Versions Compared

Old Version 23

changes.mady.by.user Annika Maranik

Saved on

compared with

New Version Current

changes.mady.by.user Helen Karja

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.

...

Digilähetuse töövoog on arendatud vastavavalt ja lähtudes 

external
urlhttp://www.ut.ee/livelink_files/1210700.pdf

TÜ töölähetuseeskirjast

.

...

...

Lähetusavansitaotlemine ei toimu töövoo kaudu. 

external
urlhttps://dok.ut.ee/livelink/livelink?func=ll&objAction=Open&viewType=1&objId=8040699.rtf

Lähetusavansi taotlemise avaldus

 tuleb saada rahandusosakonda paberil. Avaldusele tuleb lisada märge, et korraldus asub töövoos ja korralduse number. Saadud avansi märgib raamatupidaja töövoos kuluaruandesse.

...

  • Töövoos on kasutusel järgmised rollid: lähetatav, fin. allika käsutaja, lähetuskorralduse andja, sekretär ja raamatupidaja. Vaata täpsemalt ...
  • Vajadusel saab töövoos lähetatava eest toiminguid teha

...

  • üksuse sekretär, aga elektroonilise kinnituse peab korraldusele ja aruandele andma ka lähetatav ise

...

Info
  • Töövoog algab lähetuskorralduse lisamisega ning lõpeb, kui lähetusaruanne (koosneb tegevus- ja kuluaruandest) kinnitatakse raamatupidamises.
  • Töövoo katkestamine toimub lähetuskorraldust kustutades või tühistades.
  • Sellest, et digilähetuse töövoos on vaja teha mingeid toiminguid (nt lähetuse finantseering, korraldus või aruanne kinnitada), informeerivad kasutajaid automaatsed e-kirjad. Igas kirjas on link töövoole, mille vahendusel saab töövoo sobivas kohas avada.
  • Töövoo ülesanded (nt kinnita lähetuse finantseering) tekivad digilähetuse süsteemi esilehele ja siseveebi kasutaja töölauale.

Lihtsustatult on digilähetuse vormistamise etappe kujutatud järgmisel skeemil.

Image Removed

...

  • .
  • Kooskõlastuste andmine töövoos toimub elektroonilise kinnitusega (mitte digiallkirjaga).
  • Selleks, et lähetuskorralduse andjate ja fin. allika käsutajate asendajad saaksid töövoos kinnitusi anda, tuleb neile anda asendajate õiguste haldamise töövoo või lähetuskorralduse vahendusel õigused. Kui lähetuskorraldusel või -aruandel märgitud lähetuskorralduse andjal või fin. allika käsutajal on asendaja, siis saadetakse lähetuse töövoog kinnitamiseks mõlemale.
  • Töövoog liigub üldjoontes järgmise skeemi järgi (vt joonis). Teatud juhtudel liigub töövoog lähetatavale tagasi, et ta nõustuks seatud tingimustel lähetusse minemisega või eemaldaks töövoost tagasilükatud kulud. Kui isik on töövoos korraga mitmes rollis (lähetatav ja fin. allika käsutaja, fin. allika käsutaja ja lähetuskorralduse andja või lähetatav ja lähetuskorralduse andja), siis annab ta üldjuhul mõlema rolli kinnitused ära ühekorraga.

Image Added

  • Töövoo olek näitab, millises etapis töövoog on, ja kes sellega toiminguid teha saab.
  • Kui kasutaja peab töövoos midagi tegema (nt kinnitama lähetuskorralduse), tekib talle ülesanne. Kasutaja ülesanded on näha lähetuste töövoo esilehel.
  • Vajalikust infost (nt korraldus on kinnitatud) ja ülesannetest (nt kinnita lähetuse finantseering) informeerivad kasutajaid automaatsed e-postile saadetavad teated. Igas teates on link töövoole, mis avab selle sobivas kohas.
  • Töövoogu saab failidena lisada korralduse lisasid ja kuludokumente.
  • Töövoo andmete põhjal tekivad PDF-vormingus korraldus ja aruanne, mis saadetakse neile lisatud failidega automaatselt TÜ dokumendihalduse infosüsteemi (DHISi). Vaata täpsemalt ...
  • Töövoo kaudu ei ole võimalik lähetusavanssi taotleda. Avaldus tuleb registreerida DHIS-is lähetuskorralduse vastusdokumendina. Lähetatavale makstud avansi märgib raamatupidaja töövoos kuluaruandesse.
  • Lähetusega seotud ülekandearvete andmed märgitakse raamatupidaja poolt töövoos kuluaruandesse.

  • Lähetusega seotud kuludokumendid saate rahandusosakonda edastada lisades need kuluaruandesse failidena.

  • Töövoos vormistatud lähetuste andmed kajastuvad ka puhkuse ajakava graafilises vaates.