Oluline info töövoo kohta
Töövoog on välja töötatud lähtuvalt TÜ töölähetuseeskirjast ning vastavalt asjaajamiskorrale.
Töövoog on esialgu ainult eestikeelne.
Töövoos toimub lähetuskorralduse ja -aruande (koosneb tegevus- ja kuluaruandest) vormistamine. Kui korraldus on vormistatud töövoos, tuleb kindlasti ka aruanne vormistada töövoos. Kui korraldus on vormistatud paberil, siis aruannet töövoos vormistada ei saa.
Töövoos on kasutusel järgmised rollid: lähetatav, fin. allika käsutaja, lähetuskorralduse andja, sekretär ja raamatupidaja. Vaata täpsemalt ...
Kooskõlastuste andmine töövoos toimub elektroonilise kinnitusega (mitte digiallkirjaga).
Töövoo andmete põhjal tekivad PDF-vormingus korraldus ja aruanne, mis saadetakse automaatselt TÜ dokumendihalduse infosüsteemi (DHISi) töötaja struktuuriüksuse lähetuste kausta liitdokumenti.
Lähetusavansi taotlemine ei toimu lähetuste töövoo kaudu. Avaldus tuleb rahandusosakonda saata eraldi vormil (vt lähetusavansi taotlemise avaldus) ning sellele peab olema kindlasti märgitud lähetuskorralduse number. Lähetatavale makstud avansi märgib raamatupidaja töövoos kuluaruandesse.
Lähetusega seotud arvetele, mis edastatakse rahandusosakonda maksmiseks, tuleb märkida lähetuskorralduse number. Nende n-ö ülekandearvete andmed märgitakse samuti raamatupidaja poolt töövoos kuluaruandesse.
Kui lähetuskuludega kaasnes kuludokumente, tuleb need kinnitada aruandest prinditava kaaskirja külge ning edastada rahandusosakonda.
Vajadusel saab töövoos lähetatava eest toiminguid teha ka üksuse sekretär, aga elektroonilise kinnituse peab korraldusele ja aruandele andma ka lähetatav ise.
Selleks, et lähetuskorralduse andjate ja fin. allika käsutatate asendajad saaksid lähetuskorraldustele ja -aruannetele kinnitusi anda, tuleb neile anda asendajate õiguste haldamise töövoo vahendusel õigused.
Oluline info töövoo toimimise kohta
- Töövoog algab lähetuskorralduse lisamisega ning lõpeb, kui lähetusaruanne (koosneb tegevus- ja kuluaruandest) kinnitatakse raamatupidamises.
- Töövoo katkestamine toimub korraldust kustutades, tagasi lükates või tühistades.
- Sellest, et lähetuste töövoos on vaja teha mingeid toiminguid (nt lähetuse finantseering, korraldus või aruanne kinnitada), informeerivad kasutajaid automaatsed e-kirjad. Igas kirjas on link töövoole, mis avab töövoo sobivas kohas.
- Töövoo ülesanded (nt kinnita lähetuse finantseering) tekivad lähetuste töövoo esilehele ja siseveebi kasutaja töölauale.
- Töövoos vormistatud lähetused kajastuvad ka puhkuse ajakava graafilises vaates.
Lihtsustatult on lähetuse vormistamise etappe kujutatud järgmisel skeemil.
Overview
Content Tools