Seoses eriolukorra kehtestamisega toimub ülikooli sisepostiring edaspidi ainult esmaspäeviti ja alates 16.03 on piiratud kõigi paberdokumentide liikumine ja menetlemine. Struktuuriüksustel on võimalik esitada dokumente elektroonselt DHIS-i kaudu.
Personaliarvestus ehk töölepingute sõlmimine, muutmine, lõpetamine, puhkustega seonduv jm toimib tavapäraselt, kontakt siiri.pilt@ut.ee, anu.kallip@ut.ee, katre.puura@ut.ee. Paberil allkirjastamine kui erijuht tuleb personaliarvestuse spetsialistiga eelnevalt kokku leppida.
DHIS-i kasutajatugi on jätkuvalt kättesaadav telefoni, e-posti ning Teams-i vahendusel.
Digiallkirjade kogumine DHIS-is
Kui mõnele dokumendile, mida DHIS-is ei registreerita või registreeritakse alles pärast allkirjade saamist, on vaja koguda digiallkirju, siis DHIS-is saab selleks kasutada tüüpi digiallkirjastav fail. Nt allkirjalehed rahastajatele või muud dokumendid, millele varem koguti allkirju paberil.
Majanduskulude aruanded
DHIS-is on planeeritust varem lubatud kõikidel struktuuriüksustel uue majanduskulude aruande vormi kasutamine. Uue vormi puhul sisestatakse andmed otse DHIS-is olevatele andmeväljadele, kulu tõendavad dokumendid ja lisadokumendid (nt maksekorraldus) lisatakse faili väljadele ning kinnitused antakse elektroonselt. Paberil kuludokumendid võib skaneerida või pildistada (jälgida, et kõik andmed oleksid nähtavad ja loetavad). Aruande salvestamisel tehakse automaatne suunamine rolliga "kinnitamiseks" aruande menetlejatele ning manuaalselt ei ole vaja kellelegi dokumenti suunata. Ka rahandusosakonnale ei ole vaja dokumenti manuaalselt suunata. Seni on uut vormi piloteerinud kantsleri vastutusalas olevad struktruuriüksused, arvutiteaduse instituut ja Eesti mereinistituut, kuid seoses eriolukorraga saavad alates 18. märtsist seda üleülikooliliselt kõik kasutada.
Kuna uue majanduskulude aruande sisestamise vormi koolitusi ei ole võimalik praegustes tingimustes teha, siis paralleelselt jääb kõigile kasutusele ka vana majanduskulude aruande esitamise vorm (aruanne allkirjastada koos kulu tõendavate dokumentidega digikonteineris) Eestikeelne majanduskulu aruande vorm ja ingliskeelne business expense report. Kui tegemist on projektiga seotud majanduskulude aruandega, mis tuleb praegu veel allkirjastada, siis ongi mõistlik kasutada aruande registreerimiseks siiani kasutusel olnud vormi.
Kui sisestad iseenda majanduskulude aruannet
- Asukoht: Kui tegemist on projektidega seotud majanduskulude aruandega, siis vali asukohaks sari 5-34.
- Fail(id): Lisa faili väljale asice fail (digikonteiner), mille sees on täidetud aruande vorm ja kulu tõendavad dokumendid. Ühe aruandega võid esitada mitu kuludokumenti.
- Aruandev isik: Vaikimisi on see väli täidetud sisestaja nimega.
- Finantsallikas: Ära lisa finantsallikat copy-paste meetodil, vali finantsallikas süsteemist (kui väljale hakata finantsallika koodi lisama, siis süsteem ise pakub seda allikat).
- Makse saaja: Lisa enda nimi.
Dokumendi suunamine
- Kui oled DHIS-i lisanud ilma enda allkirjata dokumendi, siis suuna dokument rolliga "allkirjastamiseks" ka iseendale.
- Kui oled dokumendi juba allkirjastanud enne DHIS-i lisamist, siis tee suunamine rolliga "allkirjastamiseks" finantsallika käsutaja(te)le.
- Kui dokument on seotud töötervishoiuga, siis lisa "allkirjastamiseks" tööülesanne ka töökeskkonna peaspetsialistile Tiina Linderile.
- Rahandusosakonnale ei ole vaja eraldi suunamist teha, kuna neile tekib ülesanne automaatselt!
Dokumendi allkirjastamine
Kui oled iseendale lisanud "allkirjastamiseks " tööülesande, siis pärast suunamise salvestamist tekib digikonteineri alla roheline "Lisa allkiri" nupp, millele klõpsates saad dokumendi allkirjastada.
Teistele suunatud tööülesannete jälgimine
Teistele lisatud tööülesannete olekut saad jälgida DHIS-i avalehelt plokist "Teistele suunatud".
Kui sisestad kellegi teise majanduskulude aruannet
Kui dokumendi registreerijani on jõudnud aruandva isiku poolt juba allkirjastatud aruanne, siis on mõistlik aruanne registreerida vana vormi kasutades.
- Asukoht: Kui tegemist on projektidega seotud majanduskulude aruandega, siis vali asukohaks sari 5-34.
- Fail(id): Lisa faili väljale asice fail (digikonteiner), mille sees on täidetud aruande vorm ja kulu tõendavad dokumendid.
- Aruandev isik: Vaikimisi on see väli täidetud sisestaja nimega, vali sinna selle isiku nimi, kes on tegelik aruande esitaja. Kui aruande esitaja on ülikooliväline isik (ei ole töölepinguga töötaja), siis jäta sellele väljale enda nimi ja lisa plokis "Makse saaja" ülikoolivälise osapoole nimi.
- Finantsallikas: Ära lisa finantsallikat copy-paste meetodil, vali finantsallikas süsteemist (kui väljale hakata finantsallika koodi lisama, siis süsteem ise pakub seda allikat).
Dokumendi suunamine
- Kui oled DHIS-i lisanud ilma aruandva isiku allkirjata dokumendi, siis suuna dokument ka talle rolliga "allkirjastamiseks".
- Lisa "allkirjastamiseks" ülesanne finantsallika käsutaja(te)le.
- Kui dokument on seotud töötervishoiuga, siis lisa "allkirjastamiseks" tööülesanne ka töökeskkonna peaspetsialistile Tiina Linderile.
- Rahandusosakonnale ei ole vaja eraldi suunamist teha, kuna neile tekib ülesanne automaatselt!
Teistele suunatud tööülesannete jälgimine
Teistele lisatud tööülesannete olekut saad jälgida DHIS-i avalehelt plokist "Teistele suunatud".
Ostuarved
Alates 01.07.2019 tuleb avalikule sektorile väljastada ainult e-arveid, mistõttu enamus arveid saabub ülikooli e-arvena. Välismaistele koostööpartneritele e-arve nõue ei kehti ja nendelt saabunud arved tuleb DHIS-i manuaalselt sisestada (täita väljad ja laadida üles pdf vormingus arve fail).
Ostuarvete krediteerimine ja tühistamine
Seoses lähetuste tühistamisega on vaja tegeleda ka ostuarvete krediteerimise ja tühistamisega. Kui veel menetlemata ostuarvele saabub kogu summa ulatuses kreeditarve, siis ei ole kumbagi arvet vaja menetleda ning sellised arved tühistatakse DHIS-is. Kui kreeditarve saabub arvele, mis on juba tasutud (sh ettemaksuarve alusel), siis tuleb menetleda ka kreeditarve. Ostuarvete tühistamiseks DHIS-is võta ühendust kantseleiga: eveli.kadarik@ut.ee, 737 5606 või helen.laube@ut.ee, 737 6105.
Sisedokumendid (avaldused, esildised, sisekirjad)
27.01.2020 võeti kasutusele uus dokumenditüüp, mis koondab DHIS-is senised dokumenditüübid (avaldus, esildis, taotlus ja sisekiri) ühise nimetuse alla "sisedokument".
- Sisedokumendid menetletakse andmetena (v.a erivorme nõudvad dokumendid ja ametikirjeldused).
- Sisedokumendid kinnitatakse, mitte ei allkirjastata (v.a ametikirjeldused ja töölepingu kavandid).
Dokumendi DHIS-ist väljasaatmine
Vaata juhendist, kuidas dokumenti DHIS-ist välja saata.
Overview
Content Tools