Sisestage korraldusele õiged andmed

• Esildist  või korraldust on dokumentide digitaalse menetlemise tõttu võimalik kinnitada

Tekitada juhendina eraldi lehed (vms):

• ennetus (nt taoline nagu mul siin on Meelespea
• probleem/lahendus leht. Nii nagu ma nt olen alates uutest täiendusõppe lõpudokumentidest uuenduse kirjelduses teinud probleem/tegevus juhised. St kuidas mingi häda on võimalik lahendada. Nt korraldusel vale allakirjutaja, korraludsel üleliigne isik jms.

Võib-olla seda ka kuidagi rohkem rõhutada, et DHISis ise midagi surkida ei tohi. Nagu see DHISABI-1582 juhtum nt. Et ... mul on lause selle kohta, et andmeid ei tohi muuta, aga mingit faili allalaadimist ja imetrikke ei tohi ka teha. Ma ei teagi, võib-olla oskab kantselei mingi hea lause anda selle kohta vms.

Vaata https://wiki.ut.ee/x/gja5Ag

---

• Esildist on korralduste digitaalse menetlemise tõttu võimalik kinnitada ja allkirjastada väga kiiresti. Väljastatud olekus korraldusel on võimalike vigade avastamiseks väga vähe aega. Esildise või korralduse koostajal tuleb olla väga tähelepanelik enne, kui esildis või korraldus DHISi saadetakse. Kõik valikud ja tekstid peavad dokumendil olema enne DHISi saatmist õiged. Jälgige, et valikud ja tekstid on õiged: dokumendi alaliik (nt tervislikel põhjustel akadeemilise puhkuse asemel ei vormista omal soovil akadeemilist puhkust jms), dokumendi struktuuriüksus, rippmenüüdes tehtud õiged valikud, päise tekst, dokumendile valitud isikud/õppkohad, lisainfo, alus, dokumendi allakirjutaja, dokumendi koostaja.
• Kui väljal Dokumendi allakirjutaja on vale isik, siis saab juhtuda, et see vale isik kinnitab DHISis esildise või allkirjastab korralduse. Selle ennetamiseks valige dokumendile õige allakirjutaja.
• Dokumendi väljatrüki fail DHISis vastab ootustele ainult siis, kui enne dokumendi DHISi saatmist on kõigil dokumendi väljadel korrektne ja õige tekst.

Struktuuriüksus määrab blanketi ja korralduse andmetüübi DHISis

• Enne korralduse DHISi saatmist veendu kindlastiveenduge, et dokumendi struktuuriüksus on õige. Vastasel juhul salvestatakse dokument DHISis vale dokumendi tüübiga ja seda ei ole võimalik muuta.
• Kui vormistad vormistate õppeprodekaani korraldust, siis vali valige rippmenüüst Valdkond soovitud valdkond (nt sotsiaalteaduste valdkond). Rippmenüü Instituut/kolledž tuleb sellisel juhul jätta täitmata. Sellisel juhul salvestatakse DHISis korraldus tüübiga Dekaani/prodekaani korraldus.
• Kui vormistad vormistate instituudi juhi korraldust, siis vali valige rippmenüüst Valdkond soovitud valdkond (nt sotsiaalteaduste valdkond) ja rippmenüüst Instituut/kolledž soovitud instituut (nt õigusteaduskond). Sellisel juhul salvestatakse DHISis korraldus tüübiga Instituudi juhi korraldus.
• Kui vormistad vormistate kolledži direktori korraldust, siis vali valige rippmenüüst Valdkond soovitud valdkond (nt sotsiaalteaduste valdkond) ja rippmenüüst Instituut/kolledž soovitud kolledž (nt Narva kolledž). Sellisel juhul salvestatakse DHISis korraldus tüübiga Kolledži direktori korraldus.
• Kui vormistad vormistate asutuse direktori korraldust, siis vali valige rippmenüüst Valdkond soovitud asutus (nt teaduskool). Sellisel juhul salvestatakse DHISis korraldus tüübiga Asutuse direktori korraldus.
  
  
• Dokumendi struktuuriüksusest sõltub ka DHISis gereneeritava genereeritava korralduse faili blankett.

Muutmine ainult ÕISis

• Kui avastad avastate vea, siis kõige kiirem abi on esildise puhul vajutada ÕISis nupule Muuda esildist ja korralduse puhul vajutada ÕISis nupule Muuda korraldust. Toimib ainult siis, kui DHISis pole veel alustatud esildise kinnitamisega või korralduse allkirjastamisegakinnitamisega. Siis saad saate vajalikud parandused teha ja dokumendi uuesti DHISi saata.
• Dokumendi andmed ÕISis ja DHISis peavad minema kokku, seega tohib muutmised teha ainult ÕISis. St DHISis ei tohi dokumendi kandes andmeid muuta.

Tühistamine ainult DHISis

• Esildise ja korralduse tühistamine on võimalik teha ainult DHISis. Erandiks on Prorektori korraldus prodekaani/dekaani esildisega, mille korral on korralduse tühistamine ÕISist võimalik juhul, kui seda korraldust ei ole juba DHISi saadetud (puudutab ainult õppeosakonna töötajaid).
• Kui dokument on DHISis tühistatud, siis selle staatust ei tohi enam DHISis muuta. Kui samade andmetega dokument on vaja siiski vormistada, siis tuleb see uuesti ÕISis luua jne.

Registreeritud korralduse muutmiseks muutmise või tühistamise korraldus

• Kui korraldus on allkirjastatudkinnitatud, siis selle korralduse andmeid ei tohi muuta ega korraldust viia tühistatud staatusesse. Kui juba allkirjastatud kinnitatud korraldust on vaja muuta või tühistada, siis selleks on jätkuvalt eraldi tuleb vormistada muutmise või tühistamise korraldused.korraldus.

Teavitused, koopiad, suunamine

• Kui saatsid saatsite varem TÜs kellelegi paberkandjal koopia, siis nüüd tuleb saata DHISi teavitus, selleks on DHISis dokumendi kandes nupp Lisa uus suunamine. Konsulteeri Konsulteerige selles osas kantseleiga : Katrin Kase (katrindhis@ut.kase@ut.ee, 737 51135606).
• Kui saatsid saatsite varem paberkandjal koopia stipendiumide määramise või muutmise kohta rahandusosakonda, siis konsulteeri konsulteerige nüüd selles osas eelnevalt kantseleiga : Katrin Kase (katrin.kase@ut(dhis@ut.ee, 737 51135606).
• Kui saatsid saatsite varem paberkandjal koopia TÜst väljapoole, siis nüüd tuleb saata DHISi teavitus, selleks on DHISis dokumendi kandes nupp Saada. Konsulteeri Konsulteerige selles osas eelnevalt kantseleiga : Katrin Kase (katrindhis@ut.kase@ut.ee, 737 51135606).

...

SEOTUD TEEMAD

Korralduste vormistamine - lahendused probleemidele