Olulised tähtajad

Õppeaine versioone puudutavad olulised tähtajad on kehtestatud rektori kinnitatud akadeemilises kalendris.

ÕIS2 akadeemiline kalender: https://ois2.ut.ee/#/academic-calendar

01.03.2025 Võõrkeelsete õppeainete versioonide kinnitamise tähtaeg
15.04.2025 Eestikeelsete õppeainete versioonide kinnitamise tähtaeg
01.05.2025 Järgmise semestri tunniplaanide kinnitamise tähtaeg sügissemestriks
01.05.2025 Õppeaine info järgmiseks sügissemestriks
02.05.2025 Sügissemestri planeerimise alguskuupäev
15.05.2025 Sügissemestri õppeainetesse registreerumise algus
30.11.2025 Järgmise semestri tunniplaanide kinnitamise tähtaeg kevadsemestriks
30.11.2025 Õppeaine info järgmiseks kevadsemestriks
01.12.2025 Kevadsemestri planeerimise alguskuupäev
15.12.2025 Kevadsemestri õppeainetesse registreerumise algus

Tagasi üles

Important dates

Important deadlines regarding course versions are set in the academic calendar approved by the rector.

Academic calendar in SIS2: https://ois2.ut.ee/#/academic-calendar

01.03.2025 Deadline for confirming versions of courses taught in foreign languages
15.04.2025 Deadline for confirming courses taught in Estonian
01.05.2025 Deadline to confirm timetables for next autumn semester
01.05.2025 Course information for next autumn semester
02.05.2025 Start planning your next autumn semester
15.05.2025 Beginning of registration for next autumn semester courses
30.11.2025 Deadline to confirm timetables for next spring semester
30.11.2025 Course information for next spring semester
01.12.2025 Start planning your next spring semester
15.12.2025 Beginning of registration for next spring semester courses

Back to top

Kes tohib õppeaine versiooni kinnitada?

Õppeaine versiooni kinnitamise õigused on sätestatud õppekorralduseeskirja punktis 9. Selle järgi semestri õppeaine versiooni koostab vastutav õppejõud ja kinnitab programmijuht. Õppekavasse mittekuuluva õppeaine versiooni kinnitab instituudi juht, valdkonna õppeaine korral õppeprodekaan. Valdkonnavälise asutuse ja tugiüksuse koostatud õppeaine versiooni kinnitab õppeprorektori moodustatud õppekomisjoni nõusolekul asutuse või struktuuriüksuse juht.

Kui õppeaine kuulub mitmesse õppekavasse, siis õppeaine versiooni kinnitamiseks edastamisel saavad ÕIS2 töölauale kinnitamisteate kõik programmijuhid, kelle õppekavasse antud õppeaine kuulub. Piisab, kui õppeaine versiooni kinnitab üks nendest programmijuhtidest.

Õppejõul ei ole õigust kinnitada õppeaine üldandmeid ja versioone. Vastutav õppejõud saab saata õppeaine versiooni kinnitamisele ehk käivitada kooskõlastusprotsessi.

Tagasi üles

Who can confirm the course version?

The rights to approve the course version are stipulated in section 9 of the Study Regulations. According to this, the course version for a semester is prepared by the lecturer in charge and confirmed by the programme director. The course version not included in the curriculum is confirmed by the Head of Institute, or in the case of a course of a field, by the Vice Dean for Academic Affairs. The course version prepared by an institution and support unit outside the field is confirmed by the Head of Institution or structural unit with the consent of the study committee formed by the Vice Dean for Academic Affairs.

If the course belongs to several curricula, then when the course version is submitted for confirmation, all programme directors, whose curriculum the given subject belongs to, will receive a confirmation notification on their SIS2 desktop. It is sufficient if the course version is confirmed by one of these programme directors.

A lecturer does not have the right to confirm general data and versions of a course. The lecturer in charge can send the course version for confirmation, i.e. start the approval process.

Back to top

Millises ÕIS-is peab / võib õppeaine versiooni kinnitada?

Üleminekuperioodil on paralleelselt töös ÕIS1 ja ÕIS2. Sõltuvalt rollist saab kasutaja kinnitada õppeaine versiooni kas ÕIS2-s või ÕIS1-s. Täpsemalt saab õppeainete haldamisest üleminekuperioodil lugeda juhendist.

Õppeaine versiooni kinnitamiseks saab programmijuht kasutada elektroonset kinnitusprotsessi ÕIS2-s või eriõigusi ÕIS1-s. 

Kui struktuuriüksuses on töökorralduslikult õppeaine versiooni kinnitamine delegeeritud õppekaval õppijaid nõustavale õppekorraldusspetsialistile, siis tema saab versiooni kinnitada ÕIS1-s.

Tagasi üles

In which SIS must/can the course version be confirmed?

During the transition period, SIS1 and SIS2 will be operating in parallel. Depending on the role, the user can confirm the course version either in SIS2 or in SIS1. For more information about course management during the transition period, please read the instructions.

To confirm the course version, the program director can use the electronic approval process in SIS2 or special rights in SIS1.

If the structural unit has delegated the approval of the course version to a study management specialist advising students on the curriculum, he or she can approve the version in ÕIS1.

Back to top

Kuidas toimub õppeaine versiooni kooskõlastamise ehk kinnitamise elektroonne protsess ÕIS2-s?

Kooskõlastamise protsess on loodud õppekavade ja nende versioonide ning õppeainete versioonide kinnitamiseks. 

Selleks, et oleks võimalik versiooni kooskõlastusprotsessi alustada, peab õppeaine versioon olema Sisekasutuses olekus (joonisel p 1). Versiooni lehel vajuta esmalt pliiatsi ikoonile (joonisel p 2) ja seejärel nupule Esita kinnitamiseks (joonisel p 3). Avanevas hüpikaknas vajuta Jah.

Seejärel muutub versiooni olek Sisekasutuses > Kinnitamisel (joonisel p 1) ja versiooni lehele tekib nupp Kooskõlastamine (joonisel p 2), mille alt saad avada kooskõlastamise akna:

Tagasi üles

How does the electronic process of approval or confirming a course version take place in SIS2?

The approval process is designed to confirm curricula and their versions, as well as course versions.

The course version must be in Registered status (figure p 1) in order to start the version approval process. On the version page, first click on the pencil icon (figure p 2) and then on the Submit for confirmation button (figure p 3). In the pop-up window that opens, click Yes.

Then the version status changes Registered > Unconfirmed (figure p 1) and a Confirm button appears on the version page (figure p 2), from which you can open the approval window:

Back to top

Kuidas lisada vaatlejaid ja kinnitajaid?

Kooskõlastamise aknas (joonisel p 1) näed kooskõlastamisprotsessi osapooli: vaatlejaid (joonisel p 2) ja lõppkinnitajaid (joonisel p 3). Pliiatsi ikooni (joonisel p 4) kuvatakse lõppkinnitajateks määratud isikutele ja selle alt saad lisada kooskõlastusprotsessi teisi isikuid (vaatlejaid ja kinnitajaid). 

Isiku lisamiseks vajuta pliiatsi nupule (jooisel p 1), sisesta otsitava isiku nimi (joonisel p 2) ning vali isik ilmunud rippmenüüst (joonisel p 3).

Vaatlejaks määrab süsteem automaatselt õppekaval (kuhu õppeaine kuulub) õppijaid nõustava õppekorralduse spetsialisti(d) ja õppeaine versiooni vastutava õppejõu. Vaatlejatel on õigus kooskõlastamise akent koos sisuga näha. Muid õigusi tal kooskõlastusprotsessis ei ole.

Lõppkinnitaja on isik, kellel on õigus versioon kinnitada või tagasi lükata ja kellele kuvatakse vastavad nupud otsuse tegemiseks. Süsteem määrab lõppkinnitajaks automaatselt kõik programmijuhid, kelle õppekavasse õppeaine kuulub. Lõppkinnitaja saab kooskõlastusprotsessi juurde lisada teisi vaatlejaid ja lõppkinnitajaid. Lõppkinnitajaid võib olla mitu, näiteks kui õppeaine kuulub mitmesse õppekavasse. Mitme lõppkinnitaja korral piisab ühe isiku kinnitusest või tagasi lükkamisest. Lõppkinnitaja jaoks tekitab kooskõlastamisprotsessi algus ülesande tema töölauale vidinasse Minu kinnitamised.

Kui õppeaine ei kuulu ühtegi õppekavasse, siis süsteem määrab automaatselt lõppkinnitajaks sama isiku, kes kooskõlastamisprotsessi algatas ehk vajutas nuppu "Esita kinnitamiseks". Tal on võimalus kooskõlastusprotsessi aknas osalejaid hallata ja lisada lõppkinnitajaks muu isiku.

Kinnitamise korral viiakse õppeaine versioon Kinnitatud olekusse ja protsess lõpetatakse. Tagasi lükkamise korral viiakse õppeaine versioon tagasi Sisekasutuses olekusse. Peale versiooni täiendamist tuleb algatada uus kooskõlastamise protsess ehk versioon uuesti kinnitamiseks esitada.  Versiooni oleku muutus kajastub sünkroonselt koheselt ka ÕIS1-s ehk et kui versioon kinnitatakse ÕIS2 kaudu, siis ei ole vaja versiooni ÕIS1-s eraldi kinnitada.

Kooskõlastamise protsess on mõeldud pigem informatiivsena, kooskõlastajate otsused ei ole lõppkinnitajale tehniliselt siduvad, s.t. lõppkinnitaja võib igal hetkel vajutada nuppu Kinnita ÕIS-is või Lükka tagasi sõltumata kooskõlastajate otsustest või arutelust.

Tagasi üles

How do I add observers and confirmers?

The approval window (figure p 1) shows the parties to the approval process: observers (figure p 2) and final confirmers (figure p 3). A pencil icon (figure p 4) is displayed for persons designated as final confirmers, and under it you can add other persons to the approval process (observers and confirmers).

To add a person, click on the pencil button (figure p 1), enter the name into the search box (figure p 2) and click on the name inthe drop-down list (figure p 3).

The system automatically assigns as the Observer the academic affairs specialist(s) on the curriculum (to which the course belongs) and the lecturer in charge of the course version. Observers have the right to see the approval window with the content. They have no other rights in the approval process.

The Final confirmer is the person who has the right to confirm or reject the course version and who will be shown the corresponding buttons to make a decision. The system automatically assigns the final confimrer to all programme directors whose curriculum includes the course. The final confirmer can add other observers and final confirmers to the approval process. There may be more than one final confirmer, for example if a course belongs to more than one curriculum. In the case of more than one final confirmer, the confirmation or rejection of one person is sufficient. For the final confirmer, the start of the approval process generates a task in the Confirmations widget on his/her desktop.

If the course does not belong to any curriculum, the system automatically assigns the same person who initiated the approval process, i.e. who clicked the "Submit for confirmation" button, as the final confirmer. He/she will have the possibility to manage the participants in the approval process window and to add another person as final confirmer.

Once confirmed, the course version is moved to the Approved state and the process is completed. If rejected, the course version is moved back to the Registered state. After the version has been updated, a new approval process must be initiated, i.e. the version must be resubmitted for confirmation. The change of version status is immediately reflected synchronously in SIS1.

The approval process is intended to be more informative, the decisions of the confirmers are not technically binding on the final confirmer, i.e. the final confirmer can press the button Confirm in SIS or Reject at any time, regardless of the decisions or discussion of the approvers.

Back to top

Kuidas saan elektroonse kooskõlastusprotsessi lõppkinnitajana teha versiooni osas otsuse?

Kui oled versiooni kooskõlastusprotsessis lisatud versiooni lõppkinnitajaks (nt programmijuht), näed kinnitamise ootel olevaid versioone oma ÕIS2 töölaual vidinas Minu kinnitamised (joonisel p 1) ja vasakul menüüribal Kinnitamised (joonisel p 2).

Minu kinnitamised lehel näed kinnitamise otsuse ootel olevaid versioone märkega Aktiivne (joonisel p 1). Et näha juba tehtud otsuseid, vajuta filtrile Lõpetatud (joonisel p 2).

Otsuse tegemiseks vajuta kinnitamist ootaval õppeaine versioonil ning vali Kooskõlastamine vaheleht (joonisel).

Avanenud kooskõlastamise vaates näed nuppe Kinnitan ÕIS-is ja Lükka tagasi(joonisel).

Kuidas lükkan tagasi õppeaine versiooni?

Kooskõlastamise vaates vajuta nupule Lükka tagasi. Avanenud aknas lisa kommentaar (joonisel p 1) ning vajuta taas Lükka tagasi nupule (joonisel p 2).

Kui õppeaine versiooni kooskõlastamine on tagasi lükatud, ilmub õppeaine versiooni juurde märge (joonisel p 1) ning versiooni olek muutub tagasi Sisekasutuses olekusse (joonisel p 2).

Tagasi üles

How can the final confirmer of the electronic approval process make a decision about the course version?

If you are the final confirmer of a course version added in the version approval process (e.g. program director), you will see the versions awaiting confirmation on your SIS2 desktop in the My Confirmations widget (figure p 1) and in the left menu bar Confirmations (figure p 2).

On the My confirmations page you can see the versions awaiting confirmation decisions marked Active (figure p 1). If you wish to see the decisions already made, click on Completed filter (figure p 2).

To make a decision, click on the version waiting to be confirmed and choose Approval tab (see figure).

In the approval view you can see the Reject and Confirm in SIS buttons (see figure). 

How do I reject the course version?

In the approval view, click on Reject button. Add a comment in the open window (figure p 1) and click Reject again (figure p 2).

When the confirmationof a course version is rejected, a note will appear next to the course version (figure p 1) and the version status will change back to Registered status (figure p 2).

Back to top

Kuidas katkestan kooskõlastusringi?

Kooskõlasturingi viimase etapi katkestamiseks vajuta kooskõlastamise vaates kolmpunktmenüüle (joonisel p1) ning vajuta nupule Katkesta (joonisel p 2).

Avanenud aknas lisa katkestamise põhjus (joonisel p 1), aktiveeri raadionupp, kui soovid teavitada kooskõlastajaid (joonisel p 2) ning vajuta Katkesta etapp nupule (joonisel p 3).

Kui kooskõlastusring on katkestatud, läheb õppeaine versioon tagasi Sisekasutuses olekusse (joonisel p 1) ning märge ilmub märge õppeaine versiooni kooskõlasturingi katkestamisest (joonisel p 2).

Kuidas jätkan kooskõlastamist pärast katkestamist?

Kui vajalikud muudatused on õppeaine versiooni sisestatud, saad jätkata õppeaine versiooni kooskõlastamist vajutades taas kolmpunktmenüüle (joonisel p 1) ning valides Jätka (joonisel p 2).

Tagasi üles

How do I cancel the approval process?

To cancel the last stage of the approval process, click on the three-dot menu (figure p 1) and click Cancel (figure p 2).

In the opened window add the reason for cancel, activate the radio button if you wish to notify the approvers (figure p 2) and click Cancel stage (figure p 3).

When approval process is cancelled, the course version goes back to Registered state (figure p 1) and a note of the cancellation is shown (figure p 2).

How do I continue the approval process after cancelling it?

Once all the necessary modifications are completed on the course version, you can continue the approval process again by clicking once more on the three-dot menu and choosing Continue (fugre p 2).

Back to top