Sisukord
Aruande täitmise alustamine
Kuluaruande täitmiseks vajutage selle alaservas nupule Muuda aruande andmeid (vt joonis). Seejärel muutuvad aktiivseks kõik väljad, mida on võimalik aruandes täita.
Kulude hüvitamise viisi märkimine
Alajaotuses Kulude hüvitamine märkige, millisele kontonumbrile soovite, et hüvitatav summa kantaks. Vaikimisi kuvatakse kontonumber isikuregistrist. Kui soovite summat kätte saada kassast, siis täitke märkeruut Kassast.
Kulude lisamine ja eemaldamine
- Kõik lähetuskorraldusel olevad kulud kantakse kuluaruandesse korraduselt hüvitatavate kulude alajaotusest automaatselt üle. Neid saab aruandes muuta ja eemaldada. Samuti saab kuluaruandesse juurde lisada täiendavaid kuluridu.
- Enne kuluaruande kinnitamiseks saatmist tuleb täita kuluaruandes kõikide kulude andmestik või üleliigsed kulud aruandest eemaldada.
- Enamike kulude kohta tuleb märkida kulu tekkimise kuupäev ja kulu summa kas eurodes või mõnes välisvaluutas. Osade kululiikide korral on vaja täita täiendavad väljad. Vt täpsemalt "Kulude märkimine".
- Kui selgus, et kõiki algselt planeeritud kulusid ei tekkinud, siis saab need kuluread eemaldada igal kulureal oleva punase ristikese abil (vt joonis).
- Uusi kuluridu saate lisada nupu Lisa kulu (vt joonis) vahendusel.
Välisvaluutades tehtud kulude märkimine
- Kui kulu on tehtud mingis välisvaluutas (st muus valuutas peale EURi), siis tuleb märkida summa sobivas välisvaluutas ning valuutakursside põhjal arvutatakse välja kulude summa eurodes.
Välisvaluutas tehtud kulutused arvestatakse lähetuskulude hüvitamisel eurodesse välisriiki toimunud lähetuselt saabumise päevale järgnenud tööpäeval kehtinud Euroopa Keskpanga päevakursi alusel, arvestades täpsusega neli kohta pärast koma. Euroopa keskpank väljastab kursid järgmise tööpäeva kella 16.00-ks ja töövoogu kantakse need automaatselt samal öösel. Seega ei saa välisvaluutades kulusid sisaldavaid aruandeid kinnitada enne, kui lähetuse lõpukuupäevast ülejärgmisel tööpäeval. - On ka võimalik, et tegemist on valuutaga, mille kohta Euroopa Keskpank valuutakurssi ei väljasta, siis tuleb kurss sisestada töövoogu kasutajatoel või raamatupidajal käsitsi.
- Sobiv välisvaluuta valige kulu juures rippmenüüst (vt joonis). Rippmenüüs näidatakse valuutade tähiseid. Nende pika nimetuse nägemiseks liikuge kursoriga tähisele.
- Kui aruandesse on valitud välisvaluutasid, siis näidatakse kulude tabeli koha, millise kuupäevaga kursid arvutatakse (joonisel p 1). Kui kursse veel ei ole, siis öeldakse: Praegu ei saa veel kursse näidata.
- Sellele, et kurss puudub, viitab ka konkreetse kulu juures märge puudub (joonisel p 2).
- Kui valuutakurss on leitud, näidatakse seda ja summat eurodes järgmisel kujul (vt joonis).
Sisestatud avanss
Saadud avanss on raamatupidaja poolt märgitud kuluaruandesse vastava kululiigi alla helelillal taustal (vt joonis). Kulu kohta tuleb teha täpsustused ja vastavalt sellele tehakse avansiga tasaarveldus.
Ülekandearvega tasutavate kulude märkimine
Kui mingi kulu tasutakse ülekandearvega, siis vajutage selle juures lingile tasutakse ülekandearvega (vt joonis).
Kui ülekandearvet ei ole veel rahandusosakonnas sisestatud, siis lisatakse aruandesse ülekandearve (vt joonis), mille andmed täidab hiljem raamatupidaja.
Lisatud ülekandearve rida saab eemaldada (nupp Eemalda) kuni esimese aruande salvestamiseni.
Kui selle kulu kohta on juba ülekandearve raamatupidaja poolt lisatud (vt joonis), siis vajutades lingile tasutakse ülekandearvega kaovad aruandest kulu kohta täidetavad sisestusväljad.
Kulude puudumise märkimine
Kui selgub, et ühtegi korraldusele märgitud kulu ei tekkinud, siis tuleb kululiikide loetelus valida valik Kulud puuduvad.
Kulude puudumise korral aruanne raamatupidamisse kinnitamisele ei lähe, see saab kohe pärast lähetuskorralduse andja kinnitust oleku Aruanne kinnitatud raamatupidamises.
Kulude kokkuarvestuse tabel
Aruande alaservas näidatakse kulude kokkuarvestuse tabelit (vt joonis). See sisaldab ka kuluaruandesse raamatupidajate poolt sisestatud avansside ja ülekandearvete andmeid. Tabeli alaservas näidatakse milline summa läheb lähetatavale välja maksmiseks. Miinusmärgiga summa korral peab töötaja vastava summa tagasi maksma.
Kuluaruande salvestamine ja saatmine kinnitamiseks
- Aruande salvestamiseks vajutage selle alaservas nupule Salvesta aruanne. Vajadusel saate hiljem aruande täitmist jätkata (nupp Muuda aruande andmeid).
- Kui soovite aruande kohe pärast andmete täitmist kinnitamiseks saata, vajutage muutmise vormil nupule Salvesta ja saada kinnitamiseks. Vaatamise vormil on kinnitamisele saatmiseks nupp Saada kinnitamiseks. Vt ka juhendit "Aruande saatmine kinnitamiseks".
Overview
Content Tools