Allakirjutaja ja koostaja lisamine, kui neid ei ole üldises nimekirjas

Kui allakirjutajaks või koostajaks otsitav isik ei ole kunagi ühegi dokumendi allakirjutaja või koostaja olnud, tuleb isik esmalt lisada isikuregistrist üldisesse nimekirja ja siduda seejärel vastava dokumendi liigiga.
Vajutage dokumendil väljadel Dokumendi allakirjutaja või Dokumendi allakirjutaja nupule Lisa/muuda, ja määrake koostajate või allakirjutajate vormil Otsi rippmenüüst Kõik koostajad või Kõik allakirjutajad. Seejärel sisestage lahtrisse Nimi otsitava isiku nimi või kasutage isikute otsimiseks käsklust klaviatuurilt Ctrl+F (menüüst Edit - Find).
Kui ühtegi isikut ei leita, vajutage nupule Lisa (vt joonis 43), misjärel tekib olemasoleva nimekirja lõppu uue allakirjutaja või koostaja lisamise vorm (vt joonis 44).

Vt joonis 43. Lisa nupp Koostaja või allkirjutaja lisamiseks üldisesse nimekirja
Isiku otsimiseks vajutage nupule Otsi isik (vt joonis 44).

Vt joonis 44. Isiku lisamise vorm
Avaneb isiku otsingu vorm (vt joonis 45). Sisestage sellele otsitava isiku nime osa(d) ning vajutage nupule Otsi isikud. Ekraanile ilmub otsingukriteeriumitele vastavate isikute nimekiri. Isiku valimiseks nimekirjast vajutage tema ees-või perekonnanime lingile.

Vt joonis 45. Isiku otsimine
Valitud isiku nimi ilmub seejärel allakirjutajate või koostajate nimekirja vormile (vt joonis 46). Sisestage vajadusel isikule sobivad tiitlid (akad./admin. tiitel).
Märkus. Selleks et allakirjutajate ja koostajate nimekiri ei sisaldaks üleliigseid valikuid, on topelt sisestused, st sama isik sama tiitliga, keelatud. See tagab, et nimekiri on lühem ja kasutajal on lihtsam valikuid teha.

Akadeemiline tiitel on ainult akadeemilistel töötajatel ning selleks on nt professor, dotsent vms.
Administratiivne tiitel tähistab n-ö administratiivülesannet ning selleks on nt dekaan, prodekaan, osakonnajuhataja, koordinaator vms.
Teaduskraadi (PhD, magister jne) EI OLE ei akadeemiline ega ka administratiivne tiitel, seda ärge lisage.
Eestikeelsed tiitlid kirjutage väikese algustähega. Õige on õppekorralduse spetsialist, mitte Õppekorralduse spetsialist.
Akadeemilist tiitlit ei lühenda. Õige on professor, mitte prof.
Administratiivse tiitli puhul on pikkade ametinimetuste korral lühendamine loomulik. Nt dekaani kt vms.
Ingliskeelsete nimetuste puhul (erinevalt eestikeelsest) kirjutage tiitel suure tähega. Nt Dean, Acting Dean, Professor vms.

Pärast tiitli lisamist vajutage nupule Salvesta (vt joonis 44).

Vt joonis 46. Uue koostaja või allakirjutaja lisamine
Isik ilmub seejärel allakirjutajate või koostajate üldisesse nimekirja, kuid ta pole veel konkreetse dokumendiga seotud, sellele viitab tema nime ees olev tühi märkeruut. Tema sidumiseks täitke nime ees olev märkeruut (vt joonis 47, p1) ja vajutage nupule Sulge aken (vt joonis 47, p 2). Seejärel näidatakse isikut dokumendi vormil koostaja või allakirjutaja valiku rippmenüüs.

Vt joonis 47. Isiku sidumine dokumendiga