...

1. Töövoogu alustatakse lähetuskorralduse lisamisega ning töövoog lõpetatakse, kui lähetusaruanne (koosneb tegevus- ja kuluaruandest) kinnitatakse raamatupidamises.
2. Töövoos on kasutusel järgmised rollid: lähetatav, fin. allika käsutaja, lähetuskorralduse andja, sekretär ja raamatupidaja. Vaata täpsemalt ...
3. Vajadusel saab töövoos lähetatava eest toiminguid teha üksuse sekretär, aga elektroonilise kinnituse peab korraldusele ja aruandele andma ka lähetatav ise.
4. Töövoo olek näitab, millises etapis töövoog on ja kes sellega toiminguid teha saab.
5. Kui kasutaja peab töövoos midagi tegema (nt kinnitama lähetuskorralduse), tekib talle ülesanne. Ülesandeid näidatakse lähetuste töövoo esilehel ja siseveebis kasutaja töölaual.
6. Vajalikust infost (nt korraldus on kinnitatud) ja ülesannetest informeerivad kasutajaid automaatsed e-posti aadressile saadetavad teated. Igas teates on link töövoole, mis avab selle sobivas kohas.
7. Töövoo katkestamine toimub korraldust kustutades, tagasi lükates või tühistades.
8. Selleks, et lähetuskorralduse andjate ja fin. allika käsutajate asendajad saaksid lähetuskorraldustele ja -aruannetele kinnitusi anda, tuleb neile anda asendajate õiguste haldamise töövoo vahendusel õigused.
9. Töövoo andmete põhjal tekivad PDF-vormingus korraldus ja aruanne, mis saadetakse automaatselt TÜ dokumendihalduse infosüsteemi (DHISi) töötaja struktuuriüksuse lähetuste kausta liitdokumenti. Vaata täpsemalt ...
10. Lähetusavansi taotlemine ei toimu lähetuste töövoo kaudu. Avaldus tuleb rahandusosakonda saata eraldi vormil (vt lähetusavansi taotlemise avaldus) ning sellele peab olema märgitud lähetuskorralduse number. Lähetatavale makstud avansi märgib raamatupidaja töövoos kuluaruandesse. Vaata täpsemalt ...
11. Lähetusega seotud arvetele, mis edastatakse rahandusosakonda maksmiseks, tuleb märkida lähetuskorralduse number. Nende n-ö ülekandearvete andmed märgitakse samuti raamatupidaja poolt töövoos kuluaruandesse. Vaata täpsemalt ...
12. Pärast lähetust saab paberil kuludokumendid kinnitada lähetusaruandest väljatrükitava kaaskirja külge ja edastada need sisepostiga rahandusosakonda. Vaata täpsemalt ...

13. Töövoos vormistatud lähetused kajastuvad puhkuse ajakava graafilises vaates. Vaata täpsemalt ...

Ülevaade korralduse vormistamisest

Korralduse lisamine

• Korralduse saab lisada lähetatav ise, tema eest mõni teine töötaja või üksuse sekretär. Korralduse vormistamisel tuleb sellele märkida lähetuse kestus, sihtkohad ja eesmärgid, hüvitatavad kulud ja vajadusel lisatingimused ning lähetusaegne asendaja.
• Kui lähetusega seoses pole plaanitud ülikoolile kulutusi teha, siis tuleb korraldusele valida kululiigiks Kulud puuduvad ja märkida fin. allika käsutaja, kes peaks kulusid finantseerima juhul, kui lähetuse käigus peaksid kulud tekkima.

Korralduse kinnitusring

• Pärast korralduse andmete täitmist tuleb see saata kinnitamiseks.
  
  • Lähetatav annab korraldusele enda kinnituses siis, kui ta saadab korralduse kinnitamiseks. Kui fin. allika(te) käsutaja(d) ja lähetuskorralduse andja teevad korraldusel muudatusi, liigub töövoog tagasi lähetatavani, kes peab tegema vajadusel töövoos muudatusi ja andma nõusoleku nimetatud tingimustel lähetusse minemiseks.
  • Kui lähetatav on ise fin. allika käsutaja, siis kinnitab ta ühekorraga ära enda poolt finantseeritavad kulud.
  • Kui korralduse lisaja on sekretär, siis peab lähetatav andma nõusoleku lähetusse minna päras fin. allika(te) käsutaja(te) ja lähetuskorralduse andja kinnitusi. Kui fin. allika(te) käsutaja(d) enne finantseeringu kinnitamist kulusid kommenteerivad või tagasi lükkavad, siis liigub töövoog esmalt lähetatavale ja pärast seda, kui korraldusele on jäänud ainult kinnitatud kulud, lähetuskorralduse andjani.
  • Senikaua, kuni kulud on kinnitusringil, saab lähetatav (sekretär) muuta kuludega seotud andmeid ja korralduse kustutada.
• Fin. allikate käsutajad saavad kulusid kommenteerida, määrata endaga seotud kuludele fin. allikaid ning kulusid kinnitada ja tagasi lükata. Kui lähetatav on ise fin. allika käsutaja, siis annab ta kinnituse kulude finantseerimiseks ära korralduse saatmisel kinnitamiseks.
  
  • Kui fin. allika käsutaja on ühtlasi lähetuskorralduse andja, siis annab ta endaga seotud kulusid kinnitades kinnituse ära ka lähetuskorralduse andjana.
  • Kui fin. allika käsutaja kulu tagasi lükkab, saavad lähetatav ja sekretär tagasilükatud kulud korralduselt eemaldada.
  • Kui fin. allika käsutaja kommenteerib enne kulu kinnitamist kulu, peab lähetatav kinnitama lähetuse nendel tingimustel.
• Lähetuskorralduse andja saab enne korralduse kinnitamist lisada lähetava asendaja ja lisatingimused ning vajadusel lähetuse tagasi lükata.
  
  • Kui lähetuskorralduse andja lisab lisatingimused, siis peab lähetatav kinnitama, et on nõus nendel tingimustel lähetusse minema.

Toimingud kinnitatud korraldusega

• Kui korraldus on saanud kõikide osapoolte kinnituse, tekib dokument, mis saab endale automaatselt numbri ja mis saadetakse DHISi.
• Kinnitatud korraldust on võimalik töövoos tühistada. Tühistamisel tühistub korraldus automaatselt ka DHISis.
• Kinnitatud korralduse külge tekib töövoos lähetusaruanne, mida lähetatav (sekretär) saab vajadusel juba täitma hakata, aga mis on kohustuslik täita pärast lähetust. Kuluaruande osale saavad raamatupidajad märkida lähetavale makstud avansi ja ülekandearvete andmed.

Ülevaade aruande vormistamisest