ÕISi info ja abi avalikule kasutajale
ÕISi info ja abi õppijale
ÕISi info ja abi õppejõule
ÕISi info ja abi programmijuhile
Page History
| Info |
|---|
Juhend on täiendamisel! |
| Info |
|---|
| English guidelines coming soon! |
| Table of Contents | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Mis on hüvitamisotsuste ja -arvete moodul
ja mida selles teha saab?
Kõikide ülikooli tasemeõppe üliõpilaste kehtivatele õppekohtadele (ca 14 15 000) kohta tehakse iga semestri esimese kuu jooksul hüvitamisotsus (edaspidi: otsus), mis ütleb, kas vaja on puuduolevate EAP-de või tasulisel õppekohal õppekulusid hüvitada või mitte ning hüvitamise korral tuvastatakse arve väljastamiseks vajalik arve sisu.
Seni õppeosakonnas Exceli vahendusel tehtavat otsuse tegemise protsessi toetab alates 2024/25 õppeaastast ÕIS2-s hüvitamisotsuste- ja arvete moodul, milles otsuse tegemise perioodil igaöiselt:
- kogutakse kokku otsuste tegemiseks vajalikud õppekohtade ja muud vajalikud andmed;
- arvutatakse igale õppekohale otsus, mida on võimalik õppekorralduse spetsialistidel kontrollida ja mille põhjal saab vajaduse korral tegeleda otsust mõjutavate andmete täiendamisega (peamiselt erinevate üliõpilaste avalduste ja nendele järgnevate otsusete või korralduste põhjal).
Hüvitamist nõudva otsuse korral on võimalik uues lahenduses (funktsionaalsus lisandub hiljemalt 2024/25 kevadsemestri arvete vormistamise perioodiks) vormistada vastavate õppekohtade kohta (ca 2000 semestris) ülikooli poolt esitatavaks arveks vajalik eeltöö, kus üliõpilase õppekoha ja maksja andmed ning arve sisu (ühik, ühiku hind ja arve summa) on eeltäidetud ning pärast selle kontrollimist ja vajaduse korral täiendamist õppekorralduse spetsialistide poolt on võimalik suunata see raamatupidajatele arve koostamiseks ja väljastamiseks.
Loodud lahenduse eesmärgiks on vähendada käsitööd otsuste ja nendega seotud arvete andmete sisestamisel, kogumisel ja kontrollimisel kiirendades nii seotud protsesse kui tagades aja- ja asjakohase info, mis on vajalik üliõpilastele toe pakkumiseks. Samuti on see oluline eeltöö, et tulevikus liikuda kõnealuste protsesside korral veelgi suurema automatiseerituse poole.
Kes saavad hüvitamisotsuste ja -arvete moodulit kasutada ja kuidas selleks õigused saada?
- Mooduli peakasutaja: ÕIS2 ÕKS-i roll + kasutajatoe poolt antav superkasutaja õigus valdkonna valdkondade skoobiga. Peamiselt õppeosakonna töötaja.
- Õppekorralduse spetsialist (ÕKS):
- õppekava nõustajaks olev ÕKS tuvastatakse automaatselt õppekava väljalt "Õppekava õppijaid nõustav õppekorralduse spetsialist);
- instituudi/kolledži taseme ÕKS (ÕIS2 ÕKS-i roll + kasutajatoe poolt antav kasutaja õigus instituudi või kolledži skoobiga);
- valdkonna dekanaadi ÕKS (ÕIS2 ÕKS-i roll + kasutajatoe poolt antav kasutaja õigus valdkonna skoobiga).
Kus ma saan hüvitamisotsuste- ja arvete moodulit kasutada?
Mooduli kasutamiseks logi ÕIS2-te ning veendu, et oled ÕKS-i rollis (joonisel p 1) ning vali vasakpoolsest menüüst ("ÕKS menüü") "Hüvitamisotsused" (joonisel p 2).
| Note |
|---|
Õppekavas nõustajana kirjas olevad ÕKS-id saavad automaatselt õiguse näha oma õppekava üliõpilaste õppekohti, otsuseid ja arveid. Instituutide/kolledžite ja valdkonna taseme andmete nägemiseks tuleb õigused küsida ÕIS-i kasutajatoe poole pöördudes. |
Kes ja mida saab hüvitamisotsuste
Mida saab hüvitamisotsuste-ja arvete moodulis teha?
Mooduli hüvitamisotsuste alajaotuses saab:
peakasutajasaavad peakasutaja ja ÕKS-id oma skoobi (õppekava, instituut või kolledž, valdkond) ulatuses:
- otsida ja vaadata kõikide aktiivsete õppekohtade põhiandmeid (2 nädalat enne otsuse arvutamise perioodi) ja automaatselt tehtud otsuseid ;süsteemi poolt tehtud otsust käesoleva semestri kohta;
- alustada otsuse "Hüvitab EAP eest" ja "Hüvitab tasulisel kohal" korral õppekohale arve vormistamist (edasi toimub arvete muutmine arvete alajaotuses).
Lisaks saab peakasutaja õppekohtadele lisada manuaalselt otsuseid (2 nädalat enne otsuste arvutamise perioodi) ja automaatselt tehtud otsuseid manuaalselt koos põhjendusega muuta
;.
Arvete alajaotuses saavad peakasutaja ja ÕKS-id oma skoobi (õppekava, instituut või kolledž, valdkond) ulatuses otsuse põhjal loodud arveid:
- vaadata, muuta ja täiendada, sh määrata vajaliku finantsallika (valitud arvetele korraga või ükshaaval);
- kontrollituks märkida (kõik valitud arved või ükshaaval);
- edastada väljastamiseks DHIS-i raamatupidaja töölauale (kõik valitud arved või ükshaaval);
- vajaduse korral dubleerida (nt kui üliõpilasele on vaja vormistada hüvitamise summa ulatuses mitu arvet);
- vajaduse korral tühistada või vähendada arve summat luues kreeditarve;
- URL-i vahendusel minna kontrollima arve staatust DHIS-is.
Kuidas hüvitamisotsuste ja nende alusel arvete loomise protsess toimib?
| Info |
|---|
2 nädalat enne septembrit ja veebruari arhiveeritakse käesoleva semestri õppekohad koos otsustega ning hakatakse igaöiselt uuendama õppekohtade andmeid. Sel perioodil on võimalik otsuste alajaotusest otsida üliõpilasi nende õppekohtadega ning kontrollida tasuta üliõpilaste puhul nende hüvitamise mahtu. Samuti saab peakasutaja sel perioodil hakata märkima otsuseid mida moodul automaatselt ei tee (nt "Hüvitamisest vabastatud: lepingu alusel"). |
| Info |
|---|
Hüvitamisarvete alajaotuse võimaluste kirjeldused lisanduvad selle valmimisel. |
Kuidas hüvitamisotsuste tegemise protsess toimib?
Otsuste arvutamise perioodil ehk sügis- ja kevadsemestri esimese kuu (september ja veebruar) jooksul kogub moodul igal varahommikul kokku otsuste aluseks õppekohtade kõik aktiivsed tasemeõppe õppekohad ja muud otsuseks vajalikud andmed ning arvutab neile eri reeglite (33 põhireeglit) alusel 4 erinevat otsustotsuse liiki:
Otsuse aluseks olevate andmete täienemisel ÕIS-is (VÕTA-d, soodustuste avaldused, eri korraldused vms.) võtab moodul tööpäeva jooksul sisestatud andmed uue otsuse arvutamiseks aluseks järgmisel varahommikul. |
Hüvitamisotsuste arvutamise perioodi ja viimase arvutamise aja leiad hüvitamisotsuste vormi päisest (joonisel).
Kuidas ma saan ÕKS-ina otsustega tutvuda?
| Info |
|---|
Kiirfiltrit ja otsingut kasutades tuleb arvestada, et üle 300 kirje nimekirja ei kuvata. Täpsema nimekirja kuvamiseks kasuta plokis "Otsing ja filtreerimine" olevaid tingimusi. |
Otsuste kiirfiltreerimine
Õppekohtade ja nende otsuse nimekirja kuvamiseks saad kasutada kiirfiltreid (joonisel).
ÕKS-id saavad oma üliõpilaste otsuseid sel ajal vaadata ja veenduda, kas otsus on õige. Kui otsus pole vaatamata otsuse alusandmetele õige, saab sellest OIS-i kasutajatoele märku anda. Otsuste "Hüvitab EAP eest" |
ja |
"Hüvitab tasulisel kohal" korral saab hakata vastavatele õppekohtadele arveid looma ja neid väljastamiseks raamatupidajatele suunama. Kui arve on loodud, siis järgmisel ööl otsust enam ümber ei arvutata ja õppekohale kinnitatakse selleks semestriks vastav otsus. Samuti ei arvutata otsust enam ümber pärast 30. septembri ja 28. või 29. veebruari varahommikut ehk vastava semestri otsused kinnitatakse vastava kuupäeva seisuga ning saab EHIS-sse edastada. Vajaduse korral saab pärast seda otsuseid käsitsi muuta mooduli peakasutaja (õppeosakonna töötaja). |
Kus ma saan hüvitamisotsuste- ja arvete moodulit kasutada?
Mooduli kasutamiseks tuleb logida ÕIS2-te, veenduda, et olete ÕKS-i rollis (joonisel p 1) ning valida vasakpoolsest menüüst ("ÕKS menüü") ja vastavalt kas "Hüvitamisotsused" või "Arved" (joonisel p 2).
Otsuste täiendav filtreerimine ja otsimine
Kiirfiltrite vahendusel kuvatud nimekirja saad täpsemaks filtreerida plokis "Otsing ja filtreerimine" (joonisel).
Otsuse detailvaate vaatamine
| Info |
|---|
Osade otsuste korral on nende detailvaadetes välja toodud selgitavat infot, mis mõjutab õppekohale tehtud otsust (näiteks soodustuse avalduse vastavad kuupäevad või otsust mõjutavate erinevate kõrvalolekute andmed). Kõikide otsuste korral ei ole nende detailvaates selgitavat infot, sest otsuse põhjus ise selgitab, miks vastav otsus on tehtud (näiteks "Hüvitamisest vabastatud: õpib õpetaja õppekaval"). |
Otsuse detailvaate vaatamiseks vajuta otsuse real olevale noole nupule (joonisel).
Näide detailvaatest otsuse "Hüvitab õppekulusid puuduolevate ainepunktide eest" korral (joonisel).
Näide detailvaatest otsuse "Hüvitamisest vabastatud: ei õpi sel semestril" korral (joonisel).
Kuidas toimub otsuse käsitsi muutmine?
| Info |
|---|
Automaatselt arvutatud otsust on võimalik muuta ainult mooduli peakasutajal. Käsitsi muudetud otsust igaöiselt enam ümber ei arvutata. |
Otsuse muutmine toimub selle detailvaates (joonisel) ja muutmisel tuleb alati kirjutada ka muutmise põhjus.
Käsitsi märgitud otsusele viitab punane käe-ikoon üliõpilase nime juures (joonisel).
Overview
Content Tools