Blog

Kuludokumendid skaneerige või pildistage (jälgides, et kõik andmed oleksid nähtavad ja loetavad) ning lisage failina kuluaruandesse.

Lähetuste töövoos on nüüd võimalik teha nupu „Seaded“ (töövoo paremas ülaosas, vt joonis) alt kahte valikut. Esimesega neist saab määrata, kas peale kinnituse andmist jääb töövoog kinnituse andmise leheküljele, nagu see on olnud siiani, või avaneb esileht. Vaikimisi jääb töövoog kinnituse andmise leheküljele.

Välislähetusse minejatele saadetakse alates 31.12.2016 meiliteavitus, mille eesmärk on juhtida tähelepanu sihtriigi kõne- ja andmeside hindadega tutvumisele. Soovi korral saab nimetatud teavituse saatmise välja lülitada, valides „Soovin saada teavitust kõne- ja andmeside hindade kohta“ juures valiku „Ei“ ning seejärel „Salvesta“.

Korralduse ja aruande lisasid on nüüd võimalik korraga mitme kaupa üles laadida. Oma arvutist mitme faili korraga valimiseks (vt joonis) tuleb all hoida Ctrl-klahvi.

• Töövoo esilehel näidatakse nüüd kõikidele rollidele veergu Fin. allikad (vt joonis). Veergu kuvatakse fin. allikad korralduselt ja aruande tekkimisel aruandelt. Kui aruandes on ainult ülekandearved, siis korralduselt. Veeru sisu on sorteerimiseks fin. allika algustähe järgi klõpsa veeru päises (esimene klõps järjestab andmed kasvavas järjekorras, teine klõps kahanevas järjekorras).

• Otsingu sakil on nüüd kaks uut võimalusi lähetuste otsimiseks: otsing lähetuse kinnitaja (lähetuskorralduse andja, fin. allika käsutaja ning nende asendajad) ja sellel oleva fin. allika (või selle osa) järgi. Vt täpsemalt ...
• Kuluaruandes saab lähetatav nüüd valida pangakonto kõikide nende kontode vahel, mis tal personaliandmebaasis on. Vaikimisi on määratud konto, mis on töötaja aktiivse töölepingu juures. Vt täpsemalt …
• Kulud järjestatakse nüüd pärast korralduse ja aruande salvestamist kululiigi nimetuse järgi (tähestikuliselt kasvavas järjekorras). Aruandes lisaks kulu kuupäeva järgi kasvavalt (vt joonis). Varem salvestusid need lisamise järjekorras.

28.08.14 tarkvarauuenduse järel on lähetuste töövoogu lisatud hulgaliselt eesti- ja ingliskeelseid infotekste, mis annavad juhiseid töövoos toimetamiseks. Infotekst avaneb, kui liikuda kursoriga sinisel taustal küsimärgi ikoonile (vt joonis).

Samuti on töövoos ja töövoo teadetes muudetud ingliskeelseid termineid (nt secondments workflow -> travel workflow, secondment authorisation -> travel order, person in charge of financing -> financial account holder).

Lähetuste töövoogu saab alates 20.06.14 kasutada ingliskeelsena. Ingliskeelsed on lähetatava, sekretäri, fin. allika käsutaja ja lähetuskorralduse andja rolli vaated, kaaskirja ja kirjade tekstid. Üksikute eestikeelsete tekstide (nt töövoo ajalugu) tõlked lisanduvad edaspidi. Töövoog on vaikimisi ingliskeelne nendele, kes on määranud inglise keele kasutuskeeleks juba mõnes teises TÜ poolt arendatud infosüsteemis, nt ÕISis. Keelt saab muuta ka otse lähetuste töövoos. Selleks on töövoo paremas ülanurgas lipu-kujuline ikoon. Kui töötajal on töövoo keeleks määratud inglise keel, siis saadetakse töövoo teated talle ingliskeelsena.

1. Sekretäri rollis töötaja saab nüüd saata töövoo vahendusel oma üksuse töötajate lähetusaruanded pärast nende täitmist neile üle vaatamiseks ja kinnitamiseks. Aruande kinnitamiseks saatmiseks tuleb vajutada aruande alaservas olevale nupule (Salvesta ja saada kinnitamiseks või Saada kinnitamiseks). Nupule vajutuse järel avaneb vaheleht, millele saab vajadusel (ei ole kohustuslik) kirjutada lähetatava tarvis selgituse, mis lisatakse lähetatavale saadetavasse e-kirja "Teade: Saada aruanne kinnitamiseks" ja töövoo ajalukku. Vt täpsemalt ...
2. Kui sekretär saadab lähetatava eest korralduse kinnitamiseks, siis hakkab ta saama selle kohta järgmisi teateid:
   1. Ülesanne: Vaata lähetuse finantseeringud üle
   2. Teade: Lähetuskorraldus on kinnitatud
   3. Teade: Lähetuskorraldus on tagasi lükatud
   4. Ülesanne: Täida lähetusaruanne
3. Kui sekretär saadab aruande lähetatavale kinnitamiseks, siis hakkab ta selle kohta saama järgmisi teateid:
   1. Ülesanne: Vaata aruande finantseeringud üle
   2. Ülesanne: Paranda lähetusaruanne

Lähetuskorralduse andja ja fin. allika käsutaja saavad nüüd vajadusel (nt, kui vaja on tegevusaruannet täiendada, lähetuse kestust muuta, kinnitatud kulusid muuta) aruande lähetatavale parandamiseks tagasi saata (nupp Saada aruanne tagasi aruande alaservas, vt vajadusel ka juhendit). Tagasisaatmise järel võetakse aruandelt maha kõik antud kinnitused, lähetatav ja sekretär saab kulu- ja tegevusaruande kõiki andmeid muuta ja lähetatav selle uuesti kinnitamiseks saata.

Kui lähetuste töövoos on lähetuskorraldusele märgitud „Kulud puuduvad“ (st TÜ jaoks ei kaasne lähetusega teadaolevalt kulusid), ei ole korraldusele vaja enam fin. allikat ja fin. allika käsutaja kinnitust. Vt täpsemalt ... Kui lähetuse käigus peaksid tekkima kulud, mille TÜ-poolset finantseerimist soovitakse, saab need märkida kuluaruandele ja saata siis fin. allika käsutajale kinnitamiseks.

1. Lähetuskorraldustele ja kuluaruannetele on nüüd võimalik lisada failidena lisasid. Vt täpsemalt lisade lisamine korraldusele, lisade lisamine kuluaruandele ja "Mida tuleb teada korralduse ja aruande failidena lisadest?".
2. Lähetatav peab ise aruande kinnitamisel valima, kas tema lähetusaruandega kaasneb kaaskiri või mitte. Vt täpsemalt ...

• Lähetatavad ei pea enam välisvaluutasid sisaldavate kuluaruannete puhul aruande kinnitamiseks ära ootama lähetusele järgneva tööpäeva valuutakursse. Umbkaudsed summad eurodes arvutatakse välja viimase olemasoleva kursi järgi. Kohe, kui töövoogu tekivad õige kuupäeva kursid, arvutatakse summad eurodes automaatselt ümber. Vaata täpsemalt ...
• Lähetatav ei saa enam lähetusaruannet saata kinnitamiseks enne lähetuse viimast toimumispäeva. Aruande kinnitamiseks tuleb ära oodata lähetuse viimane päev. Kui lähetus lõppes ära varem, siis tuleb aruande üldandmetes ära muuta lähetuse toimumisaeg. Vaata täpsemalt ...

Alates 28.01.13 nädalal tulevad digilähetuse töövoo kasutajate ringi juba osalenud tugiüksustele (IT-, rahandus-, turundus- ja kommunikatsiooni osakond ning kantselei) lisaks ülejäänud tugiüksused, rektoraat, loodus- ja tehnoloogiateaduskonna dekanaat ning ökoloogia ja maateaduste instituut. Laienemise eesmärk on saada tagasisidet infosüsteemi töökindluse kohta, selgitada välja arendusvajadused ja seada prioriteedid. Täpsem info selle kohta, kuidas digilähetust vormistada, saadetakse või on juba saadetud kaasatud üksuste töötajatele e-kirjaga.

Digilähetus on kolinud alates 12.11.12 uuele liidesele. Kõik vanas liideses pooleliolevad lähetused tuleb lõpetada seal ja need tõstetakse pärast lõpetamist (raamatupidamises kinnitamist) üle uude liidesesse ja on edaspidi kättesaadavad seal. Kõik seni vanas süsteemis lõpetatud lähetused on juba uues liideses leitavad. Vanas liideses nupule Alusta uut lähetust vajutades avaneb juba uus liides.

Uues liideses toimub lähetuse vormistamine analoogselt vanaga, kuid lisandunud on mõned täiendused. Näiteks on nüüd võimalik:

• vaadata lähetuse ajalugu
• kopeerida olemasolevaid lähetusi
• valida uut lähetust vormistades esmalt asendajaid ja finantsallika käsutajaid nende isikute hulgast, kes olnud samas rollis lähetatava varasematel lähetustel
• sobiv finantsallikas määrata korraga kõikidele kuludele
• finantsallika käsutajana määrata n-ö enda vaikimisi finantsallikas, mis on käsutajaga seotud kulude juures vaikimisi määratud
• paremas ülanurgas nupule Abi vajutades jõuda digilähetuse n-ö teadmusbaasini, millest on leitavad digilähetuse kohta käiv oluline info ja lähitulevikus ka kasutusjuhendid

Digilähetust hakkasid kasutama kantselei ning turundus- ja kommunikatsiooniosakond. Seni kasutasid seda IT- ja rahandusosakond.