Lühidalt

Sisestage korraldusele õiged andmed.
Vaadake enne korralduse DHISi saatmist andmed üle.
Korraldusele valitud struktuuriüksus määrab korralduse andmetüübi ja väljatrüki blanketi DHISis. DHISis ei ole võimalik korraldust õige andmetüübi alla tõsta.
Kui selgub muutmise vajadus, tegutsege kiirelt - vajutage ÕISis korralduse andmetes nupule Muuda esildist või Muuda korraldust.
Korralduse andmeid tohib muuta ainult ÕISis. DHISis ei tohi dokumendi kandes andmeid muuta.

Sisestage korraldusele õiged andmed

Esildist või korraldust on dokumentide digitaalse menetlemise tõttu võimalik kinnitada väga kiiresti. Väljastatud olekus korraldusel on võimalike vigade avastamiseks väga vähe aega. Esildise või korralduse koostajal tuleb olla väga tähelepanelik enne, kui esildis või korraldus DHISi saadetakse. Kõik valikud ja tekstid peavad dokumendil olema enne DHISi saatmist õiged. Jälgige, et valikud ja tekstid on õiged: dokumendi alaliik (nt tervislikel põhjustel akadeemilise puhkuse asemel ei vormista omal soovil akadeemilist puhkust jms), dokumendi struktuuriüksus, rippmenüüdes tehtud õiged valikud, päise tekst, dokumendile valitud isikud/õppkohad, lisainfo, alus, dokumendi allakirjutaja, dokumendi koostaja.
Kui väljal Dokumendi allakirjutaja on vale isik, siis saab juhtuda, et see vale isik kinnitab DHISis esildise või korralduse. Selle ennetamiseks valige dokumendile õige allakirjutaja.
Dokumendi väljatrüki fail DHISis vastab ootustele ainult siis, kui enne dokumendi DHISi saatmist on kõigil dokumendi väljadel korrektne ja õige tekst.

Struktuuriüksus määrab blanketi ja korralduse andmetüübi DHISis

Enne korralduse DHISi saatmist veenduge, et dokumendi struktuuriüksus on õige. Vastasel juhul salvestatakse dokument DHISis vale dokumendi tüübiga ja seda ei ole võimalik muuta.
Kui vormistate õppeprodekaani korraldust, siis valige rippmenüüst Valdkond soovitud valdkond (nt sotsiaalteaduste valdkond). Rippmenüü Instituut/kolledž tuleb sellisel juhul jätta täitmata. Sellisel juhul salvestatakse DHISis korraldus tüübiga Dekaani/prodekaani korraldus.
Kui vormistate instituudi juhi korraldust, siis valige rippmenüüst Valdkond soovitud valdkond (nt sotsiaalteaduste valdkond) ja rippmenüüst Instituut/kolledž soovitud instituut (nt õigusteaduskond). Sellisel juhul salvestatakse DHISis korraldus tüübiga Instituudi juhi korraldus.
Kui vormistate kolledži direktori korraldust, siis valige rippmenüüst Valdkond soovitud valdkond (nt sotsiaalteaduste valdkond) ja rippmenüüst Instituut/kolledž soovitud kolledž (nt Narva kolledž). Sellisel juhul salvestatakse DHISis korraldus tüübiga Kolledži direktori korraldus.
Kui vormistate asutuse direktori korraldust, siis valige rippmenüüst Valdkond soovitud asutus (nt teaduskool). Sellisel juhul salvestatakse DHISis korraldus tüübiga Asutuse direktori korraldus.
Dokumendi struktuuriüksusest sõltub ka DHISis genereeritava korralduse faili blankett.

Kui avastate vea, siis kõige kiirem abi on esildise puhul vajutada ÕISis nupule Muuda esildist ja korralduse puhul vajutada ÕISis nupule Muuda korraldust. Toimib ainult siis, kui DHISis pole veel alustatud esildise või korralduse kinnitamisega. Siis saate vajalikud parandused teha ja dokumendi uuesti DHISi saata.
Dokumendi andmed ÕISis ja DHISis peavad minema kokku, seega tohib muutmised teha ainult ÕISis. St DHISis ei tohi dokumendi kandes andmeid muuta.

Esildise ja korralduse tühistamine on võimalik teha ainult DHISis. Erandiks on Prorektori korraldus prodekaani/dekaani esildisega, mille korral on korralduse tühistamine ÕISist võimalik juhul, kui seda korraldust ei ole juba DHISi saadetud (puudutab ainult õppeosakonna töötajaid).
Kui dokument on DHISis tühistatud, siis selle staatust ei tohi enam DHISis muuta. Kui samade andmetega dokument on vaja siiski vormistada, siis tuleb see uuesti ÕISis luua jne.

Kui korraldus on kinnitatud, siis selle korralduse andmeid ei tohi muuta ega korraldust viia tühistatud staatusesse. Kui juba kinnitatud korraldust on vaja muuta või tühistada, siis selleks tuleb vormistada muutmise või tühistamise korraldus.

Kui saatsite varem TÜs kellelegi paberkandjal koopia, siis nüüd tuleb saata DHISi teavitus, selleks on DHISis dokumendi kandes nupp Lisa uus suunamine. Konsulteerige selles osas kantseleiga (dhis@ut.ee, 737 5606).
Kui saatsite varem paberkandjal koopia stipendiumide määramise või muutmise kohta rahandusosakonda, siis konsulteerige nüüd selles osas eelnevalt kantseleiga (dhis@ut.ee, 737 5606).
Kui saatsite varem paberkandjal koopia TÜst väljapoole, siis nüüd tuleb saata DHISi teavitus, selleks on DHISis dokumendi kandes nupp Saada. Konsulteerige selles osas eelnevalt kantseleiga (dhis@ut.ee, 737 5606).

SEOTUD TEEMAD

Korralduste vormistamine - lahendused probleemidele