppija on koolituse läbinud. (Kahes mahus tunnistuse väljastamise võimaldamiseks tuleb programmi andmetes täita lahter "Maht ilma iseseisva tööta".
Protokolle võib ühele toimumisele vormistada mitu. Seetõttu saab koolitusel osalejatele väljastada tunnistusi mitmes osas.
Ainetest koosnevate programmide korral oleneb tunnistusele tulev maht sellest, millises mahus on õppija läbinud sisu kirjeldusse kuuluvaid aineid. Näiteks, kui sisu kirjelduses on programmi mahuks 60 EAP, kuid õppijale on protokollitud aineid 30 EAP eest, kuvatakse tunnistusele läbitud mahuks 30 EAPd.
Tunnistus
Koolituse läbimist tõendav dokument koosneb kahest lehest: tunnistusest ja hinnetelehest. Tunnistus väljastatakse koolituse läbimiseks ette nähtud nõuete täitmise järel ja tunnistusi saab vormistada alles pärast koolituse läbimise tulemuste protokollimist.
Kui protokoll on vormistamata, ei tule hinnetelehele koolituse sisu. Enne hinnetelehe registreerimist saab väljatrükki vaadata ja veenduda, et hinneteleht pole tühi. Kui protokoll ununeb ja hinneteleht tuleb ilma sisuta, siis tuleb hinnetelehed lasta tühistada (pöördudes vastava sooviga ois.tugi@ut.ee), seejärel teha protokoll ja hinnetelehed uuesti väljastada.
Tunnistust ei väljastata, kui õppija ei ole tasunud õppeteenustasu.
Tunnistusi allkirjastatakse administratiivsete tiitlitega: tunnistusele kirjutavad alla koolituse korraldanud struktuuriüksuse juht ja antud koolituse programmijuht.