Juhend on täiendamisel!

Kuidas alustada hüvitamisotsuse põhjal arve loomist?

Arveid saad hakata hüvitamisotsuste alajaotuses looma pärast seda, kui oled veendunud, et tehtud hüvitamisotsus (EAP alusel või tasulisel õppekohal) on õige ning tasuta üliõpilaste korral nende hüvitamise maht ning tasuliste üliõpilaste korral, kes võivad tasuda registreeritud EAP-de alusel, enam ei muutu.

Õppekohale arve loomiseks pead hüvitamisotsuste alajaotuses (joonisel p 1) otsima välja sobivad otsused (nt kiirfiltrite "Hüvitab EAP eest" või "Hüvitab tasulisel õppekohal" vahendusel, vt vajadusel täpsemalt Hüvitamisotsused) (joonisel p 2), märkeruudu abil tähistama soovitud otsused (joonisel p 3) ja vajutama "Koosta arve" (joonisel p 4).

Pärast arvete loomist liigu lisatud arvetega edasi tegelemiseks alajaotusesse "Arved" kas ÕKS-i menüüst (joonisel p 1) või lehe hüvitamisotsuste lehe päises oleva lingi "Arved" (joonisel p 2) kaudu. Arvete loomise järel tekib õppekohtade ja otsuste nimekirja vaatesse info, et arve on loomisel olekus (joonisel p 3).

Kuidas ÕKS-ina arveid otsida ja filtreerida?

Arvete otsingusüsteem toetab kiirfiltreid ja täpsemat tulemuste filtreerimist või otsingut. Kiirfiltrit ja otsingut kasutades tuleb arvestada, et üle 300 kirje nimekirja ei kuvata. Täpsema nimekirja kuvamiseks kasuta plokis "Otsing ja filtreerimine" olevaid tingimusi.
Arvete hulk ja filtreerimise vajadus on erinev ja seega on filtrite loomisel lähtutud põhimõttest, et vastavalt vajadusele saad kuvatavat nimekirja kitsendada ning hulga kaupa määramisi teha (vt peatükke finantsallika määramise ja arvete kontrollimise kohta).

Kiirfiltrid (joonisel p 1) võimaldavad kiiresti kuvada teatud tüüpi arveid. Kiirfiltri rakendamiseks vajuta selle nimetusele. Filtri rakendamisel tõstatakse see esile (joonisel p 2) Välja lülitamiseks vajuta uuesti filtri nimele.

"Minu arved": kõik arved, mille looja oled
"Loomisel": kõik arved k.a. ka need, mille on loonud keegi teine kasutaja
"Kontrollitud": arved, mille oled märkinud kontrollituks
"Saadetud": arved, mis on väljasamiseks edastatud dokumendihaldussüsteemi (DHIS)

Täpsemad filtreerimise ja otsingu võimalused asuvad plokis "Otsing ja filtreerimine" ning need sisaldavad erinevaid valikuid ja loendeid, nagu õppekava kood, struktuuriüksuse kood, sisseastumise aasta, õppevorm, finantseerimise liik ja õppetöö asukoht. Järgmisel joonisel on rakendatud kiirfilter "Minu arved" (joonisel p 1) ja täiendavalt filteeritud tulemust tunnusega "Finants. liik" (joonisel p 2).

Arvete nimekirja vaates on esitatud järgmine info.

Nimekirja veerg	Selgitus
Nimi	Üliõpilase nimi lingina, mis avab eraldi aknas tema õppekava valikute vormi.
Õppekava	Üliõpilase õppekava nimetus, kood ja õppeaste.
Hüvitamise maht	EAP-de või semesterite arv. Tasuta õppekohtade korral hüvitamise maht EAP-des, mis võetakse kaasa otsuste protsessist vastavalt õppekava täitmise arvutustele. Tasuta üliõpilaste korral on arvete nimekirja vaates võimalik kontrollida, kas hüvitamise korraldusel ("Õppekulude hüvitamine", mis vormistatakse enne arveid) ja arvetel olevad hüvitamise mahud ja summad kattuvad ja arvetega toimetada hulga kaupa. Tasuliste õppekohtade korral üldjuhul vaikimisi 1 semester. Kui tasuline üliõpilane võib tasuda ka käesoleva semestri registreeringute mahu järg (näiteks osakoormusega sessioonõppes), siis arvutatakse talle arve loomisel nii semestri kui ka EAP-de alusel arve summa ja nii arvel kui nimekirja vaates näidatakse soodamat hinda. Seega võib osadel tasulistel samuti olla nimekirja vaates hüvitamise maht veerus EAP-de maht.
Ühiku hind	Hinnakirjast arve loomisel vastavalt hinna kombinatsioonile leitud ühiku hind.
Hüvitatav summa	Näitab arvele hüvitamise mahu (EAP-d või semestrid) ja ühiku hinna alusel arvutatud arve kogusummat.
Arve	Arve olek (vt joonis p 1): Loomisel - arve on otsuse või olemasoleva arve põhjal loodud. Kontrollitud - arve on märgitud kontrollituks. Seda saab märkida mittekontrollituks või edastada väljastamiseks. Saadetud - arve on edastatud DHISi raamatupidajate töölauale. Teistsuguse ikooniga tõstetakse esile, kui arve on loodud olemasoleva dubleerimise teel (p 2).

Finantsallika määramine valitud arvetele ühekorraga

Finantsallikas tuleb igale arvele määrata. Massmääramise funktsionaalsuse abil saab seda teha ühekorraga kõikidele nimekirjas olevatele arvetele.
Kui on teada, et kõikidel arvetel on sama allikas, võib allika määramise ära teha korraga kõikidele loodud arvetele järgmise sammuna pärast nende loomist.
Kui määrad arvele finantsallika ja muudad seejärel selle konkreetse arve finantsallikat detailvaates, siis sellele arvele jääb kehtima viimane käsitsi tehtud ja salvestatud valik. See tähendab, et hulga kaupa määramise käigus tehtud muudatused ei mõjuta enam seda konkreetset arvet.

Otsi või filtreeri välja arved, millele on vaja määrata sama finantsallikas. Vajuta finantsallika ripmenüüle (joonisel p 1), alusta finantsallika trükkimist otsingukasti (joonisel p 2) ning vali sobiv allikas.

Vali kõik vastavad arved (joonisel p 1) ja kasuta nuppu "Määra finantsallikas" (joonisel p 2), et määrata allikas korraga kõikidele valitud arvetele. Nupul kuvatakse sulgudes infot, mitmele arvele allikas selle toiminguga määratakse (joonisel p 3).

Arve vaatamine ja muutmine

Arve detailvaatest leiab kogu vajaliku informatsiooni arve kohta.
Arve vorm on eeltäidetud üliõpilase õppekoha, kontaktandmete, hüvitamisotsuse ning automaatselt leitud hinnainfoga. Andmeid saab kontrollida ja enne väljastamiseks edastamist täpsustada või parandada.
Kohustuslikud väljad, näiteks finantsallikas on tähistatud tärniga (*) ning on vaja täita enne arve kontrollituks märkimist.
Muudetavad väljad on näiteks kontaktandmed või teenuse nimetus, mida saab vajadusel muuta võimaldades paindlikkust arve detailide täpsustamisel ning on vajalikud olukordades, kus andmed võivad arvete koostamise perioodil ajutiselt või püsivalt muutuda (nt eksmatrikuleeritud tudeng soovib arvet isikliku e-postile või on vaja lisada füüsiline aadress). Oluline on mõista, et mitte kõiki välju ei saa arve koostamisel muuta, sest need pärinevad ÕIS-ist ning kajastavad üliõpilase ametlikke andmeid.

Arve detailvaate avamiseks klõpsa arve real või rea lõpus asuval nokal (vt joonis).

Näide arve sisust (vt joonis). Loe täpsemaid selgitusi arve väljade kohta järgmisest peatükist.

Arve andmete muutmiseks tuleb need salvestada. Juhul kui mõni kohustuslik väli on arvel täitmata, siis on salvesta nupuke märgitud punaselt (vt joonis).

Kui salvestamist ei ole toimunud on salvestamise nupp "!"-märgiga. Kui salvestamine on edukas tekib "!" asemele roheline linnuke (vt joonis).

Arvel olevad andmed

Üliõpilase põhi- ja kontaktandmed

Enamik üliõpilase põhiandmeid on kohustuslikud, täidetud tema ÕISis oleva info põhjal ning mittemuudetavad.

Väli arvel	Selgitus
Nimi*	Üliõpilase ees- ja perenimi lingina, mis avab üliõpilase õppekava valikute lehe
Isikukood*	Üliõpilase isikukood
Õppimise aasta*	Info, mitmendal aastal üliõpilane õpib
Sisseastumise aasta*	Üliõpilase sisseastumise aasta
E-kiri*	Vaikimisi täidetud @ut.ee aadressiga. Vajadusel korral saab muuta (vajalik üliõpilase korral, kes eksmatrikuleeritakse, sest ülikooli e-postile kaob juurdepääs eksmatrikuleerimise kuupäeva seisuga).
Aadress*	Üliõpilase kontaktandmetest võetav aadress Vajadusel korral muudetav
Õppekava*	Üliõpilase õppekava

Arve sisu ja hinnad

Enamik arve sisu välju on kohustuslikud ja eeltäidetud ning muudetavad.

Arve hinnad arvutatakse automaatselt võttes aluseks üliõpilase õppekohad andmed nagu õppekava, õppevorm, immatrikuleerimise (sisseastumise) aasta ja valdkond. Kuna süsteemis kasutatakse erinevaid hinnakirju, võib esineda olukordi, kus hind või ühik ei vasta ootustele. Sellisel juhul:

kontrollige detailvaatest hinna määramise kombinatsiooni;
kui arve detailvaates on ühiku hind ja/või kogusumma jäänud tühjaks, siis järelikult süsteem seda automaatselt ei tuvastanud ja see tuleb käsitsi täiendada;
kui hind on ekslik, saate selle käsitsi parandada detailvaates.

Väli arvel	Selgitus
Arve tüüp*	Valikud: Arve (vaikimisi valik) Kreeditarve (vt täpsemalt vastavat peatükki)
Hüvitamistotsus*	Otsus, mille alusel on arve loodud
Kogus/maht*	Tasuta õppekohtade korral hüvitamise maht EAP-des, mis võetakse kaasa otsuste protsessist vastavalt õppekava täitmise arvutustele. Tasulise õppekohtade korral valdavalt 1 semester. Kui õppekoha olemus võimaldab tasuda õppetasu ka käesolevaks registreeritud EAP-de alusel, siis pakutakse mahuks nii registreeritud EAP-de mahtu kui 1 tähistamaks ühte semestrit. Vaikimisi pakutakse ühikuks ja seda kogust/mahtu, mille järgi arve summa on soodsam.
Ühik*	Tasuta õppekohtade korral "EAP" (joonis). Tasuliste õppekohtade korral "Semester" (vt joonis). Juhul kui tasulisel õppkohal õppiv tundeng võib tasuda nii registreeritud EAP-de kui semestritasu alusel (nt osakoormusega sessiooõppe üliõpilased), siis pakutakse kahte ühikut (vt joonis). Seejuures vaikimisi ühikuks on määratud see, mille järgi arve lõppsumma on soodsam.
Ühiku hind*	Hinnakirjast arve loomisel vastavalt hinna kombinatsioonile leitud ühiku hind.
Käibemaks (%)*	Mittemuudetav Kuna tasemeõppes peab olema tühi, vaikimisi 'tühi' j
Kogusumma*	Väljade "Kogus/maht" ja "Ühiku hind" alusel arvutatud arve kogusumma.
Finantsallikas*	Täidetud, kui määratud massmääramise käigus. Vajaduse korral saab muuta. Asudes fin. allika nime trükkima, pakutakse automaatselt sobivaid vasteid.
Hüvitatav semester*	Mittemuudetav Tasuta õppekoha korral eelmine semester. Tasulise õppekoha korral käesolev semester. Lisatakse automaatselt teenuse nimetusse.
Arve maksetähtaeg*	Arvete maksetähtajad on seadistatud vaikimisi järgmiselt: Kevadsemestril: 20. märts Sügisemestril: 20. oktoober Neid kuupäevi saab vajadusel arve detailvaates muuta.
Märkused	Vajalikud arvega seotud märkused, mille jaoks eraldi välja ei ole.
Hinna kombinatsioon	Hinna kombinatsioon (vt joonis) illustreerib, millise loogika alusel ühiku hinnakirjast leitakse. Üldine hinna leidmise loogika on üksikult üldisele: alustatakse täpsematest andmetest nagu õppekava ja immatrikuleerimise aasta ja viimasena otsitakse valdkonna ja õppeastme ühiku hinda.
Teenuse nimetus*	Muudetav Vaikimisi täidetud hüvitatava semestri ja õppeaasta infoga. Puuduolevate EAP-de korral on lisaks lisatud selgitus "maksab ainepunkti hinna alusel" + hüvitatavate EAP-de maht (vt joonis). Kui arve maksja on juriidiline isik, tuleb tudengi nimi sisestada väljale "Teenuse nimetus", et arvega seotud tudeng saaks DHIS-i esitatud. Sellisel juhul saadetakse arve DHIS-i nii, et "Maksja" on juriidiline isik ja kauba/teenuse nimetuse real on tudengi nimi. Vajadusel võib lisainformatsiooni jaoks kasutada ka "Märkused" välja. Kui tegemist on välisüliõpilasega, siis on teenuse nimetus automaatselt ingliskeelne (vt joonis).

Arve koostaja info

Arvega läheb DHIS-i kaasa koostaja (väljale "Sisestaja"), kes on antud juhul sisselogitud kasutaja, kes arveid koostab. Väli asub arve detailvaate lõpus.

Mida teha, kui arve maksja on juriidiline isik?

Kui maksja on juriidiline isik:

täitke märkeruut „Maksja on juriidiline isik“ (vt joonis);
sisestage asutuse nimi, registrikood ja muud vajalikud andmed.

Kui arve maksja on juriidiline isik, tuleb tudengi nimi sisestada väljale "Teenuse nimetus", et arvega seotud tudeng saaks DHIS-i esitatud.

DHIS-i edastamisel kontrollib süsteem, kas juriidiline isik on juba olemas. Kui mitte, luuakse uus kontaktikaart DHIS-i. Kui asutus on juba olemas, siis uuendatakse kontaktikaart vajalike andmetega, nagu asutuse e-posti aadress ja kontaktisik

Arvete kontrollimine ja edastamine väljastatuks

Kuidas märkida arve kontrollituks?

Selleks, et eristada arveid, mis on juba kontrollitud ja mis tuleb veel üle vaadata ja vajadusel täiendada, on arve kontrollimise etapp.
Arveid saab kontrollituks märkida nii üksikult kui valitud hulga kaupa.
Kontrollituks saab märkida ainult arveid, millel on kõik kohustuslikud väljad täidetud (nt finantsallikas).
Kontrollituks märkimine on eelkõige oluline iseenda tööprotsessi jälgimiseks ega takista soovitud väljade muutmist. Küll aga ei saa arvet väljastamiseks edastada (DHIS-i) ilma, et see oleks eelnevalt kontrollituks märgitud.

Arve saab kontrollituks märkida selle detailvaates kohe pärast selle täiendamist (nupp "Märgi kontrollituks" arve alaservas).
Arvete hulgakaupa kontrollituks märkimiseks valige nimekirjast soovitud arved ja vajutage vormi alaservas "Märgi kontrollituks" (vt joonis).

Kontrollituks märkimisel värvub arve rida roheliseks ja lisandub kiirfiltrisse "Kontrollitud" (vt joonis).

Mida teha, kui tahan arvet uuesti kontrollida?

Sarnaselt kontrollituks märkimisele saab sama loogika alusel arveid uuesti mittekontrollituks määrata. Selleks on arvete nimekirja alaservas nupp "Märgi mittekontrollituks" (vt joonis).

Arve edastamine väljastamiseks (DHIS-i raamatupidaja töölauale)

Kui edastada arve väljastamiseks liigub see DHIS-i raamatupidaja töölauale, kus raamatupidaja saab selle üle kontrollida ja edastada majandustarkvarasse ning vormistada selle info alusel arve koos numbri, makserekvisiitide jm arveks vajalikuga. Seejärel saadetakse see tagasi DHIS-i ning saadetakse arve maksjale välja.
Arve DHIS-i staatused hetkel OIS2 otsuste ja arvete moodulisse tagasi ei jõua, seega saab kontrollida, kas arve on maksjale ka väljastatud ning arve täies mahus laekunud vastavate saatuste järgi DHIS-is (arvete otsing otse DHIS-is või OIS2-s arve detailvaatesse tekkiva URL-i vahendusel DHIS-i liikumine).
Vaata vajadusel ka vastavat DHIS-i juhendit.
Arvete laekumiste jälgimine käib tavapäraselt edasi rahaveebi vahendusel (fin. allikate järgi "Laekumata arved", kuhu info jõuab otse majadustarkvarast).

Enne arve väljastamist ja DHIS-i raamatupidajale töötlemiseks edastamist tuleb täita järgmised sammud:

Kontrolli, et kõik arve kohustuslikud väljad on täidetud – detailvaates on kohustuslikud väljad märgitud tärniga (*).
Märgi arve kontrollituks – see tagab, et arve on enne edastamist täielikult üle vaadatud ja heaks kiidetud.
Veendu, et üliõpilasele pole vaja teha lisaarvet (mille tõttu võib väheneda arve summa).

Kui kõik eeldused on täidetud, saab arve edastada väljastamiseks kas detail- või nimekirjavaatest.

Arve ükshaaval edastamiseks, vajuta selle detailvaate alaservas nuppu "Edasta väljastamiseks" (vt joonis).

Arvete edastamiseks hulga kaupa:

valige arvete nimekirjas soovitud arve(d);
vajuta nimekirja alaservas nuppu „Edasta väljastamiseks“ (vt joonis).

Kui arve on edastatud, siis värskenda lehte, et näha arve detailvaates URL-i (vt joonis), mis avab uues aknas arve DHIS-is. Joonisel on näide, kus arvest on tehtud koopia, mille tasub juriidiline isik ja mis on saadetud DHIS-i.

Mis saab, kui raamatupidaja DHIS-is arve tagastab või tühistab?

Kui DHIS-i edastatud arve vajab tagasi saatmist või tühistamist, tuleb edasised toimingud (nt võimalikud arve sisu parandused või täiendused) läbi viia seal. Vt: DHIS-i juhend käitumiseks tagastamise korral.

Tühistamise funktsionaalsus on hetkel veel arenduses ja testimisel, seega tuleks DHIS-is arve tühistamiseks pöörduda raamatupidaja poole. Vt ka: DHIS-i juhend, kuidas raamatupidaja saab arve tühistada.

Kui arvete väljastamise periood veel käib, siis on võimalik originaal dubleerida ja koostada uus arve.

Sellistest juhtumistest, kus arve on vajab pärast DHIS-i veel muutmist peaks teavitama ka ÕISi kasutajatuge, et saada ülevaade põhjustest ning oleks võimalik OIS2 arvete osa vastavalt arendada.

Lisaarve loomine

Lisaarve loomise funktsioon võimaldab kasutajatel luua lisaarveid, kui:

Maksjaid on mitu: näiteks kui arve maksumust on vaja jagada erinevate maksjate vahel.
On vaja koostada kreeditarve: arve osalise või täieliku tühistamise tarbeks.

Kuidas vormistada lisaarve?

Avage arve detailvaade.
Vajutage "Dubleeri arve" nuppu, et luua arvest koopia.
- Dubleeritud arve tähistatakse ikooniga, mis eristab seda originaalarvest.
Valige uue arve tüübiks vastavalt vajadusele:
- Arve (tavaline lisaarve, kui maksjaid on mitu).
- Kreeditarve (kui on vajadus summa tühistada või vähendada). Ava arve detailvaade ja vajuta "Dubleeri arve"

Kopeeritud arve on originaalist eristatud vastava ikooniga.

Kopeeritud arvet saab kustutada erinevalt originaalarvest, mis põhineb hüvitamisotsusel.

Arve kopeerimisel võib olla vajadus vajutada nuppu "Otsi uuesti", et koopia arvete nimekirja ilmuks.

Kui peaks olema vajadus veel koopiat teha, siis pidada meeles, et kopeerida saab ainult originaalarvet, mitte koopiat ennast.

Kuidas vormistada kreeditarve?

Kui on vaja koostada kreeditarve, et tühistada või vähendada arve summat:

Dubleerige arve
Arve tüübiks määrake „Kreeditarve“.
Süsteem muudab arve kogusumma automaatselt negatiivseks, vastavalt kreeditarvele esitatavale summale.

Kontrollige kreeditarve summat, et see vastaks tühistatavale või vähendatavale summale. Vajadusel saate käsitsi kohandada kreeditarve kogusummat.

Kui peate looma veel ühe lisaarve, dubleerige originaalarvet.