...

1. Töövoogu alustatakse lähetuskorralduse lisamisega ning töövoog lõpetatakse, kui lähetusaruanne (koosneb tegevus- ja kuluaruandest) kinnitatakse raamatupidamises.
2. Töövoos on kasutusel järgmised rollid: lähetatav, fin. allika käsutaja, lähetuskorralduse andja, sekretär ja raamatupidaja. Vaata täpsemalt ...
3. Vajadusel saab töövoos lähetatava eest toiminguid teha üksuse sekretär, aga elektroonilise kinnituse peab korraldusele ja aruandele andma ka lähetatav ise.
4. Töövoo olek näitab, millises etapis töövoog on ja kes sellega toiminguid teha saab.
5. Kui kasutaja peab töövoos midagi tegema (nt kinnitama lähetuskorralduse), tekib talle ülesanne. Ülesandeid näidatakse lähetuste töövoo esilehel ja siseveebis kasutaja töölaual.
6. Vajalikust infost (nt korraldus on kinnitatud) ja ülesannetest informeerivad kasutajaid automaatsed e-posti aadressile saadetavad teated. Igas teates on link töövoole, mis avab selle sobivas kohas.
7. Töövoo katkestamine toimub korraldust kustutades, tagasi lükates või tühistades.
8. Selleks, et lähetuskorralduse andjate ja fin. allika käsutajate asendajad saaksid lähetuskorraldustele ja -aruannetele kinnitusi anda, tuleb neile anda asendajate õiguste haldamise töövoo vahendusel õigused.
9. Töövoo andmete põhjal tekivad PDF-vormingus korraldus ja aruanne, mis saadetakse automaatselt TÜ dokumendihalduse infosüsteemi (DHISi) töötaja struktuuriüksuse lähetuste kausta liitdokumenti. Vaata täpsemalt ...
10. Lähetusavansi taotlemine ei toimu lähetuste töövoo kaudu. Avaldus tuleb rahandusosakonda saata eraldi vormil (vt lähetusavansi taotlemise avaldus) ning sellele peab olema märgitud lähetuskorralduse number. Lähetatavale makstud avansi märgib raamatupidaja töövoos kuluaruandesse. Vaata täpsemalt ...
11. Lähetusega seotud arvetele, mis edastatakse rahandusosakonda maksmiseks, tuleb märkida lähetuskorralduse number. Nende n-ö ülekandearvete andmed märgitakse samuti raamatupidaja poolt töövoos kuluaruandesse. Vaata täpsemalt ...
12. Pärast lähetust saab paberil kuludokumendid kinnitada lähetusaruandest väljatrükitava kaaskirja külge ja edastada need sisepostiga rahandusosakonda. Vaata täpsemalt ...

13. Töövoos vormistatud lähetused kajastuvad puhkuse ajakava graafilises vaates. Vaata täpsemalt ...

14. Töövoo skeemi on kujutatud järgmisel joonisel. Kehtivad põhimõtted:
    1. Kui isik on korraga mitmes rollis (nt lähetatav ja fin. allika käsutaja; fin. allika käsutaja ja lähetuskorralduse andja), siis annab ta ühekorraga ära mõlema rolli kinnitused.
    2. Kui fin. allika käsutaja  ja lähetuskorralduse andja teevad töövoos muudatusi, siis liigub töövoog lähetatavani, et ta teeks töövoo vajalikud muudatused  (eemaldaks tagasilükatud kulud, nõustuks lähetusega antud tingimustel).

Image Added

Ülevaade korralduse vormistamisest

...

1. Raamatupidaja võtab üldjuhul rahandusosakonnas aruande menetlusse siis, kui kaaskiri koos kuludokumentidega on sinna jõudnud ja aruanne on kinnitatud fin. allika(te) käsutaja(te) ja lähetuskorralduse andja poolt. Kui kuludokumente ei ole rahandusosakonda saata, siis tuvastavad raamatupidajad kinnitust vajavad aruanded oma töölaualt. Raamatupidaja kontrollib kuludokumentide vastavust, vajadusel täiendab, sh korrigeerib kuluaruannet, kinnitab aruande, lõpetab sellega töövoo ning hüvitatavad kulud lähevad lähetatavale välja maksmiseks. Kuluaruande andmed saadetakse Axaptasse ja aruande PDF-vormingus aruanne dokumendihalduse infosüsteemi (DHISi) korraldusega samasse liitdokumenti.
2. Raamatupidajatel on võimalik aruanne lähetatavale ka tagasi saata. Seda tehes tühistatakse aruandele antud kinnitused, aruandes tuleb teha parandused ja saata see uuesti fin. allika käsutaja(te)le ja lähetuskorralduse andjale kinnitamiseks.

...