Sisukord
Aruande täitmine
- Kuluaruande täitmiseks vajutage selle alaservas nupule Muuda aruande andmeid (vt joonis).
- Seejärel muutuvad aktiivseks kõik väljad, mida on võimalik aruandes täita.
Kulude hüvitamise viisi märkimine
Alajaotuses Kulude hüvitamine märkige, millisele kontonumbrile soovite, et hüvitatav summa kantaks. Vaikimisi kuvatakse kontonumber isikuregistrist. Kui soovite summat kätte saada kassast, siis täitke märkeruut Kassast.
Kulude märkimine
- Kõik lähetuskorraldusel olevad kulud kantakse kuluaruandesse korralduselt hüvitatatavate kulude alajaotusest automaatselt üle. Neid saab aruandes muuta ja eemaldada. Samuti saab kuluaruandesse juurde lisada täiendavaid kuluridu.
- Enne kuluaruande kinnitamiseks saatmist tuleb täita kuluaruandes kõikide kulude kohta andmestik või üleliigsed kulud eemaldada.
- Enamike kulude kohta tuleb märkida kulu tekkimise kuupäev ja kulu summa kas eurodes või mõnes välisvaluutas. Osade kululiikide korral on vaja täita täiendavad väljad. Vt täpsemalt: kululiigid.
- Kui selgus, et kõiki algselt planeeritud kulusid ei tekkinud või kulu on tasutud ülekandearvega, siis saab need kuluread eemaldada igal kulureal oleva punase ristikese abil (vt joonis).
- Uusi kuluridu saate lisada nupu Lisa kulu (vt joonis) vahendusel.
Välisvaluutades kulude märkimine
- Kui kulu on tehtud mingis välisvaluutas (st muus valuutas peale EURi), siis tuleb märkida summa sobivas välisvaluutas ning valuutakursside põhjal arvutatakse välja kulude summa eurodes.
- Välisvaluutas tehtud kulutused arvestatakse lähetuskulude hüvitamisel eurodesse välisriiki toimunud lähetuselt saabumise päevale järgnenud tööpäeval kehtinud Euroopa Keskpanga päevakursi alusel, arvestades täpsusega neli kohta pärast koma. Euroopa keskpank väljastab kursid järgmise tööpäeva kella 16.00-ks ja töövoogu kantakse need automaatselt samal öösel. Seega ei saa välisvaluutades kulusid sisaldavaid aruandeid kinnitada enne, kui lähetuse lõpukuupäevast ülejärgmisel tööpäeval.
- Sobiv välisvaluuta valige kulu juures rippmenüüst (vt joonis). Rippmenüüs näidatakse valuutade tähiseid, nende pika nimetuse nägemiseks liikuge kursoriga tähisele.
- Kui aruandesse on valitud välisvaluutasid, siis näidatakse kulude tabeli koha, millise kuupäevaga kursid arvutatakse (joonisel p 1). Kui kursse veel ei ole, siis öeldakse: Praegu ei saa veel kursse näidata.
- Sellele, et kurss puudub, viitab ka konkreetse kulu juures märge puudub (joonisel p 2).
- Kui valuutakurss on leitud, näidatakse seda ja summat eurodes järgmisel kujul (vt joonis).
Sisestatud avanss
Saadud avanss on raamatupidaja poolt märgitud kuluaruandesse vastava kululiigi alla lillal taustal (vt joonis). Kulu kohta tuleb teha täpsustused ja vastavalt sellele tehakse avansiga tasaarveldus.
Sisestatud üleandearved
- Ülekandearvete andmed (vt joonis) on märgitud kuluaruandesse raamatupidaja poolt.
- Kui mingi korralduselt kaasa tulnud kulu on tasutud ülekandearvega, siis tuleb vastav kulurida aruandest eemaldada punase ristikese vahenduselt (vt joonis).
Kulud puudumise märkimine
Kui selgub, et ühtegi korraldusele märgitud kulu ei tekkinud, siis tuleb kululiikide loetelus valida valik Kulud puuduvad. Kulude puudumisele vaatamata tuleb aruanne saata see kinnitusringile.
Kulude puudumise korral aruanne raamatupidamisse kinnitamisele ei lähe, see saab kohe pärast lähetuskorralduse andja/finantsallika käsutaja kinnitust oleku Aruanne kinnitatud raamatupidamises.
Kulude kokkuarvestuse tabel
Aruande alaservas näidatakse kulude kokkuarvestuse tabelit (vt joonis). See sisaldab ka kuluaruandesse sisestatud avansside ja ülekandearvete andmeid. Tabeli alaservas näidatakse milline summa läheb lähetatavale välja maksmiseks.
Kuluaruande salvestamine ja saatmine kinnitamiseks
- Kui soovite aruande kohe pärast andmete täitmist kinnitamiseks saata, vajutage nupule Salvesta ja saada kinnitamiseks. Aruannet ei saadeta kinnitamiseks, kui sellel on täitamata andmeid.
- Aruande salvestamiseks vajutage selle alaservas nupule Salvesta aruanne. Hiljem saate aruande täitmist vajadusel jätkata (nupp Muuda aruande andmeid). Aruande kinnitamiseks saatmiseks vajutaga nupule Saada kinnitamiseks.
Kui lähetusega kattub puhkus, ei saa aruannet enne kinnitamiseks saata, kui puhkuse süsteemis on puhkus katkestatud.
Overview
Content Tools