...

• Lähetuse töövoogu alustatakse lähetuskorralduse lisamisega ning töövoog lõpetatakse, kui lähetusaruanne (koosneb tegevus- ja kuluaruandest) kinnitatakse raamatupidamises.

...

Lähetuskorraldus

1. Lähetuskorralduse lisamine ja kinnitamiseks saatmine. Korralduse saab lisada lähetatav ise, tema eest mõni teine töötaja või sekretär.
2. Lähetuse finantseeringute kinnitamine.
   
   1. Korraldusele lisatud finantsallika käsutaja saab saab määrata endaga seotud kuludele sobivad finantsallikad, neid kommenteerida ja kinnitada või tagasi lükata.
   2. Kui finantsallika käsutaja kommenteerib kulu, peab lähetatav lähetuse finantseeringud üle vaatama ja nendega nõustuma. Vajadusel saab lisada lähetuskorraldusele täiendavad kulud ja saata need teistele finantsallika käsutatajatele kinnitamiseks. Võimalik on ka lähetusest loobuda ja lähetuskorraldus kustutada.
   3. Kui finantsallika käsutaja kulu tagasi lükkab, saab lähetatav sellised kulud korralduselt eemaldada, vajadusel lisada uuesti ja saata kinnitamiseks mõnele teisele finantsallika käsutajale.
3. Lähetuskorralduse kinnitamine.
   
   1. Lähetuskorralduse andja saab korralusele lisada lähetava asendaja ja lisatingimused.
   2. Kui lähetuskorralduse andja pole finantsallika käsutaja, siis annab ta oma kinnituse lähetusele pärast finantsallika käsutajate kinnitusi.
   3. Kui lähetuskorralduse andja on ühtlasi finantsallika käsutaja, siis annab ta kinnituse ära juba kulu kinnitades, kuid muudatuse korral lähetusel, peab andma uue kinnituse.
4. Lähetuskorralduse kustutamine on võimalik, kui lähetus pole veel kõiki vajalikke kinnitusi saanud ehk sellest pole tekkinud korraldust, mis on saanud numbri ja saadetud DHISi.
   
5. Lähetuskorralduse tühistamine on võimalik alates sellest hetkest, kui lähetus on saanud oleku Lähetuskorraldus on kinnitatud ja see on tekkinud DHISi. Tühistamisel tühistatakse lähetus ka DHISis.
   

Lähetusaruanne

...

• Töövoos on kasutusel järgmised rollid: lähetatav, fin. allika käsutaja, lähetuskorralduse andja, sekretär ja raamatupidaja. Vaata täpsemalt ...
• Vajadusel saab töövoos lähetatava eest toiminguid teha üksuse sekretär, aga elektroonilise kinnituse peab korraldusele ja aruandele andma ka lähetatav ise.
• Kooskõlastuste andmine töövoos toimub elektroonilise kinnitusega (mitte digiallkirjaga).
• Selleks, et lähetuskorralduse andjate ja fin. allika käsutajate asendajad saaksid töövoos kinnitusi anda, tuleb neile anda asendajate õiguste haldamise töövoo või lähetuskorralduse vahendusel õigused. Kui lähetuskorraldusel või -aruandel märgitud lähetuskorralduse andjal või fin. allika käsutajal on asendaja, siis saadetakse lähetuse töövoog kinnitamiseks mõlemale.
• Töövoog liigub üldjoontes järgmise skeemi järgi (vt joonis). Teatud juhtudel liigub töövoog lähetatavale tagasi, et ta nõustuks seatud tingimustel lähetusse minemisega või eemaldaks töövoost tagasilükatud kulud. Kui isik on töövoos korraga mitmes rollis (lähetatav ja fin. allika käsutaja, fin. allika käsutaja ja lähetuskorralduse andja või lähetatav ja lähetuskorralduse andja), siis annab ta üldjuhul mõlema rolli kinnitused ära ühekorraga.

Image Added

• Töövoo olek näitab, millises etapis töövoog on, ja kes sellega toiminguid teha saab.
• Kui kasutaja peab töövoos midagi tegema (nt kinnitama lähetuskorralduse), tekib talle ülesanne. Kasutaja ülesanded on näha lähetuste töövoo esilehel.
• Vajalikust infost (nt korraldus on kinnitatud) ja ülesannetest (nt kinnita lähetuse finantseering) informeerivad kasutajaid automaatsed e-postile saadetavad teated. Igas teates on link töövoole, mis avab selle sobivas kohas.
• Töövoogu saab failidena lisada korralduse lisasid ja kuludokumente.
• Töövoo andmete põhjal tekivad PDF-vormingus korraldus ja aruanne, mis saadetakse neile lisatud failidega automaatselt TÜ dokumendihalduse infosüsteemi (DHISi). Vaata täpsemalt ...
• Töövoo kaudu ei ole võimalik lähetusavanssi taotleda. Avaldus tuleb registreerida DHIS-is lähetuskorralduse vastusdokumendina. Lähetatavale makstud avansi märgib raamatupidaja töövoos kuluaruandesse.
• Lähetusega seotud ülekandearvete andmed märgitakse raamatupidaja poolt töövoos kuluaruandesse.

• Lähetusega seotud kuludokumendid saate rahandusosakonda edastada lisades need kuluaruandesse failidena.

• Töövoos vormistatud lähetuste andmed kajastuvad ka puhkuse ajakava graafilises vaates.