Siit juhendist leiad juhised, kuidas arvutiabi saab kasutajaid aidata sündmuse (nt konverentsi, doktoritöö kaitsmise jms) korraldamisel. Erinevalt siseveebi juhendist on siin fookuses tehniline tugi ja spetsiifilised protseduurid, mida siseveebi juhend ei käsitle.

Detailse ülevaate, millele sündmuse planeerimisel mõelda, leiad siseveebist: Konverentside ja teiste ürituste korraldamine

Ürituse vajaduste hindamine

Enne planeerimist selgita välja:

• Kas üritus vajab salvestamist?
• Kas ürituse osalejad on nii kohapeal kui ka veebis (hübriidne)?
• Kas valitud ruum vastab tehnilistele nõuetele? Vaata ruumi tehnilist infot juhendist Esitlustehnika kasutamine 
  

  • Keerulisemate ruumide (nt aula, valge saal või ringauditooriumid) puhul hinda, kas on vajalik kaasata visuaalmeedia teenused (vt Visuaalmeedia tellimine) või välised partnerid.

Platvormi valik

• Lihtne tase kuni 300 osalejat (Zoom-i või Teamsi koosolek):

  • Kasuta seda varianti, kui tegemist on väiksema aruteluga, töökoosoleku või sisese infovahetusega. Kõik osalejad saavad vabalt rääkida ja ekraani jagada.

• Keskmine tase kuni 1000 osalejat (Zoom veebiseminar ehk Webinar):

  • Kui soovid pidada suurema publiku ees esitlust, kus vaid kindlad inimesed esinevad, vali Zoom-i veebiseminar (Webinar)

  • NB! Webinari peab ette tellima – teenuse tellimiseks loo pilet pöördumiste portaalis: Telli seade või tarkvara.

• Keeruline tase kuni 10 000 osalejat (Zoom veebisündmus (Events) või Teams veebisündmus ehk Live Event):

  • Kasuta neid lahendusi siis, kui planeerid suurema avaliku ürituse. See nõuab varasemat ettevalmistust: tuleb määrata esinejad, moderaatorid ja osalejate rollid. 

  • NB! Zoom Events üritust peab ette tellima – selleks esita tellimus arvutiabile. 

Vali alati lihtsaim võimalik variant, mis vastab sündmuse eesmärgile. Mida keerulisem formaat, seda rohkem aega ja tehnilist tuge on vaja ettevalmistuseks ja läbiviimiseks.

Tehniline ettevalmistus ja proov enne üritust

• Korralda tehniline proov vähemalt nädal enne ürituse toimumist. See võimaldab ennetada võimalikke tehnilisi probleeme ning tagada, et kõik vajalik tarkvara ja seadmed toimivad ootuspäraselt.

• Harjuta kogu sündmuse tehniline ülesehitus samades ruumides, kus üritus toimub.

  • Hea tava on korraldada vähemalt üks testkoosolek või prooviesitlus, kus kõik esinejad saavad oma seadmeid ja ühendusi eelnevalt proovida.

• Koolita kohalikud abilised, kes oskavad ühendada esitlustehnika, jagada ekraani ning lahendada lihtsamaid tehnilisi olukordi.

Probleemide korral

Kui enne ürituse algust või selle ajal tekib tehniline probleem:

• Helista ise või palu kohapealsel inimesel koheselt helistada arvutiabi numbrile +372 737 5500 (lühinumber 5500).

  • Telefoni teel on abi andmine sageli kiirem kui kohapeale jõudmine.

Lisamaterjalid