Digiallkirjade kogumine DHIS-is
Kui mõnele dokumendile, mida DHIS-is ei registreerita, on vaja koguda digiallkirju, siis DHIS-is saab selleks kasutada tüüpi digiallkirjastav fail. Nt allkirjalehed rahastajatele või dokumendid, millele on tarvis paljude väliste osapoolte allkirju.
Majanduskulude aruanded
Majanduskulude aruande korral sisestatakse andmed otse DHIS-is olevatele andmeväljadele, kulu tõendavad dokumendid ja lisadokumendid (nt maksekorraldus) lisatakse faili väljadele ning kinnitused antakse elektroonselt. Paberil kuludokumendid võib skaneerida või pildistada (jälgida, et kõik andmed oleksid nähtavad ja loetavad). Aruande salvestamisel teeb süsteem automaatse suunamise rolliga "kinnitamiseks" aruande menetlejatele ning käsitsi ei ole vaja kellelegi dokumenti suunata sh raamatupidajatele ei ole vaja aruannet suunata.
Ostuarved
Avalikule sektorile tuleb väljastada ainult e-arveid, mistõttu enamus arveid saabub ülikooli e-arvena. Välismaistele koostööpartneritele e-arve nõue ei kehti ja nendelt saabunud arved tuleb DHIS-i sisestada (täita väljad ja laadida üles pdf vormingus arve fail).
Ostuarvete krediteerimine ja tühistamine
Kui veel menetlemata ostuarvele saabub kogu summa ulatuses kreeditarve, siis ei ole kumbagi arvet vaja menetleda ning sellised arved tühistatakse DHIS-is. Kui kreeditarve saabub arvele, mis on juba tasutud (sh ettemaksuarve alusel), siis tuleb menetleda ka kreeditarve. Ostuarvete tühistamiseks DHIS-is pöördu DHIS-i kasutajatoe poole e-posti aadressil dhis@ut.ee või telefonil 737 5606.
Sisedokumendid (avaldused, esildised, sisekirjad)
Sisedokument koondab DHIS-is kõiki ülikoolisiseseid avaldusi, esildisi, taotlusi ja sisekirju ühise nimetusena "sisedokument".
- Sisedokumendid menetletakse andmetena (v.a erivorme nõudvad dokumendid ja ametikirjeldused).
- Sisedokumendid kinnitatakse, mitte ei allkirjastata (v.a ametikirjeldused ja töölepingu kavandid).
Dokumendi DHIS-ist väljasaatmine
Vaata juhendist, kuidas dokumenti DHIS-ist välja saata.
Overview
Content Tools