KKK – Teams-i kasutamine / FAQ - Teams tips

Kuidas Teamsis koosolekuid korraldada / How to schedule a meeting

• Vt juhiseid artiklist Microsoft Teams

• See Microsoft Teams

Mul ei õnnestu Teamsi sisse logida / I can't login to Teams

• NB! Teamsi sisselogimiseks tuleb kasutajatunnus kirjutada kujul kasutajanimi@ut.ee, mitte eesnimi.perenimi@ut.ee!

• NB! To log in to Teams, enter username@ut.ee, not firstname.surname@ut,ee.

Kuidas hoida vestlused mõistlikult korrastatuna lõimedes? / How to keep conversations in organised threads? 

• Üks oluline nipp Teamsi kiirvestlustes on vastata vestlusele samas lõimes, mitte alustada uut vestlust

  • Vasta vestluse lõimes väljal Reply

  • Ära kirjuta vastust väljale Start a new conversation

• An important trick in an MS Teams chat is to reply to a conversation in the same thread instead of starting a new conversation 

  • Use the Reply field in the conversation 

  • Do not reply by writing to the field Start a new conversation 

Kuidas olla kindel, et vestluspartner kiirvestluse sõnumi kätte saab? / How can I make sure my conversation partner sees my message? 

Miks ma ei saa Teams-i gruppides uute teadete märguandeid? / Why don’t I receive notifications about new messages in MS Teams groups? 

• Kui Sul on palju meeskondi, on üsna keeruline jälgida kõikides töörühmades toimuvat
• Kui soovid rühma, kanali või inimese tähelepanu saada,  kasuta sõnumites pöördumist @-märgi abil
• Sel juhul saab vestluspartner aktiivse teavituse - tema menüüs kuvatakse akendes „Activity“, „Teams“ ja/või „Chat“ punane märguanne
• Teamsi aktiivselt mitte kasutav inimene (nt väline osaline (Guest)) saab  teavituse ka e-kirjaga
• Kui oled sisse lülitanud kanali teavitused, saad teavitusi ka siis kui @-märki ei kasutata
  • Vaikimisi on Teamsis rühmade uute märguannete teavitused välja lülitatud
  • Vt Meeskonna tööala loomine Teamsis (lülita sisse uute rühmateadete teavitused)

• If you belong to many teams, it may be rather difficult to keep an eye on all discussions in all groups. 

• If you want to get the attention of a group, channel or person, use the @mention. 

• Then the mentioned person will receive an active notification - a red alert in the Activity and/or Teams and/or Chat menu 

• A person who does not actively use MS Teams (for instance, an external guest) also receives the notification by e-mail 

• If you have switched on the notifications of a channel, you will also be notified if you are not @mentioned. 

  • By default, notifications of new messages in groups are switched off in MS Teams. 

  • See Creating a team workspace in MS Teams (turn on notifications on new group messages in MS Teams) 

Kuidas edastada Teamsi koosoleku viidet teiste kanalite kaudu? / How to send a link to an MS Teams meeting using other channels? 

• Vt Kuidas Teamsi koosolekut või seminari algatada?

• See How to start a meeting or seminar in MS Teams? 

Kuidas osaleda Teamsi koosolekul veebilehitseja kaudu? / How to participate in an MS Teams meeting using a web browser? 

• Vt Kuidas Teamsi koosolekut või seminari algatada?

• See How to start a meeting or seminar in MS Teams? 

Kuidas lisada Teamsi videokõnele taust / How to add background in Teams videoconference

• Vali "..." → Show background effects → Apply
• Oma tausta lisamiseks lisa sobiv foto vastavasse kausta:
  • Windows operatsioonisüsteemiga arvutis lisa foto kausta %AppData%\Microsoft\Teams\Backgrounds\Uploads 
    • Näpunäide - kopeeri see aadressiinfo Exploreri aadressilahtrisse
    • *Kataloog tekkib peale esmakordset tausta proovimist
  • Mac OS operatsioonisüsteemiga arvutis lisa foto kataloogi /users/<username>/Library/Application Support/Microsoft/Teams/Backgrounds/Uploads
  • Vt valikut ülikooli taustadest (juurdepääs TÜ kasutajatunnusega)

• Choose "..." → Show background effects → Apply
• To add own custom background add photo to folder:
  • On a Windows OS to
    • %AppData%\Microsoft\Teams\Backgrounds\Uploads
  • On a Mac OS to
    • /users/<username>/Library/Application Support/Microsoft/Teams/Backgrounds/Uploads

Kuidas vahetada suurele galeriile? / How to switch to a large gallery?

• Suure galerii vaates saate korraga vaadata kuni 49 videovoogu.
• Suure galerii kasutamiseks peab olema sisse lülitatud "New Meeting Experience".
• Samuti peab vähemalt 10 osalejat jagama oma videot, et suure galerii vaade oleks saadaval.
• Selle sisse lülitamiseks valige koosoleku ajal  "..." > valige "Large Gallery". Kui see pole hall, tähendab, et aktiivsed on vähemalt 10 videovoogu.

  ---

• With the large gallery view, you can watch up to 49 video streams at a time.
• "New Meeting Experience" must be enabled before using large gallery view.
• At least 10 participants must share their video for the large gallery view to be available.
• During a meeting, select "..." >  select "Large Gallery". If it is not grayed out, it means that there are at least 10 active video streams.

Kust ma lülitan sisse uue koosolekukogemuse? / Where do I turn on the new meeting experience?

• Paremas ülaosas klõpsake oma avatari või initsiaalide ikoonil.
• Ilmub rippmenüü > valige "Seaded" > klõpsake valikul "Turn on new meeting experience".
• Paremas ülanurgas klõpsake "X" ikoonil "Seadete" aken sulgeda.
• Seadistuse kinnistub peale Teamsi taaskäivitamist.

  ---

• Click on your avatar or initials icon at the top right.
• A drop-down menu will appear > select "Settings" > Click on "Turn on new meeting experience".
• Click the "X" icon in the upper right corner to close the "Settings" window.
• This setting requires a restart of Microsoft Teams.

Kuidas olulised meeskonnakanalid tähelepanu all hoida? / How to keep important channels of a team in focus? 

• Teamsis panna võimalik kanaleid erinimekirja (Pin)
• Vali kolme punkti „...“ alt Pin

• MS Teams allows pinning important channels. 

• Select Pin under “...” next to a channel name 

Kuidas luua meeskonnas piiratud juurdepääsuga tööalasid osale meeskonnaliikmetele? / How to create workspaces of restricted access to some members within a team? 

• Teamsis on võimalik luua privaatse juurdepääsuga kanaleid
• Uue kanali loomisel saad valida, kas juurdepääs on kogu meeskonnale või ainult osale sellest. Vaikimisi on juurdepääs kõigile
• Privaatse kanali loomine
  • Vali töörühma nime järel kolm punkti „...“ ja seejärel Add channel
  • Lisa töörühma nimi
  • Vali privaatsusfunktsiooni Private alalõigust valik accessible only to specific group of people within the team
  • Vali Next
  • Lisa liikmed ja vali Done

• MS Teams allows creating channels with private access 

• When you create a new channel, you can choose to give access to the entire team or only some members 

  • By default, access is granted to the entire team 

• Creating a private channel 

  • Click on "...” next to the team name and then Add channel 

  • Insert the channel name  

  • Select Private - accessible only to specific group of people within the team from privacy settings 

  • Click Next 

  • Add members and click Done 

Milline meeskonnatüüp on mõistlik uue töörühma moodustamisel valida? / Which team type should I choose when creating a new work group?

• Soovitame valida meeskonnatüübi Other
• Teiste meeskonnatüüpide valimisel luuakse meeskonna menüüribale eelseadistatud moodulid, mida tegelikult ei vajata (nt „Staff notebook“)

• We advise choosing the type Other
• If you choose another team type (Class, Staff, etc.), the menu bar of the team will include pre-configured modules you won't probably need (e.g. Staff notebook)

Kuidas jagada vestluspartneriga ekraanipilti? / How to share your screen to your conversation partner? 

• Vt Ekraanipildi jagamine vestluspartneriga

• See Creating a team workspace in MS Teams 

Kuidas luua Teamsis uut meeskonna tööala? / How to create a new team workspace in MS Teams? 

• Vt Meeskonna tööala loomine Teamsis

• See Creating a team workspace in MS Teams 

Kuidas kasutada Teamsi hääletuste korraldamiseks? / How to use MS Teams to organise voting? 

• Teamsis on võimalik meeskonna kasutusse lisada mooduleid
• Hääletamiseks sobivad moodulid MS Forms või Polly
• Vt Hääletuste korraldamine Teamsis rakendusega Polly

• MS Teams allows adding modules to be used within a team 

• MS Forms and Polly are suitable for voting and polls 

• See Organising polls in MS Teams using Polly 

Kuidas kasutada Teamsi õppetöö jaoks? / How to use MS Teams for teaching activities? 

• Küsi nõu ülikooli e-õppe spetsialistidelt
  
  • Vt Soovitused õppejõule auditoorse õppetöö asendamiseks e-õppega
• Vt Quick Start Guide - Microsoft Teams for Education

• Ask for advice from the e-learning specialists of the university 

  • See Recommendations for teaching staff to replace classroom teaching with e-learning 

• See Quick Start Guide - Microsoft Teams for Education 

Kuidas Teamsi töörühma arhiveerida? / How to archive a team in MS Teams? 

• Vt Teamsi töörühma arhiveerimine

• See Archiving a team in MS Teams 

Mis saab failidest ja grupist projekti lõppedes? / What happens to our files and groups after the end of the project? 

• Meeskonna tööala vajaduse kadumisel on mõistlik tööala arhiveerida. Vt Teamsi töörühma arhiveerimine
  

• Meeskonna tööala kustutamisel läheb kaduma kogu töörühmas loodud sisu, vestlused jne .

• Kustutatud gruppi/töörühma saab taastada administraatori poolt 30 päeva jooksul

  • Pöördu taastamise sooviga arvutiabi poole

• It is wise to archive the workspace when the team workspace is no longer needed 

  • See Archiving a team in MS Teams 

• If a team workspace is deleted, all the content, conversations, etc. created in the team will be lost. 

• A deleted group can be restored by an administrator within 30 days after deletion 

  • Contact the IT helpdesk to restore a deleted group 

Kuidas teha Teamsiga seminar suurele auditooriumile? / How to organise a seminar to a large audience using MS Teams?

• Teams võimaldab väga lihtsasti produtseerida ja edastada videoülekannet avaliku seminarile Teams Live Event funktsiooni kaudu
  • Üritusel saab osaleda kuni 10 000 vaatajat
  • Vaatajad saavad jälgida ja küsida küsimusi
• Vt. Videokonverents suurele auditooriumile. Teams Live Event

• MS Teams offers simple tools for producing and broadcasting video of a public seminar using its Teams Live Event function 

  • An event can have up to 10,000 viewers 

  • Viewers can watch the video and ask questions 

• See Videoconference for large audiences - Teams Live Event 

Kuidas hallata Teamsis tööülesandeid? / How to manage work assignments in MS Teams? 

• Teamsi kiirvestlused ei ole hea teistele tööülesannete ja soovide edastamiseks
  • Kuna Teams-i põhifookus on vestlustel, siis inimestel ei ole lihtne sealt töid tegemiseks võtta
• Teamsi menüü Assignments on mõeldud õppetöö juhtimiseks ja ei sobi meeskonna tööülesannete halduseks laiemalt
• Otstarbekas on ühiseks tööde halduseks kasutada Plannerit, mille saab lisada ühe moodulina Teamsi töögrupi juurde
  • Vt. Meeskonna tööala loomine Teamsis ("Loo töörühmale tööde haldus rakenduse Planner abil")
  • Vt. KKK – MS Planneri kasutamine

• An MS Teams chat is not the best option for sending work assignments and requests to others 

  • Since the main focus of MS Teams is conversations, it is not easy for people to take on assignments from there 

• The MS Teams menu Assignments is meant for teaching activities and is not suitable for managing a team’s work assignments in general 

• A more convenient tool for joint management of work assignments is the Planner that can be added to an MS Teams workgroup as a module 

  • See  reating a team workspace in MS Teams (“Create a work assignment management space for your team using Planner”) 

  • See FAQ - tips and tricks of Planner 

Kuidas lisada Teamsi töörühma ülikooli kasutajatunnuseta liige? / How to add a team member who does not have a user account of the university? 

• Teams-i saab lisada külalisena ka välise liikme kasutades tema e-posti aadressi.
• Kui ta ei ole varem Teams-i kasutanud, siis peab ta kõigepealt looma endale tasuta Teams-i konto ja siis saab liituda vastava töörühmaga

• An external member can be added to an MS Teams team as a guest, using the person’s e-mail address. 

• If the person has not used MS Teams before, he/she must first create a free account of MS Teams and can then join the corresponding workgroup 

Kuidas kutsuda Teamsi meeskonda inimesi viite abil? / How to invite people to join a Teams team using a link? 

• Vali töörühma nime järelt "..."
• Vali Get link to the team
• Vali Copy
• Seda viidet saad jagada teiste kanalite kaudu
• Viite kaudu saabunud soovid tuleb omanikul kinnitada
  • Manage Team → Pending Requests → Accept
• Nipp - kui soovid, et viidet kasutavad inimesed saavad liituda ilma omaniku kinnituseta, võid luua liitumiskoodi:
  
  • Manage Team → Settings → Team code → Generate
  • Seda koodi saad koos meeskonna kutse viitega jagada teiste kanalite kaudu

• Click “...” next to the team name  

• Select Get link to the team  

• Select Copy  

• You can share the copied link through other channels  

• The team owner needs to accept the requests sent through the link  

  • Manage Team → Pending Requests → Accept  

• Tip: if you want people with the link to join the team right away, without the acceptance, you can create a team code: 

  • Manage Team → Settings → Team code → Generate  

  • You can share this code together with the invite link via other channels 

Kuidas hallata meeskonna õigusi - nt. takistada Teamsi meeskonna vestlustes kannete kustutamist? / How to prevent the deletion of entries in the team conversations of MS Teams? 

• Teamsis saab seadistada meeskonnale õigused töörühma elemente luua ja kustutada
• Hallata saab selliseid elemente:
  1. Lubada liikmetel luua ja värskendada kanaleid
  2. Lubada liikmetel kustutada ja taastada kanaleid
  3. Lubada liikmetel lisada ja kustutada rakendusi
  4. Lubada liikmetel lisada erirakendusi (3. osapoolte omi)
  5. Lubada liikmetel luua, täiendada ja kustutada vahelehti
  6. Lubada liikmetel luua, täiendada ja kustutada ühendusi (connectors)
  7. Lubada liikmetel kustutada oma kirju
  8. Lubada liikmetel muuta oma sõnumite sisu
  9. Lubada külalistel (inimestel väljaspool ülikooli) luua ja täienda kanaleid
  10. Lubada külalistel kustutada kanaleid

• MS Teams allows configuring the rights of the team members to create and delete elements of the workgroup 

• The following elements can be managed:

  1. Allow members to create and update channels 

  2. Allow members to delete and restore channels 

  3. Allow members to add and remove apps 

  4. Allow members to upload custom apps (by third parties) 

  5. Allow members to create, update and remove tabs 

  6. Allow members to create, update and remove connectors 

  7. Give members the option to delete their messages 

  8. Give members the option to edit their messages 

  9. Allow guests (members outside the university) to create and update channels 

  10. Allow guests to delete channels 

Kuidas vestelda Teamsi meeskonnas dokumendist? / How to discuss a document in an MS Teams team? 

• Teams-s on võimalik dokumendi teemal vestelda - jagada täiendavaid kommentaare, ülesandeid jne.
  • Vali funktsioon Conversation
• Vestlus on näha ka avaekraani vestlusvoos
• NB! See funktsioon toimib dokumentidega, mis on lisatud Teams-s
  • Juurde liidetud välised resssursid (nt. Sharepiont kaust) seda Conversation funktsiooni ei toeta

• It is possible to discuss a document in MS Teams - share additional comments, assign tasks, etc. 

  • Select the function Conversation 

• The conversation is visible also in the main chat view 

• Please note! This function only works with documents added to MS Teams 

  • External resources (e.g. a Sharepoint folder) do not support the Conversation function 

Kuidas veebikeskkonnas kiiresti vahetada Microsofti rakendusi / How to quickly switch between Microsoft online applications? 

• Iga MS O365 online rakenduse ülanurgas on 9 täpist koosnev nupp, millele vajutades avaneb menüü, kus saab valida erinevaid MS O365 rakendusi

• Each MS O365 online application has a button of nine dots in the top left corner. Clicking on it opens a menu of different MS O365 applications 

Miks ma ei saa Teamsi gruppides uute teadete kohta märguandeid? / Why don’t I get notifications about new posts in Teams groups? 

• Vaikimisi on Teams-is gruppide uute märguannete teavitused välja lülitatud. Mõistlik on need üldjuhul sisse lülitada.
• Oluline on sõnumite kirjutamisel kasutada teate sees nimelist või grupilist märgendamist @ märgi abil. Siis saab inimene või terve grupp eraldi teavituse

• By default, notifications are disabled in Teams groups. Generally, it is reasonable to turn them on.  

• It is important to use the @ mark before a member’s or team’s name in messages to call their attention: @name, @channel, @team. This way the person or the group will get a notification. 

Mulle ei meeldi Teamsi hele kujundus. Kuidas seda muuta? / I hate the default theme in Teams. How can I change it? 

1. Vajuta Teamsi aknas enda profiilipildile.
2. Vali Settings.
3. General menüüs saad valida kolme erineva kujunduse vahel: hele, tume või kõrge kontrastiga.

1. Click your profile picture in the Teams window. 

2. Select Settings. 

3. In the General menu you can choose between three themes: Default, Dark or High Contrast. 

MacOS Catalina uuendamisel ei tööta enam ekraanijagamine / Screen sharing stops working after updating MacOS Catalina

• Probleem: MacOS Catalina uuendamisel ei tööta enam ekraanijagamine
• Lahendus: minna System Preferences-> Security&Privacy ja Privacy lahtrist otsida "Screen Recording" ning lubada ka Teams

• Problem: Screen sharing does not work after MacOs Catalina update 

• Solution: Select System Preferences -> Security & Privacy, under Privacy find “Screen Recording” and allow Teams  

Koosoleku ajal tulevad hüpikaknad ette / During a meeting chat preview windows pop up.

• Teamsis tuleks konto olek muuta Do Not Disturb olekusse.

• Set the account status to Do Not Disturb.