Siit juhendist leiad juhised, kuidas arvutiabi saab kasutajaid aidata sündmuse (nt konverentsi, doktoritöö kaitsmise jms) korraldamisel. Erinevalt siseveebi juhendist on siin fookuses tehniline tugi ja spetsiifilised protseduurid, mida siseveebi juhend ei käsitle.

(info) In English

Detailse ülevaate, millele sündmuse planeerimisel mõelda, leiad siseveebist: Konverentside ja teiste ürituste korraldamine

NB! Arvutiabi aitab tagada, et vajalik esitlustehnika töötaks enne ürituse algust korrektselt. Arvutiabi teenuse hulka ei kuulu aga konverentsi ajal kohapeal viibimine ega sündmuse modereerimine. Kuna arvutiabi ei paku ürituse ajal püsivat kohapealset tuge, peab kohapeal olema vähemalt üks kontaktisik (soovitavalt tehniliselt teadlik), kes saab vajadusel meie juhiseid järgida ja väiksemaid tehnilisi küsimusi kohapeal lahendada.

Ürituse vajaduste hindamine

Enne planeerimist selgita välja:

  • Kas üritus vajab salvestamist?
  • Kas ürituse osalejad on nii kohapeal kui ka veebis (hübriidne)?
  • Kas valitud ruum vastab tehnilistele nõuetele? Vaata ruumi tehnilist infot juhendist Esitlustehnika kasutamine 

    • Keerulisemate ruumide (nt aula, valge saal või ringauditooriumid) puhul hinda, kas on vajalik kaasata visuaalmeedia teenused (vt Visuaalmeedia tellimine) või välised partnerid.

Platvormi valik

  • Lihtne tase kuni 300 osalejat (Zoom-i või Teamsi koosolek):

    • Kasuta seda varianti, kui tegemist on väiksema aruteluga, töökoosoleku või sisese infovahetusega. Kõik osalejad saavad vabalt rääkida ja ekraani jagada.

  • Keskmine tase kuni 1000 osalejat (Zoom veebiseminar ehk Webinar):

  • Keeruline tase kuni 10 000 osalejat (Zoom veebisündmus (Events) või Teams veebisündmus ehk Live Event):

    • Kasuta neid lahendusi siis, kui planeerid suurema avaliku ürituse. See nõuab varasemat ettevalmistust: tuleb määrata esinejad, moderaatorid ja osalejate rollid. 

    • NB! Zoom Events üritust peab ette tellima – selleks esita tellimus arvutiabile. 

Vali alati lihtsaim võimalik variant, mis vastab sündmuse eesmärgile. Mida keerulisem formaat, seda rohkem aega ja tehnilist tuge on vaja ettevalmistuseks ja läbiviimiseks.

Tehniline ettevalmistus ja proov enne üritust

  • Korralda tehniline proov vähemalt nädal enne ürituse toimumist. See võimaldab ennetada võimalikke tehnilisi probleeme ning tagada, et kõik vajalik tarkvara ja seadmed toimivad ootuspäraselt.

  • Harjuta kogu sündmuse tehniline ülesehitus samades ruumides, kus üritus toimub.

    • Hea tava on korraldada vähemalt üks testkoosolek või prooviesitlus, kus kõik esinejad saavad oma seadmeid ja ühendusi eelnevalt proovida.

  • Koolita kohalikud abilised, kes oskavad ühendada esitlustehnika, jagada ekraani ning lahendada lihtsamaid tehnilisi olukordi.

Probleemide korral

Kui enne ürituse algust või selle ajal tekib tehniline probleem:

  • Helista ise või palu kohapealsel inimesel koheselt helistada arvutiabi numbrile +372 737 5500 (lühinumber 5500).

    • Telefoni teel on abi andmine sageli kiirem kui kohapeale jõudmine.

Lisamaterjalid

TasePlatvormVormOsalejate arvIseloomustusTellimisvajadusTehniline keerukusJuhendid
LihtneZoom või TeamsTavaline koosolek (Meeting)kuni 300 osalejatSobib igapäevasteks koosolekuteks ja väiksemateks aruteludeks või salvestamiseks. Kõik osalejad saavad kaamera ja mikrofoni kasutada.

Parima videokvaliteedi tagamiseks kasuta Zoomi, kus on võimalik seadetest kvaliteeti kõrgemaks määrata (vt juhendit Zoom)

EiKerge

Microsoft Teams

Zoom

KeskmineZoomVeebiseminar (Webinar)kuni 1000 osalejat Sobib koolitusteks, esitlusteks ja suuremateks infotundideks, kus esinejad ja kuulajad on eraldi rollides. Vajab tehnilist ettevalmistust.Jah, teenuse tellimiseks loo pilet pöördumiste portaalis: Telli seade või tarkvara. 
NB! 
Arvutiabil on ainult 3 veebiseminari litsentsi, mida saame anda korraga. Küsi arvutiabist saadavuse kohta lähemalt.
KeskmineKoosoleku konvertimine veebiseminariks Zoomis
KeerulineZoom või Teams

Zoom veebisündmus (Events)

Teams veebisündmus (Live Event)

kuni 10 000 osalejatSobib suurtele avalikele sündmustele. Esinejad ja osalejad on erinevates rollides. Vajab põhjalikku ettevalmistust ja tehnilist tuge.

Zoom Events tellimiseks jah –teenuse tellimiseks loo pilet pöördumiste portaalis: Telli seade või tarkvara. Teams Live Eventi eraldi tellima ei pea.

Raske

Zoom

Veebisündmus suurele publikule Teamsis


  • Mitu esinejat?
  • Kas mõni ettekanne toimub veebist?
  • Kas kõigil on ettekanne?
  • Failide ettevalmistus:
    • Failiformaatide .pdf ja .pptx avamiseks on tarkvara installeeritud (teiste formaatide puhul kontrolli, et vajalik tarkvara on olemas).
      Vajadusel saab arvutiabi saab etteteatades varem kaugelt vajaliku tarkvara installeerida.
    • Kopeeri ürituse toimumise päeval kõik ettekanded arvuti töölauale.

    • Nimeta failid ümber esinemisjärjekorra järgi (nt 01_Esitleja.pptx).

    • Kui esitluse faili sees on heli- või videoklipid siis kontrolli nende toimimist ettekande arvutis. 

Kui sündmus on lõppenud, tee ruum ja seadmed korda läbides järgnevad sammud:

  • Logi arvutist välja.

  • Lülita esitlustehnika välja.

  • Pane mikrofonid ja esitluspuldid (klikkerid) laadima või lülita need välja.

  • Veendu, et ruum jääks järgmiste kasutajate jaoks korras ning tehnika töökorras.

Eesmärk on tagada seadmete töökindlus ja sujuv tehniline üleandmine järgmistele kasutajatele.