Digiallkirjade kogumine DHIS-is

Kui mõnele dokumendile, mida DHIS-is ei registreerita või registreeritakse alles pärast allkirjade saamist, on vaja koguda digiallkirju, siis DHIS-is saab selleks kasutada tüüpi digiallkirjastav fail. Nt allkirjalehed rahastajatele või muud dokumendid.

Majanduskulude aruanded 

DHIS-is on alates 18.03.2020 uus majanduskulude aruande vorm. Uue vormi puhul sisestatakse andmed otse DHIS-is olevatele andmeväljadele, kulu tõendavad dokumendid ja lisadokumendid (nt maksekorraldus) lisatakse faili väljadele ning kinnitused antakse elektroonselt. Paberil kuludokumendid võib skaneerida või pildistada (jälgida, et kõik andmed oleksid nähtavad ja loetavad). Aruande salvestamisel tehakse automaatne suunamine rolliga "kinnitamiseks" aruande menetlejatele ning manuaalselt ei ole vaja kellelegi dokumenti suunata. Ka rahandusosakonnale ei ole vaja dokumenti manuaalselt suunata.

Ostuarved

Alates 01.07.2019 tuleb avalikule sektorile väljastada ainult e-arveid, mistõttu enamus arveid saabub ülikooli e-arvena. Välismaistele koostööpartneritele e-arve nõue ei kehti ja nendelt saabunud arved tuleb DHIS-i manuaalselt sisestada (täita väljad ja laadida üles pdf vormingus arve fail).

Ostuarvete krediteerimine ja tühistamine

Seoses lähetuste tühistamisega on vaja tegeleda ka ostuarvete krediteerimise ja tühistamisega. Kui veel menetlemata ostuarvele saabub kogu summa ulatuses kreeditarve, siis ei ole kumbagi arvet vaja menetleda ning sellised arved tühistatakse DHIS-is. Kui kreeditarve saabub arvele, mis on juba tasutud (sh ettemaksuarve alusel), siis tuleb menetleda ka kreeditarve. Ostuarvete tühistamiseks DHIS-is pöördu DHIS-i kasutajatoe poole e-posti aadressil dhis@ut.ee või telefonil 737 5606.

Sisedokumendid (avaldused, esildised, sisekirjad)

27.01.2020 võeti kasutusele uus dokumenditüüp, mis koondab DHIS-is senised dokumenditüübid (avaldus, esildis, taotlus ja sisekiri) ühise nimetuse alla "sisedokument".
  • Sisedokumendid menetletakse andmetena (v.a erivorme nõudvad dokumendid ja ametikirjeldused).
  • Sisedokumendid kinnitatakse, mitte ei allkirjastata (v.a ametikirjeldused ja töölepingu kavandid).

Dokumendi DHIS-ist väljasaatmine

Vaata juhendist, kuidas dokumenti DHIS-ist välja saata.

Autoriõigus Tartu Ülikool