Sisukord
Aruande täitmise alustamine
Kuluaruande täitmiseks vajutage selle alaservas nupule Muuda aruande andmeid (vt joonis). Seejärel muutuvad aktiivseks kõik väljad, mida on võimalik aruandes täita.
Kulude hüvitamise viisi märkimine
Alajaotuses Kulude hüvitamine märkige, millisele kontonumbrile soovite, et hüvitatav summa kantaks. Vaikimisi kuvatakse kontonumber isikuregistrist. Kui soovite summat kätte saada kassast, siis täitke märkeruut Kassast.
Kulude andmete täitmine, lisamine ja eemaldamine
- Kõik lähetuskorraldusel olevad kulud kantakse kuluaruandesse korraduselt hüvitatavate kulude alajaotusest automaatselt üle. Neid saab aruandes muuta ja eemaldada. Samuti saab kuluaruandesse juurde lisada täiendavaid kuluridu.
- Enne kuluaruande kinnitamiseks saatmist tuleb täita kuluaruandes kõikide kulude andmestik või üleliigsed kulud aruandest eemaldada.
- Enamike kulude kohta tuleb märkida kulu tekkimise kuupäev ja kulu summa kas eurodes või mõnes välisvaluutas. Osade kululiikide korral on vaja täita täiendavad väljad. Vt täpsemalt "Kululiigid".
- Kui selgus, et kõiki algselt planeeritud kulusid ei tekkinud, siis saab need kuluread eemaldada igal kulureal oleva punase ristikese abil (vt joonis). Kui selgub, et mitte ühtegi korraldusele lisatud kulu ei tekkinud, siis määrake aruandele valik Kulud puuduvad (vt täpsemalt).
- Uusi kuluridu saate lisada nupu Lisa kulu (vt joonis) vahendusel.
Välisvaluutades tehtud kulude märkimine
- Töölähetuseeskiri ütleb, et välisvaluutas tehtud kulutused arvestatakse lähetuskulude hüvitamisel eurodesse välisriiki toimunud lähetuselt saabumise päevale järgnenud tööpäeval kehtinud Euroopa Keskpanga päevakursi alusel, arvestades täpsusega neli kohta pärast koma. Euroopa keskpank väljastab vastava tööpäeva kursid selle tööpäeva kella 16.00-ks ja digilähetuse töövoogu kantakse need automaatselt samal öösel.
- Kui aruande kinnitamise ajaks ei ole õige kuupäeva kursse veel töövoos olemas, siis arvutatakse summad eurodes välja vastava valuuta viimase kursi järgi. Ebatäpsed summad ei takista lähetataval ning fin. allika käsutajal aruande kinnitamist ning kohe kui töövoogu õige kuupäeva kursid tekivad, arvutatakse summad eurodes automaatselt ümber. Raamatupidamises ei kinnitata aruannet enne, kui aruanne sisaldab õige kuupäeva kursse.
Kui kulu on tehtud mingis välisvaluutas (st muus valuutas peale EURi), siis tuleb märkida summa sobivas välisvaluutas ning valuutakursside põhjal arvutatakse välja kulude summa eurodes. Sobiv välisvaluuta valige kulu juures rippmenüüst (vt joonis). Rippmenüüs näidatakse valuutade tähiseid. Nende pika nimetuse nägemiseks liikuge kursoriga tähisele.
Kui aruanne sisaldab välisvaluutasid (valuutasid, mis ei ole EUR), siis näidatakse kuluridade kohal, millise kuupäeva valuutakursse eurodes summade arvutamisel kasutatakse (joonisel p 1). Kurssi ja summat eurodes näidatakse järgmisel kujul (joonisel p 2). Lähetusele järgnev tööpäev leitakse aruande üldandmetes oleva lähetuse kestuse järgi ja vajadusel saab seda muuta.
Kui õige kuupäeva valuutakursid ei ole veel töövoogu jõudnud, siis kasutatakse eurodes summade leidmiseks viimast vastava valuuta kurssi. Aruande täitjale näidatakse infot: NB! Praegu ei saa veele õigeid kursse näidata, seega on summad umbkaudsed. (joonisel p 1) ja ebatäpsed kursid on esitatud kollasel taustal (joonisel p 2).
Sisestatud avanss
Lähetusavansi taotlemine ei toimu lähetuste töövoo kaudu. Avaldus tuleb rahandusosakonda saata eraldi vormil (vt lähetusavansi taotlemise avaldus) ning saadud avanss märgitakse raamatupidaja poolt kuluaruandesse vastava kulu juurde.
Saadud avanss on raamatupidaja poolt märgitud kuluaruandesse vastava kululiigi alla helelillal taustal (vt joonis). Kulu kohta tuleb teha täpsustused ja vastavalt sellele tehakse avansiga tasaarveldus.
Ülekandearvega tasutavate kulude märkimine
Lähetusega seotud ülekandearved tuleb saata finantsallika käsutaja poolt kinnitatuna tasumiseks rahandusosakonda. Arve võib saata paberil või digitaalselt allkirjastatuna aadressil rahandus@ut.ee. Arve juurde tuleb märkida lähetuskorralduse number ja finantsallikas, millelt arve tasutakse. Kui arve on tasutud, siis märgitakse selle andmed raamatupidaja poolt kuluauruandesse (vt vajadusel juhend). Lähetatav (sekretär) saab kuluaruandes arvega tasutatavate kulude juures märkida, et see on tasutud/tasutakse ülekandearvega.
Kui mingi kuluaruandes olev kulu on tasutus või tasutakse ülekandearvega, siis vajutage selle juures lingile tasutakse ülekandearvega (vt joonis).
Kui ülekandearve andmeid ei ole veel raamatupidaja poolt töövoogu sisestatud, siis lisatakse aruandesse tühi ülekandearverida (vt joonis), mille andmed täidab hiljem raamatupidaja makstud arve andmete põhjal.
Lisatud ülekandearve rida saab eemaldada (nupp Eemalda) kuni esimese aruande salvestamiseni. Pärast seda saab selle vajadusel eemaldada raamatupidaja või kasutajatugi.
Kui kulu kohta on juba raamatupidaja poolt ülekandearve info lisatud (vt joonis), siis vajutades lingile tasutakse ülekandearvega kaovad aruandest kulu kohta täidetavad sisestusväljad.
Kulude puudumise märkimine
Kui selgub, et ühtegi korraldusele märgitud kulu ei tekkinud, siis tuleb kululiikide loetelust (avaneb, kui vajutada nupule Lisa kulu) valida valik Kulud puuduvad. Valik kaotab automaatselt ära kõik korralduselt kaasa tulnud kuluread.
Valiku Kulud puuduvad korral ei ole tarvidust eemaldada aruandest Kulude hüvitamise alajaotusest oma pangakonto andmeid.
Kulude puudumise korral aruanne raamatupidamisse kinnitamisele ei lähe, see saab kohe pärast lähetuskorralduse andja kinnitust oleku Aruanne kinnitatud raamatupidamises.
Kulude kokkuarvestuse tabel
Aruande alaservas näidatakse kulude kokkuarvestuse tabelit (vt joonis). See sisaldab ka kuluaruandesse raamatupidajate poolt sisestatud avansside ja ülekandearvete andmeid. Tabeli alaservas näidatakse milline summa läheb lähetatavale välja maksmiseks. Miinusmärgiga summa korral peab töötaja vastava summa tagasi maksma.
Kuluaruande salvestamine ja saatmine kinnitamiseks
- Aruande salvestamiseks vajutage selle alaservas nupule Salvesta aruanne. Vajadusel saate hiljem aruande täitmist jätkata (nupp Muuda aruande andmeid).
- Kui soovite aruande kohe pärast andmete täitmist kinnitamiseks saata, vajutage muutmise vormil nupule Salvesta ja saada kinnitamiseks. Vaatamise vormil on kinnitamisele saatmiseks nupp Saada kinnitamiseks. Vt ka juhendit "Aruande saatmine kinnitamiseks".
Overview
Content Tools