Kasutamine ja paigaldamine / Use and installation

Ülikooli arvutites on Microsoft Teams eelpaigaldatud. Kui Teams ei ole arvutis, saab seda kasutada:

• Veebipõhiselt (veebilehitsejas peavad olema lubatud kolmanda osapoole küpsised).
• Paigaldades Microsoft Teams rakenduse arvutisse Office 365 osana või eraldiseisva rakendusena.
• Kasutades Microsoft Teams mobiilirakendust Android, iOS või Windows seadmes.
• NB! Teamsi sisselogimiseks tuleb kasutajatunnus kirjutada kujul kasutajanimi@ut.ee, mitte eesnimi.perenimi@ut.ee!

Teams is pre-installed on the university computers. If Teams is not on the computer, it can be used: 

• Online (third-party cookies must be enabled in the browser). 

• By installing the Microsoft Teams on your computer as part of Office 365 or as a separate app. 

• By using the Microsoft Teams mobile app for Android, IOS or Windows. 

• NB! To log in to Teams, enter username@ut.ee, not firstname,surname@ut,ee.

Koosolekute korraldamine / Schedule a meeting

• Vt. lisaks - Videokonverents suurele auditooriumile - Teams Live Event
• Vt. lisaks täpsustavat juhendit Kuidas Teams-i koosolekut või seminari algatada?

Microsoft Teams võimaldab korraldada videokoosolekuid, kus saavad osaleda lisaks ülikooli töötajatele ka külaliskasutajad. Koosoleku kutses on külaliste jaoks viide videokoosolekuga liitumiseks ilma lisatarkvara paigaldamata - kõik toimub veebibrauseris.

1. Koosoleku korraldamiseks vali Microsoft Teamsi vasakust äärest valik Calendar.
2. Klõpsa vabale ajale kalendris või ülemises paremas nurgas nupule New meeting.

3. Sisesta koosoleku andmed:

   1. Koosoleku pealkiri.
   2. Koosoleku toimumiskoht.
   3. Algus kuupäev ja kellaaeg, lõpu kuupäev ja kellaaeg.
   4. Soovi korral kirjuta ka koosoleku kirjeldusse näiteks päevakord.
   5. Kui oled mõne meeskonnaga liitunud, saad koosoleku teate saata ka mõnda kanalisse, kuid see valik on vabatahtlik.
   6. Kutsu koosolekule vajalikud isikud. Ülikooli töötajad leiad nime järgi, teiste puhul tuleb sisestada nende e-posti aadress.

4. Teamsi kalendrisse tekib määratud ajale koosolek. Klõpsa sellel, et muuta seadistusi.
   Vajutades valikule Meeting options saad teha valiku, kas ülikoolivälised osalejad saavad automaatselt koosolekuga liituda. Juhul, kui seda valikut mitte teha, peab koosoleku korraldaja iga liituja kinnitama koosoleku käigus. Selleks kuvatakse videkoosoleku aknas vastav teatvitus.

5. Edasi toimub protseduur sarnaselt Skype kõnele. Koosolekuga liitudes saad valida, kas soovid näidata oma videopilti ja edastada heli. Lisavalikute alt (kolme punktiga nupp), saad soovi korral koosolekut salvestada või välja lülitada sissetuleva video.

• See more: Video conference for large audiences – Teams Live Event – Video conference for large audiences 

• See more detailed instructions: How to start a Teams meeting or seminar? 

Microsoft Teams allows video meetings in which, in addition to university employees, also guests can participate. In the meeting invitation the guests receive a link to join the video meeting – without needing to install any additional software – in the web browser. 

1. To schedule a meeting, select Calendar on the left side of Microsoft Teams. 

2. Select a free time range in the calendar or click New meeting in the top right corner. 

3. Enter meeting details: 

   1. Meeting title.

   2. Place of the meeting. 

   3. Start date and time, end date and time. 

   4. You may also add a description of the meeting, for example, agenda. 

   5. If you have joined a team, it is possible to send the meeting information to a channel (optional).

   6. Invite required attendees to the meeting. University employees can be found by name, and e-mail addresses should be entered for others. 

4. A meeting appears in Teams calendar at the specified time. Click to change the settings. 

5. When you click Meeting options you can choose whether non-university attendees can automatically join the meeting. If you do not make the choice, the organiser has to approve each attendee during the meeting. Therefore, a notification is displayed in the video meeting window. 

6. The following procedure is similar to a Skype call. When you join you can choose whether you want to share your video and audio. Under options (three dots) you can record the meeting or turn off incoming video if you wish. 

Koosolekuga liitumine / Join a meeting 

1. Koosoleku korraldaja või kutse saanud isik saab koosolekuga liituda Teamsist, e-kirjaga tulnud viitest või Outlooki kalendrist.

2. Klõpsates viitele avaneb veebilehitseja.

   1. Kui arvutisse on paigaldatud Teamsi rakendus, pakutakse selle käivitamist.

   2. Kui rakendust pole paigaldatud, saab liituda üle veebilehitseja.

3. Teamsi rakendusest saab liituda otse ilma lisavalikuid tegemata.

4. Enne koosolekuga liitumist saad:
   1. Sisse või välja lülitada oma arvuti kaamera.
   2. Muuta oma tausta uduseks.
   3. Sisse või välja lülitada oma arvuti mikrofoni.

5. Koosolekult lahkumiseks vajuta punast kõne katkestamise nuppu.

1. An organiser or a person who has received an invitation can join the meeting from Teams, from a link sent by e-mail, or from Outlook calendar. 

2. A click on the link opens the browser. 

   1. If the Teams app has been installed on the computer, opening the meeting in the app is suggested.

   2. If the app has not been installed, it is possible to join the meeting in the browser. 

3. In the Teams app it is possible to join the meeting directly, without having to make additional choices. 

4. Before joining the meeting, you can: 

   1. Turn the camera on or off. 

   2. Blur the background. 

   3. Turn the computer microphone on or off. 

5. To leave the meeting, click the red “end call” button.

Failide jagamine / File sharing 

1. Failide jagamiseks oma meeskonnaga:
   1. Lohista soovitud fail tekstilahtrisse ning saada see sõnumina oma meeskonnale.
   2. Vajuta tekstilahtri all olevale kirjaklabrile ning vali soovitud fail oma arvutist, OneDrivest või varem meeskonnaga jagatud failide seast.
2. Soovi korral kirjuta faili juurde sõnum.
3. Meeskonnaga jagatud failid salvestuvad kanali Files sektsiooni. 
4. Lisaks tekib antud meeskonnale ka SharePoint grupp, mille kaudu on jagatud failid alati kätte saadavad. Selle saab avada Files sektsioonist valikuga Open in Sharepoint.
5. Vt. lisaks

1. To share files with your team: 

   1. Drag and drop the required file into the compose box and send it as a message to your team.

   2. Click the paper clip icon under the compose box and choose a file from your computer, OneDrive, or files previously shared with the team. 

2. If you wish, you can add a message to the file. 

3. All files shared with your team are saved in the Files section of the channel.  

4. In addition, a SharePoint group is created for the team, and files shared via SharePoint are always accessible. Open it in the Files section using the option Open in SharePoint. 

Failide muutmine / Edit files 

Meeskonnaga jagatud dokumente saab ühiselt läbi Teamsi muuta.

1. Klõpsa meeskonnaga jagatud dokumendil kanalis või Files sektsioonis.
2. Seejärel klõpsa nupule Edit.
3. Vii sisse soovitud muudatused.
4. Kui samal ajal muudab dokumenti ka mõni teine meeskonna liige, siis näed muudatusi reaalajas.
5. Soovi korral saab dokumendi sisu meeskonnaga arutada paremal asuvas sektsioonis. Kõik kommentaarid kajastuvad ka vastavas kanalis.
6. Klõpsa nupul Close.

Documents shared with your team can be edited together in Teams. 

1. Click on the shared document in the channel or in Files. 

2. Then click Edit. 

3. Edit the document as needed. 

4. If another team member is working on the document at the same time, you can see the changes in real time. 

5. If you wish, you can discuss the contents of the document with your team in the Conversation pane on the right. All comments will also be shown in the respective channel. 

6. Click the button Close. 

Uue meeskonna lisamine / Create a new team 

1. Vali vasakult menüüs Teams > Join or create a team.
   Siin saad luua uue või liituda olemasoleva meeskonnaga.
2. Vali Create a team ja vali Other.
3. Anna meeskonnale sobiv nimi ning kirjeldus.
4. Määra, kas meeskond on privaatne (Private) või avalik (Public).
5. Vajuta nupule Create.
6. Lisa soovitud meeskonnaliikmed:
   1. Tartu Ülikooli kasutajad leiad nime järgi.
   2. Külaliskasutajad saad lisada nende e-posti aadressi abil.
7. Kui soovitud meeskonnaliikmed on valitud, vajuta nupule Add ja seejärel Close.
8. Vt. ka Meeskonna tööala loomine Teamsis

1. In the left menu, select Teams > Join or create a team. 
   Here you can create a new team or join an existing team. 

2. Select Create a team and select Other. 

3. Give the team a name and add a description. 

4. Select if the team is Private or Public. 

5. Select Create. 

6. Add the members you want: 

   1. The UT users can be found by their name.

   2. Guest users can be added using their email address. 

7. When all members have been added, select Add and then Close. 

8. See more: Creating a team workspace in Teams 

Kanali loomine / Create a channel 

Uue meeskonna lisamisel tekib kanal General. Antud kanalit on sobiv kasutada tervele meeskonnaga informatsiooni jagamiseks. Täiendavate kanalite loomiseks:

1. Vajuta kolmele punktile meeskonna nime kõrval.
2. Vali Add channel.
3. Sisesta kanali nimi ja kirjeldus.
   Kanali nimi võib olla seotud kindla teema, projekti või üksuse nimi. Valik on sinu.
4. Vali Automatically show this channel ineveryone's channel list, kui soovid, et kanal oleks automaatselt kõigile nähtav.
5. Vali, kas tegemist on tervele meeskonnale nähtava kanaliga (Standard) või ainult kindlatele isikutele antud meeskonna sees (Private).

When you create a new team, the channel General appears. This channel is suitable for exchanging information with the whole team. To create additional channels: 

1. Click the three dots next to the team’s name. 

2. Select Add channel. 

3. Enter a name and a description for your channel. 

   1. The channel name can refer to a certain topic, project, or unit. The choice is yours.

4. Select Automatically show this channel in everyone's channel list, if you want the channel to be automatically viewable to all. 

5. Choose Standard if the channel is to be open for the whole team, or Private, if it is only viewable for certain members of the team. 

Inimeste lisamine meeskonda / Add people to a team 

1. Inimese lisamiseks meeskonda vajuta kolmele punktile meeskonna nime kõrval.
2. Vali Add member.
3. Lisa soovitud meeskonnaliikmed:
   1. Tartu Ülikooli kasutajad leiad nime järgi.
   2. Külaliskasutajad saad lisada nende e-posti aadressi abil.
4. Kui soovitud meeskonnaliikmed on valitud, vajuta nupule Add ja seejärel Close.

1. To add people to the team, click the three dots next to the team’s name. 

2. Select Add member. 

3. Add the members you want: 

   1. The UT users can be found by their name.

   2. Guest users can be added using their email address. 

4. When all members have been added, select Add and then Close. 

Inimeste eemaldamine meeskonnast / Remove members from a team 

1. Inimese eemaldamiseks meeskonda vajuta kolmele punktile meeskonna nime kõrval.
2. Vali Manage team.
3. Avanenud vaates vali Members ja laienda sektsioon Members and guests.
4. Eemalda soovitud inimesed nende nime taga oleva risti abil.

1. To remove members from the team, click the three dots next to the team’s name. 

2. Select Manage team. 

3. In the opened view, click Members and open Members and guests. 

4. Click the X to the right of the name of the persons you would like to remove.