Sisukord
Aruande täitmise alustamine
Kuluaruande täitmiseks vajutage selle alaservas nupule Muuda aruande andmeid (vt joonis). Seejärel muutuvad aktiivseks kõik väljad, mida on võimalik aruandes täita.
Kulude hüvitamise viisi märkimine
Alajaotuses Kulude hüvitamine märkige, millisele kontonumbrile soovite, et hüvitatav summa kantaks. Vaikimisi kuvatakse kontonumber isikuregistrist. Kui soovite summat kätte saada kassast, siis täitke märkeruut Kassast.
Kulude lisamine ja eemaldamine
- Kõik lähetuskorraldusel olevad kulud kantakse kuluaruandesse korraduselt hüvitatavate kulude alajaotusest automaatselt üle. Neid saab aruandes muuta ja eemaldada. Samuti saab kuluaruandesse juurde lisada täiendavaid kuluridu.
- Enne kuluaruande kinnitamiseks saatmist tuleb täita kuluaruandes kõikide kulude andmestik või üleliigsed kulud aruandest eemaldada.
- Enamike kulude kohta tuleb märkida kulu tekkimise kuupäev ja kulu summa kas eurodes või mõnes välisvaluutas. Osade kululiikide korral on vaja täita täiendavad väljad. Vt täpsemalt "Kululiigid".
- Kui selgus, et kõiki algselt planeeritud kulusid ei tekkinud, siis saab need kuluread eemaldada igal kulureal oleva punase ristikese abil (vt joonis).
- Uusi kuluridu saate lisada nupu Lisa kulu (vt joonis) vahendusel.
Välisvaluutades tehtud kulude märkimine
- Töölähetuseeskiri ütleb, et välisvaluutas tehtud kulutused arvestatakse lähetuskulude hüvitamisel eurodesse välisriiki toimunud lähetuselt saabumise päevale järgnenud tööpäeval kehtinud Euroopa Keskpanga päevakursi alusel, arvestades täpsusega neli kohta pärast koma. Euroopa keskpank väljastab vastava tööpäeva kursid selle tööpäeva kella 16.00-ks ja digilähetuse töövoogu kantakse need automaatselt samal öösel.
- Kui aruande kinnitamise ajaks ei ole õige kuupäeva kursse veel töövoos olemas, siis arvutatakse summad eurodes välja vastava valuuta viimase kursi järgi ja kui õige kurss töövoogu tekib, arvutatakse see ümber. Ebatäpsed summad ei takista aruande kinnitamist ning kohe kui töövoogu õige kuupäeva kursid tekivad, arvutatakse summad eurodes ümber. Raamatupidamises ei kinnitata aruannet enne, kui aruanne sisaldab õige kuupäeva kursse.
Kui kulu on tehtud mingis välisvaluutas (st muus valuutas peale EURi), siis tuleb märkida summa sobivas välisvaluutas ning valuutakursside põhjal arvutatakse välja kulude summa eurodes. Sobiv välisvaluuta valige kulu juures rippmenüüst (vt joonis). Rippmenüüs näidatakse valuutade tähiseid. Nende pika nimetuse nägemiseks liikuge kursoriga tähisele.
Kui aruanne sisaldab välisvaluutasid (valuutasid, mis ei ole EUR), siis näidatakse kuluridade kohal, millise kuupäeva valuutakursse eurodes summade arvutamisel kasutatakse (joonisel p 1). Kurssi ja summat eurodes näidatakse järgmisel kujul (joonisel p 2). Lähetusele järgnev tööpäev leitakse aruande üldandmetes oleva lähetuse kestuse järgi ja vajadusel saab seda muuta.
Kui õige kuupäeva valuutakursid ei ole veel töövoogu jõudnud, siis kasutatakse eurodes summade leidmiseks viimast vastava valuuta kurssi. Näidatakse infot NB! Praegu ei saa veele õigeid kursse näidata, seega on summad umbkaudsed. (joonisel p 1) ja ebatäpsed kursid on esitatud kollasel taustal (joonisel p 2).
Sisestatud avanss
Saadud avanss on raamatupidaja poolt märgitud kuluaruandesse vastava kululiigi alla helelillal taustal (vt joonis). Kulu kohta tuleb teha täpsustused ja vastavalt sellele tehakse avansiga tasaarveldus.
Ülekandearvega tasutavate kulude märkimine
Kui mingi kulu tasutakse ülekandearvega, siis vajutage selle juures lingile tasutakse ülekandearvega (vt joonis).
Kui ülekandearvet ei ole veel rahandusosakonnas sisestatud, siis lisatakse aruandesse ülekandearve (vt joonis), mille andmed täidab hiljem raamatupidaja.
Lisatud ülekandearve rida saab eemaldada (nupp Eemalda) kuni esimese aruande salvestamiseni. Pärast seda saab selle vajadusel eemaldada raamatupidaja või kasutajatugi.
Kui selle kulu kohta on juba ülekandearve raamatupidaja poolt lisatud (vt joonis), siis vajutades lingile tasutakse ülekandearvega kaovad aruandest kulu kohta täidetavad sisestusväljad.
Kulude puudumise märkimine
Kui selgub, et ühtegi korraldusele märgitud kulu ei tekkinud, siis tuleb kululiikide loetelus valida valik Kulud puuduvad.
Kulude puudumise korral aruanne raamatupidamisse kinnitamisele ei lähe, see saab kohe pärast lähetuskorralduse andja kinnitust oleku Aruanne kinnitatud raamatupidamises. Lähetatava selle kohta automaatset teadet ei saa.
Kulude kokkuarvestuse tabel
Aruande alaservas näidatakse kulude kokkuarvestuse tabelit (vt joonis). See sisaldab ka kuluaruandesse raamatupidajate poolt sisestatud avansside ja ülekandearvete andmeid. Tabeli alaservas näidatakse milline summa läheb lähetatavale välja maksmiseks. Miinusmärgiga summa korral peab töötaja vastava summa tagasi maksma.
Kuluaruande salvestamine ja saatmine kinnitamiseks
- Aruande salvestamiseks vajutage selle alaservas nupule Salvesta aruanne. Vajadusel saate hiljem aruande täitmist jätkata (nupp Muuda aruande andmeid).
- Kui soovite aruande kohe pärast andmete täitmist kinnitamiseks saata, vajutage muutmise vormil nupule Salvesta ja saada kinnitamiseks. Vaatamise vormil on kinnitamisele saatmiseks nupp Saada kinnitamiseks. Vt ka juhendit "Aruande saatmine kinnitamiseks".
Overview
Content Tools