Sisukord
Aruande saatmine kinnitamiseks ja kaaskirja valik
Lähetatavana aruande kinnitamiseks saatmiseks vajutage selle alaservas nupule Salvesta ja saada kinnitamiseks või Saada kinnitamiseks (vt joonis).
Avaneb vaheleht (vt joonis), millel küsitakse, kas aruandega kaasneb kaaskiri või mitte. Kui on vaja kaaskirja, millel külge paberil kuludokumendid kinnitada, vajutage nupule Aruandega kaasneb kaaskiri. Kui paberil kuludokumente ei ole, siis vajutage nupule Kaaskirja ei ole. Kaaskirjast ja selle välja trükkimisest lugege vajadusel täpsemalt juhendist "Kaaskirja välja trükkimine".
- Aruanne saadetakse korraga kinnitamiseks fin. allika käsutajatele ja lähetuskorralduse andjale, kes saavad aruandele oma kinnitused anda suvalises järjekorras. Kui neile on märgitud asendajad, saadetakse aruanne ka neile kinnitamiseks.
- Pärast aruande kinnitamiseks saatmist saab lähetatav (sekretär) muuta kuludega seotud andmeid (lisada juurde fin. allika käsutajaid ja kulusid, eemaldada kinnitamata ja tagasilükatud kulusid).
- Kui lähetatav on ise mõne kulu finantseerija, saab ta kulude finantseeringu kinnitada kohe pärast aruande täitmist ja enne teistele osapooltele (teised fin. allika käsutajad, lähetuskorralduse andja) kinnitamiseks saatmist.
- Pärast seda, kui fin. allika käsutajad ja lähetuskorralduse andja on aruande kinnitanud, liigub aruanne raamatupidaja kinnituse ootele ja lähetatavale saadetakse teade "Teade: Lähetusaruanne on kinnitatud".
Aruannet ei saa kinnitamiseks saata
Aruandes on kulude kohta täitmata vajalikud andmed
Aruannet ei saadeta kinnitamiseks ja kuvatakse teade "Kulul "..." on summa määramata!" (vt joonis), kui aruandel ei ole täidetud kulude kohta kõiki vajalikke andmeid. Kulude kohta tuleb kas andmed täita või kulurida aruandest eemaldada (vt juhend "Kuluaruande täitmine").
Lähetataval on lähetusega kattuv puhkus, haigus vm
Aruannet ei saa kinnitamiseks saata, kui lähetataval on lähetusega kattuv puhkus, haigus või töölepingu peatamine. Aruande kinnitamisel öeldakse "Aruannet ei saa kinnitada, kuna lähetusega kattub [oleku nimetus]!" (vt joonis). Aruande kinnitamiseks tuleb vastav olek katkestada.
Lähetus ei ole veel lõppenud
Lähetusaruannet ei saa kinnitamiseks saata enne lähetuse viimast toimumispäeva. Kui lähetuse lõpp ei ole veel käes, öeldakse aruande kinnitamiseks saatmisel "Aruannet ei saa kinnitada, kui lähetus ei ole lõppenud." (vt joonis). Sellise juhul tuleb ära oodata lähetuse viimane päev või kui lähetus on lõppenud varem, muuta üldandmetes ära lähetuse toimumisaeg.
Päevaraha ühe päeva määr on liiga suur
Ühe päeva eest on lubatud maksta päevaraha kuni 32 eurot. Kui ühe päeva eest sisestatud määr on suurem kui 32, ei saadeta aruannet kinnitamiseks ja kuvatakse teade "Sisestatud ühe päeva määr on liiga suur! Lubatud on kuni 32." (vt joonis).
Päevaraha summa ületab lubatud määra
Kui aruandesse on märgitud mitu päevaraha rida ja nende summa ületab maksimaalse lubatud päevaraha summa (32 eurot x lähetuse päevade arv), ei saadeta aruannet kinnitamiseks ja kuvatakse teade "Päevaraha summa ületaba lubatud määra (... eurot)" (vt joonis).
Päevaraha kulu päevade arv on suure kui lähetuse kestus
Kui päevaraha reale sisestatud päevade arv on suurem kui lähetuse kestus päevade järgi, ei saadeta aruannet kinnitamiseks ja kuvatakse teade "Kulul "..." on sisestatud päevade arv suurem kui lähetuse kestus!" (vt joonis). Kui päevaraha päevade arv on õige, tuleb muuta päevade arv õigeks ka lähetusaruande üldandmetes väljal "Lähetuse kestus" (vt vajadusel juhendit "Lähetuse kestus ja selle muutmine").
Overview
Content Tools