Töövoo saatmine kooskõlastusringile

Vastutav täitja saadab töövoo pärast selle algatamist vahetule täitjale, kes peab täiendama töövoo andmeid (lisama õigusakti kavandi, vajadusel muud lisamaterjalid, määrama kooskõlastajad) ning saatma selle kooskõlastusringile (vajadusel on võimalik teha mitu kooskõlastusringi). Selles vaates saab vahetu täitja töövoo ka vastutavale täitjale tagasi saata ning töövoo teisele vahetule täitjale suunata.

Vahetule täitjale tekib ülesanne (tähtajaks vastutava täitja märgitud lõpptähtaeg) ning ta saab teate ülesande kohta.
Pärast ülesande avamist (kirjas olevast viidast või töövoo esilehelt) avaneb järgmine vorm (vt joonis).

Vormil on vahetu täitja jaoks järgmised väljad (*-ga tähistatud on kohustuslikud):

Välja nimetus	Selgitus
* Õigusakti nimi	Vajadusel saab vahetu täitja vastutva täija määratud nime muuta.
Muudetav õigusakt	Vahetu täitja saab õigusakti olemasolu korral sisestada viite DHIS-ist.
* Kavandi valdkond	Vahetu täitja peab määrama kavandi valdkonna. Võimalikud valikud: õppetöö alased kavandid täienduskoolituse ja regionaaltegevuse alased kavandid teadus- ja arendustegevuse alased kavandid personalitöö alased kavandid finantstegevuse alased kavandid asjaajamise ja teabekorralduse alased kavandid infotehnoloogia alased kavandid haldus- ja majandustegevuse alased kavandid põhikirjade, põhimääruste, statuutide ja struktuuriüksuste kirjelduste kavandid arengukavade ja strateegiate kavandid tunnustamisega seotud õigusaktide kavandid volitamisega seotud kavandid
* Kavandi viimane versioon	Uue versiooni peab lisama siis, kui kavand muutub – enne kooskõlastusele saatmist, pärast kooskõlastusringi, kui parandused on tehtud, pärast keeletoimetaja märkuste aktsepteerimist või tagasilükkamist ning pärast õigusnõuniku kooskõlastust. Kui töövoos mingil sammul kavand ei muutu, pole vaja uut versiooni üles laadida. Kui kasutaja lisab uue faili, kaob eelmine versioon nimekirjast. Kõiki eelmisi kavandi versioone on võimalik avada vaatamiseks ajaloo sakil. Kavandi nimetuseks pannakse automaatselt õigusakti nimetus ning sulgudesse sõna kavand, versiooni number ja lisamise kuupäev. Kavandi nimetuse näide: "Näidisõigusakt" (kavand, versioon 1, 05.01.2010).
Muud lisamaterjalid	Kõik muud materjalid, mida ei lisata kavandisse, kuid mis annavad kooskõlastamisel lisainformatsiooni. Lisatud faile on võimalik kustutada vastava faili nime järel ikoonile X vajutades.
Seletuskiri	Põhjendatakse õigusakti vastuvõtmise vajalikkust ja selgitatakse kavandi põhiseisukohti. Lisatud faile on võimalik kustutada vastava faili nime järel ikoonile X vajutades.
Lähteülesanne	Kuvatakse kas tekstina või failina vastavalt sellele, kuidas vastutav täitja ülesande sisestas.
Lõpptähtaeg	Kuvatakse vastutav täitja poolt sisestatud kuupäev, mida vahetu täitja muuta ei saa.
* Kooskõlastamise tähtaeg	Vahetu täitja peab sisestama enne kooskõlasturingile saatmist kuupäeva, milleks kooskõlastajad peavad õigusakti kavandi kooskõlastama. Kui selleks kuupäevaks pole mõni kooskõlastajatest kavandit kooskõlastanud, tehakse märge, et vastav osakond ei avaldanud arvamust ja vahetu täitja saab töövooga edasi liikuda. Kui kõik kooskõlastajad kooskõlastavad enne tähtaega, ei pea vahetu täitja kooskõlastuse tähtaega ootama, vaid saab kohe töövooga edasi liikuda.
* Kooskõlastajad	Struktuuriüksused, kes peaksid kooskõlastusel osalema. Vaikimisi on määratud kooskõlastajaks kantselei. Vahetu täitja saab lisada üksused, vajutades lingile Vali. Seejärel avaneb hüpikaken, kus kasutaja saab sisestada struktuuriüksuse nime või nimeosa ning süsteem kuvab leitud üksused. Üksuse valimiseks peab vajutama üksuse nimel. Võimalik on lisada kooskõlastajaks kõik põhistruktuurid (nupp Lisa põhistruktuurid). Lingile Vali töötaja vajutades on võimalik kooskõlastajaks määrata konkreetne töötaja. Lisatud kooskõlastajaid saab eemaldada kooskõlastaja järel ikoonile X vajutades. Kooskõlastajaid saab muuta seni, kuni õigusakti kavandit pole saadetud kooskõlastusringile. Kui õigusakti kavand on kooskõlastatud, kuvatakse iga kooskõlastaja nime järel kooskõlastusviis (nõustus, nõustus märkustega, ei nõustunud, ei avaldanud arvamust). Kui on mitu kooskõlastusringi, kuvatakse viimane kooskõlastusviis.
Määra uus täitja	Vastutava täitja poolt määratud vahetu täitja saab töövoo edasi suunata teisele töötajale (ainult ühe korra). Edasi suunamise kohta vt täpsemalt "Töövoo edasi suunamine uuele täitjale".
Vastutava täitja kommentaar / Vahetu täitja kommentaar	Vahetu täitja ja vastutav täitja saavad sisestada töövoogu kommentaare ja neid hiljem muuta või kustutada. Teised töövoos osalejad saavad kommentaare lugeda.

Vormi alaservas on nupud järgmisteks toiminguteks:

Saada tagasi – Vt juhend "Töövoo tagasi saatmine vastutavale täitjale".
Suuna edasi – Vt juhend "Töövoo edasi suunamine uuele täitjale".
Salvesta – Töövoogu sisestatud andmed salvestatakse (töövoo ülesannet ei loeta veel lõpetatuks).
Kooskõlastusringile – Kontrollitakse, et kõik *-ga tähistatud väljad oleksid täidetud ning töövoog saadetakse märgitud kooskõlastajatele kooskõlastamiseks. Kooskõlastajatele (ning nende juhigrupi liikmetele) lisatakse ülesanne (tähtajaga "Kooskõlastamise tähtaeg") ning saadetakse teade ülesande kohta.

Page tree

Töövoo saatmine kooskõlastusringile