Seoses eriolukorra kehtestamisega toimub ülikooli sisepostiring edaspidi ainult esmaspäeviti ja alates 16.03 on piiratud kõigi paberdokumentide liikumine ja menetlemine. Struktuuriüksustel on võimalik esitada dokumente elektroonselt DHIS-i kaudu.
Personaliarvestus ehk töölepingute sõlmimine, muutmine, lõpetamine, puhkustega seonduv jm toimib tavapäraselt, kontakt siiri.pilt@ut.ee, anu.kallip@ut.ee, katre.puura@ut.ee. Paberil allkirjastamine kui erijuht tuleb personaliarvestuse spetsialistiga eelnevalt kokku leppida.
DHIS-i kasutajatugi on jätkuvalt kättesaadav telefoni, e-posti ning Teams-i vahendusel.
jagamine
tühistamine
DHIS-is on planeeritust varem lubatud kõikidel struktuuriüksustel uue majanduskulude aruande vormi kasutamine. Seni on uut vormi piloteerinud kantsleri vastutusalas olevad struktruuriüksused, arvutiteaduse instituut ja Eesti mereinistituut, kuid seoses eriolukorraga saavad alates 18. märtsist seda üleülikooliliselt kõik kasutada.
Kuna uue majanduskulude aruande sisestamise vormi koolitusi ei ole võimalik praegustes tingimustes teha, siis paralleelselt jääb kõigile kasutusele ka vana majanduskulude aruande esitamise vorm (aruanne allkirjastada koos kulu tõendavate dokumentidega digikonteineris). Kui tegemist on projektiga seotud majanduskulude aruandega, mis tuleb praegu veel allkirjastada, siis ongi mõistlik kasutada aruande registreerimiseks siinani kasutusel olnud vormi.
Kui oled iseendale lisanud "allkirjastamiseks " tööülesande, siis pärast suunamise salvestamist tekib digikonteineri alla roheline "Lisa allkiri" nupp, millele klõpsates saad dokumendi allkirjastada.
Teistele lisatud tööülesannete olekut saad jälgida DHIS-i avalehelt plokist "Teistele suunatud".
Kui dokumendi registreerijani on jõudnud aruandva isiku poolt juba allkirjastatud aruanne, siis on mõistlik aruanne registreerida vana vormi kasutades.
Teistele lisatud tööülesannete olekut saad jälgida DHIS-i avalehelt plokist "Teistele suunatud".
Alates 01.07.2019 tuleb avalikule sektorile väljastada ainult e-arveid, mistõttu enamus arveid saabub ülikooli e-arvena. Välismaistele koostööpartneritele e-arve nõue ei kehti ja nendelt saabunud arved tuleb DHIS-i manuaalselt sisestada (täita väljad ja laadida üles pdf vormingus arve fail).
Seoses lähetuste tühistamisega on vaja tegeleda ka ostuarvete krediteerimise ja tühistamisega. Kui veel menetlemata ostuarvele saabub kogu summa ulatuses kreeditarve, siis ei ole kumbagi arvet vaja menetleda ning sellised arved tühistatakse DHIS-is. Kui kreeditarve saabub arvele, mis on juba tasutud (sh ettemaksuarve alusel), siis tuleb menetleda ka kreeditarve. Ostuarvete tühistamiseks DHIS-is võta ühendust kantseleiga: eveli.kadarik@ut.ee, 737 5606 või helen.laube@ut.ee, 737 6105.